Tipi manuali

UN Manuale È un mezzo scritto attraverso il quale viene lasciata la registrazione di alcune informazioni ordinate pertinenti che devono essere costantemente consultate. Questi dati devono essere organizzati metodicamente per semplificare la comprensione.

Il modo di dare ordine alle informazioni registrate in un manuale deve essere attraverso istruzioni e passaggi da seguire. In questo modo, garantisce che le linee guida presentate siano sviluppate come manuale indicano di evitare errori.

I manuali possono avere un formato fisico o digitale, ma il loro scopo è lo stesso indipendente dal mezzo in cui sono, cioè la loro funzione principale è quella di esporre informazioni specifiche per realizzare un particolare obiettivo.

D'altra parte, è importante sottolineare che un manuale deve avere un linguaggio semplice e chiaro, perché chi lo legge deve capire il più facilmente possibile le istruzioni presentate lì. Inoltre, le procedure registrate devono essere ordinate e coerenti per facilitare ulteriormente la loro comprensione.

Tipi manuali

I manuali possono essere organizzati in diversi tipi, in base al loro contenuto, obiettivo e pubblico a cui sarà diretto. Questi sono:

Manuale organizzativo o commerciale:

• Si concentra principalmente sulle linee guida e le linee guida che un'azienda deve avere, indicando la sua struttura organizzativa. Quanto sopra cerca principalmente di far sapere come funziona l'azienda, quali sono le sue aree e il ruolo che i suoi dipendenti svolgono.
• I manuali organizzativi hanno un modo molto generale e sintetizzato sul comportamento dell'azienda. Tuttavia, deve essere conosciuto da tutti i dipendenti che lo compongono.
• Come esempio per questo tipo di manuale, si può avere nella tua registrazione come il processo di selezione dei dipendenti, le aree dell'organizzazione, la loro struttura, la loro missione e la visione, obiettivi, tra gli altri concetti.

Manuale dipartimentale:

• È un manuale più specifico dell'organizzazione, in quanto descrive ulteriormente il funzionamento di ciascuna area all'interno di un'organizzazione. In questo, il ruolo di ogni area, la sua composizione e i suoi obiettivi sono osservati.
• Allo stesso modo, in questo manuale le procedure e le norme che devono seguire coloro che fanno parte di ciascun dipartimento sono registrate, garantendo così il corretto funzionamento dello stesso.
• In questo tipo di manuali, è ad esempio la descrizione di ogni lavoro del dipartimento, i suoi obiettivi, le relazioni con altre aree, budget, risorse umane e materiali, ecc.

Manuale delle politiche:

• Questo manuale si concentra principalmente su come dovrebbero eseguire i dirigenti di una particolare organizzazione. Cioè, registra le istruzioni in modo che le posizioni alte dell'azienda possano realizzare gli obiettivi dello stesso.
• Dovrebbe essere chiarito che questi tipi di manuali non si riferiscono al governo o ai partiti politici, ma al controllo dei dirigenti all'interno di un'azienda.
• Questo manuale deve contenere informazioni come grafico dell'organizzazione, posizioni e compiti di dirigenti, budget, obiettivi, norme e procedure di questi, tra gli altri.

Manuale delle procedure:

• È un manuale molto più specifico del precedente.
• In questo manuale, puoi vedere, ad esempio, diagrammi di processo, obiettivi generali e particolari, canali di comunicazione e diagrammi di flusso.

Manuale della tecnica:

• Si può dire che questo è il manuale più dettagliato e specifico di tutti quelli sopra menzionati, in quanto descrive ulteriormente le procedure e i processi dell'organizzazione.
• Questo manuale è un complemento del manuale della procedura, in quanto prende questi elementi e li spiega con molta più chiarezza e precisione.
• Questo plasma manuale, ad esempio, i compiti specifici per ciascun funzionario di un'area specifica, i suoi obiettivi, i diagrammi delle attività, bibliografici o riferimenti come strumento per questi compiti, glossario dei termini, tra gli altri aiuti.

Manuale di benvenuto:

• Questo è un manuale di tipo semplice e generale che ha come obiettivo principale riassumere il funzionamento dell'organizzazione ai nuovi dipendenti.
• Questo manuale non solo accoglie i nuovi dipendenti, ma menziona la storia dell'azienda, la sua missione, la visione e gli obiettivi.
• Qui sono ad esempio una lettera di benvenuto scritta e firmata dal presidente o manager dell'azienda, una descrizione dell'azienda, dati sulla sua storia, obiettivi, benefici che i dipendenti e i loro obblighi hanno.

Posizione del lavoro:

• È un manuale breve, preciso e dettagliato sulle funzioni specifiche di un determinato dipendente. Sono specificati quali sono i loro compiti e responsabilità.
• Come esempio in questo manuale, ci sono nome del dipendente, nome dell'area, boss immediato, persone responsabili, funzioni specifiche, profilo, dati di contatto, ecc.

Manuale multiplo:

• Si potrebbe dire che questo è un tipo di manuale allegato al precedente. Possono esporre informazioni che non sono in altri manuali e che è importante registrarsi.
• Ad esempio, in questi manuali, le modifiche possono essere viste in processi, funzioni o compiti di un dirigente, che sono approvati dall'Assemblea e si registrano nei loro verbali.

Manuale finanziario:

• Questo manuale si concentra principalmente sulla parte finanziaria dell'organizzazione, coinvolgendo il portafoglio, il tesoro o le aree contabili. Qui vengono sollevate le regole e i processi da seguire in queste aree per l'uso delle risorse finanziarie.
• In questo manuale sono ad esempio la liquidità, le entrate e le spese della società, i bilanci, i bilanci e gli stati dei risultati.

Manuale di sistema:

• Il manuale dei sistemi specifica le attività e i processi da sviluppare quando si forma un nuovo sistema, ovvero quando viene fornita l'integrazione di varie aree o persone di altri dipartimenti.
• Ecco ad esempio le funzioni e i nuovi ruoli di ciascun dipendente all'interno del nuovo sistema, le loro responsabilità, area, diagrammi di processo, tra gli altri.

MANUALE DI QUALITÀ:

• Questo è uno dei manuali più importanti all'interno di un'organizzazione, in quanto è quello che registra i processi di qualità dell'organizzazione. Cioè, tutte le informazioni necessarie per determinare la produttività dell'azienda, il suo servizio e la qualità.
• In questo manuale, ci sono ad esempio indicatori di qualità, monitoraggio dei grafici a indicatori, diagrammi di flusso, versione degli indicatori, glossario dei termini e misurazioni della produttività.

Riferimenti

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5. Vivanco Vergara, M. E. (2017). Manuali delle procedure come strumenti di controllo interno di un'organizzazione. Ottenuto da http: // scielo.SLD.Cu/