Tipi, metodi ed esempi del sistema di inventario

Lui Sistema di inventario È un sistema di monitoraggio che informa la quantità di materie prime, forniture o prodotti finiti disponibili. Garantisce che la quantità corretta di materiali, con la qualità appropriata, sia disponibile nel posto giusto e al momento giusto.

Questo sistema viene aggiornato ogni volta che un articolo viene venduto o le materie prime vengono utilizzate per produrre un prodotto, al fine di sapere cosa è disponibile per il giorno successivo. Ti consente inoltre di ordinare i prodotti in anticipo, al fine di avere tutto ciò che è necessario in ogni momento.

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Quando le persone pensano a un sistema di inventario, è comune metterlo in relazione con il settore della vendita al dettaglio. Tuttavia, sebbene i negozi richiedano un sistema di inventario efficace per essere in grado di operare con successo, questo viene utilizzato anche in molti altri tipi di aziende, come la produzione, i servizi pubblici, la salute, il governo e l'istruzione.

Come parte della catena di approvvigionamento, il sistema di inventario include aspetti come il controllo e la supervisione degli acquisti (sia fornitori e clienti), la manutenzione dello stoccaggio dell'inventario, il controllo della quantità di prodotti per la vendita e la conformità.

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Importanza

Un sistema di inventario efficace è un componente indispensabile di qualsiasi operazione di vendita al dettaglio o produzione. Il suo scopo principale è mantenere con precisione il conteggio fisico dei prodotti, delle forniture e dei materiali immagazzinati nel magazzino.

Alcuni degli elementi più critici di un sistema ben sviluppato sono le descrizioni degli articoli, un sistema di numerazione, la standardizzazione delle unità di misura e l'etichettatura precisa degli articoli.

Una volta stabilito, il sistema di inventario può essere utilizzato per controllare e mantenere merci immagazzinate, al fine di garantire che l'inventario non sia perso a causa di deterioramento o furto.

Sapere quando riordinare, quanto ordinare, dove conservare l'inventario, ecc., Può diventare rapidamente un processo complicato. Di conseguenza, molte aziende richiedono un software o un sistema di gestione dell'inventario, con maggiori capacità rispetto ai database semplici e alle formule manuali.

Questo è fondamentale per controllare i costi di acquisto e raggiungere gli obiettivi del servizio clienti. Sebbene il software di gestione dell'inventario sia un utile strumento di amministrazione, la chiave per un buon sistema risiede nella solidità delle procedure create.

Cos'è un sistema di controllo dell'inventario

Un sistema di controllo dell'inventario si riferisce alle strategie utilizzate dalle aziende per garantire per poter avere le forniture appropriate di materie prime per la produzione e i prodotti finiti in vendita, riducendo al minimo i costi di inventario.

La conservazione di un inventario in eccesso è costoso, perché le risorse spaziali e finanziarie investite in prodotti possono spesso essere utilizzate meglio in altre aree.

Tuttavia, allo stesso tempo, avere inventari bassi può comportare costose chiusure di produzione o ritardi nel rispetto degli ordini. I sistemi di controllo dell'inventario aiutano le aziende a trovare il delicato equilibrio tra poco e troppo stock.

Cosa serve?

I sistemi di controllo dell'inventario aiutano a monitorare l'inventario e fornire i dati necessari per controllarlo e amministrare.

È una soluzione tecnologica che integra tutti gli aspetti delle attività di inventario di un'organizzazione, tra cui spedizione, acquisto, accoglienza, archiviazione nel deposito, volume del business, monitoraggio e riorganizzazione.

Un buon sistema di controllo dell'inventario raggiunge tutto questo, adottando un approccio di inventario olistico e consentendo alle aziende di utilizzare pratiche che ottimizzano la produttività e l'efficienza in tutta la catena di approvvigionamento.

D'altra parte, mantiene l'inventario corretto, nelle posizioni giuste, al fine di soddisfare le aspettative dei clienti.

Indipendentemente dal tipo di sistema di controllo dell'inventario scelto, è necessario assicurarsi che includa un sistema per identificare gli elementi dell'inventario e le loro informazioni, comprese le etichette del codice a barre.

È anche importante includere strumenti hardware per scansionare le etichette del codice delle barre, un database centrale per l'intero inventario, oltre alla possibilità di analizzare i dati, generare report e prevedere la domanda.

Strategie di inventario

Le strategie di gestione dell'inventario appropriate variano a seconda del settore. Un serbatoio di petrolio può immagazzinare grandi quantità di inventario per lunghi periodi di tempo, permettendoti di attendere che la domanda si riprenda.

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Mentre lo stoccaggio dell'olio è costoso e difficile, non vi è alcun rischio che l'inventario rovinino o si uscirà dalle specifiche.

Tuttavia, per le aziende che commerciano con prodotti o prodotti deperibili la cui domanda è estremamente sensibile al tempo, non è un'opzione accumulare l'inventario. Considerare male il momento o la quantità di ordini può essere molto costoso.

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-Sistema di inventario perpetuo

Con un sistema di inventario perpetuo, i record di inventario vengono continuamente aggiornati, contando aggiunte e subtrazioni quando gli articoli di inventario vengono ricevuti, venduti, trasferiti da una posizione all'altra, selezionati per consumarli e scartati.

Alcune organizzazioni preferiscono questo tipo di sistema perché fornisce informazioni aggiornate dagli inventari e gestisce meglio i conteggi di inventario fisico.

Il sistema di inventario perpetuo è anche il favorito per monitorare l'inventario, perché fornisce continuamente risultati precisi se somministrati adeguatamente.

Questo tipo di sistema funziona meglio quando utilizzato, insieme all'inventario del magazzino, un database con importi dell'inventario e sedi di scaffali in tempo reale da parte dei dipendenti, utilizzando gli scanner a codici a barre.

Sfide da superare

Ci sono alcune sfide associate a questo tipo di sistema. In primo luogo, questo sistema non può essere mantenuto manualmente e richiede apparecchiature e software specializzati, con un costo di implementazione più elevato, in particolare per le aziende con più sedi o magazzini.

Aggiornamenti e manutenzione ripetuti sono necessari per il sistema di inventario perpetuo, che può anche essere costoso.

Un'altra sfida dell'utilizzo di questo tipo di sistema è che col passare del tempo l'inventario registrato potrebbe non riflettere il vero inventario, perché non vi sono frequenti conteggi fisici di inventari.

Il risultato è che i registri dell'inventario sono influenzati da errori, articoli rubati o articoli scansionati erroneamente, facendoli non abbinare il conteggio di inventario fisico.

-Sistema di inventario periodico

Il sistema di inventario periodico non monitora continuamente l'inventario, ma consente alle organizzazioni di conoscere i livelli di inventario iniziale e finale, per un certo periodo di tempo.

Questo sistema tiene traccia dell'inventario usando il calo fisico. Quando l'inventario fisico è completato, il saldo nel conto di acquisto si aggiunge al conto dell'inventario e si adegua in coincidenza con il costo dell'inventario finale.

Le aziende possono scegliere se calcolare il costo dell'inventario finale utilizzando i metodi di contabilità dell'inventario LIFO, FIFO o altro metodo, tenendo conto del fatto che l'inventario iniziale è l'inventario finale del periodo precedente.

Ci sono anche alcuni svantaggi dell'utilizzo di un sistema di inventario periodico. Innanzitutto, mentre il numero di inventario fisico è completato, le normali attività commerciali sono quasi sospese. Di conseguenza, i lavoratori possono eseguire conteggi fisici in fretta, a causa delle limitazioni di tempo.

Errori e frodi possono essere più frequenti in questo sistema, perché non esiste un controllo continuo sull'inventario. Diventa anche più difficile identificare dove si verificano discrepanze nei conteggi dell'inventario, perché si verifica molto tempo tra i conteggi.

Come implementare un sistema di inventario in un'azienda?

-Sviluppa un sistema di archiviazione

Organizza i prodotti

Il primo è organizzare i prodotti memorizzati per accedere e contare facilmente ogni articolo di inventario. È necessario etichettare tutto in modo che possa essere riconosciuto con semplicità e i materiali possono essere collocati nel posto giusto.

L'efficacia del sistema di inventario dipende in gran parte dall'accuratezza del conteggio degli articoli da inventare. Il conteggio errato può causare discrepanze nella contabilità, generare ordini eccessivi e sovrapproduzione.

Requisiti di archiviazione

Di seguito è riportato calcolare le dimensioni fisiche necessarie per archiviare l'inventario. Questo potrebbe essere un magazzino o un piccolo armadio, a seconda delle dimensioni dei prodotti o dei materiali e del volume delle vendite.

È necessario prendere in considerazione qualsiasi condizione speciale richiesta per lo stoccaggio, come la temperatura o il controllo dell'umidità.

L'inventario dovrebbe essere collocato in modo efficiente per migliorarne la gestione. Ogni articolo deve essere posizionato in modo che quello con la massima rotazione sia il più accessibile.

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Dovresti anche considerare di sbarazzarti di oggetti obsoleti venduti raramente.

Considera un sistema di codice a barre

Se hai un sacco di inventario, sarà necessario un modo per tracciare gli articoli. Il modo più semplice per farlo è attraverso un sistema di codice a barre. Se ci sono pochi tipi di elementi, è possibile utilizzare un sistema visivo.

-Prendi l'inventario

Formare i lavoratori

Le persone che lavorano nell'inventario sono l'aspetto più critico del sistema. Se non sono addestrati o sicuri su chi deve eseguire un'azione, l'efficienza e la precisione della direzione saranno interessate.

I dipendenti dovrebbero essere formati in tutti gli aspetti del sistema di inventario, come ciò che dovrebbe essere fatto in ogni punto, chi dovrebbe farlo e come essere documentati.

Eseguire conteggi periodici

La frequenza con cui viene effettuato l'inventario avrà un'influenza significativa sull'accuratezza del sistema di inventario. Alcuni tipi di funzionamento richiederanno intervalli di inventario più frequenti di altri.

È importante concentrarsi prima sugli articoli più critici. Ad esempio, possono essere stabiliti articoli ad alta priorità come l'80% delle vendite. Quindi, le categorie di priorità medio e bassa possono essere create per articoli con meno vendite. Ciò eviterà di perdere tempo a contare gli articoli con vendite basse.

-Riconciliare gli inventari

Regola i dati

L'inventario deve essere regolato a causa di rapine, obsolescenza, deterioramento o danno. La riduzione dell'inventario spiegherà la differenza tra il conteggio dell'inventario fisico e l'inventario registrato nei libri.

Funzioni separate

L'amministrazione dell'inventario richiede sia la gestione fisica dell'inventario, come il conteggio e lo spostamento dell'inventario, come compiti amministrativi, come la presentazione della documentazione e della contabilità corrispondenti.

Queste due funzioni devono essere gestite da diversi dipartimenti, riducendo così il rischio di rapina.

-Migliorare la gestione dell'inventario

Ottimizza i livelli di inventario

I livelli di inventario devono essere mantenuti al giusto livello per massimizzare i profitti e ridurre le perdite.

Il mantenimento di troppi inventario aumenta il rischio di obsolescenza, danni e deterioramento, pur mantenendo abbastanza significa perdere opportunità di vendita.

Implementare il software

Sebbene l'uso di un foglio di calcolo possa funzionare per una piccola azienda, le grandi aziende avranno bisogno di software di gestione delle inventari.

Il sistema può essere integrato con un altro software aziendale per creare un sistema integrato e automatizzare le operazioni.

Metodi e strumenti per il controllo dell'inventario

Controllo dell'inventario ABC

Non è desiderabile avere lo stesso grado di controllo su tutti gli articoli nell'inventario, poiché ciascuno varia a seconda del valore del consumo annuale.

Pertanto, questo metodo di controllo dell'inventario viene utilizzato per determinare l'importanza di ciascun articolo azionario in base al suo valore di consumo annuo. Sono classificati come a, b e c.

Gli articoli di alto valore sono classificati come "A". Generalmente formano il 15% -25% degli articoli di inventario, che rappresentano il 75% -80% del valore di consumo annuo. Il controllo rigoroso dovrebbe essere mantenuto su questi articoli.

La categoria "B" è composta da articoli che hanno un valore di consumo inferiore. Consiste nel 20% -30% degli articoli di inventario, che rappresentano il 10% -15% del valore di consumo annuo. Un controllo ragionevole in questi articoli deve essere mantenuto.

Gli articoli meno importanti dell'inventario sono classificati come "C". Consiste nel 45% -65% degli articoli di inventario, che rappresentano il 5% -15% del valore di consumo annuo. A causa del basso valore di questi articoli, viene mantenuto scarso controllo su di essi.

Metodo a tre vari

Si basa sul concetto del sistema Kanban, utilizzato dai produttori giapponesi, che regola la fornitura di articoli utilizzando una carta che mostra una serie di specifiche.

I centri di lavoro mostrano questa carta quando vogliono estrarre l'inventario dai vassoi delle forniture.

I tre vassoi, uno sul pavimento, un altro nel magazzino e il terzo nella creazione del fornitore, sono ben equipaggiati con una carta Kanban per tracciare il movimento dell'inventario.

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Dopo aver usato l'inventario del vassoio posizionato sul pavimento, viene reintegrato dal vassoio del magazzino. Successivamente, il vassoio del magazzino viene inviato al fornitore per essere riempito con l'inventario riservato. Immediatamente, il fornitore produrrà più inventario per riempire il suo vassoio vuoto.

Appena in tempo

È un metodo in cui i materiali vengono acquisiti poche ore prima di essere utilizzati. È adottato dalle aziende per ridurre il carico di inventario inutile, nel caso in cui la domanda sia inferiore all'inventario pianificato.

L'obiettivo di questo metodo è aumentare la rotazione dell'inventario e ridurre il costo di manutenzione mediante conservazione.

Pertanto, elimina la necessità di trasportare grandi inventari. Per sfruttare i vantaggi di questo metodo, deve esserci un'adeguata sincronizzazione tra la consegna del materiale e il ciclo di produzione.

Sistema computerizzato

Questo strumento si integra in un unico sistema tutte le funzioni coinvolte nella gestione dell'inventario. Il software di questo tipo consente un'azienda.

I suoi benefici possono essere massimizzati quando il sistema di controllo dell'inventario è integrato con altri sistemi, come la contabilità e le vendite, che aiutano a controllare meglio i livelli di inventario.

Quantità di ordine fissa

In questo metodo i livelli di inventario massimo e minimo sono fissi. L'importo massimo fisso di inventario può essere rifornito automaticamente quando il livello di inventario raggiunge il livello minimo di stock o il punto di riordino stabilito.

La società deve stabilire la capacità di stock massima e minima, secondo lo spazio di archiviazione e la tendenza delle vendite.

Questo metodo aiuta a ridurre gli errori di riordino e amministrare la capacità di archiviazione in modo efficiente.

Esempi

NetSuite ERP

Questo sistema è progettato per avere il controllo dell'inventario, indipendentemente dal volume o dalla posizione. Permette di soddisfare le aspettative del servizio clienti o di fornire ordini di lavoro al magazzino.

Utilizzando i suoi strumenti e funzioni integrate, è possibile monitorare l'inventario in diverse posizioni, nonché monitorare gli ordini e le azioni di sicurezza.

Progettata per le aziende di media e grandi dimensioni, la soluzione garantisce che esiste un ampio volume di inventario per soddisfare le richieste degli ordini in qualsiasi momento.

Inventario Zoho

Ciò che si vedrà immediatamente in questo sistema di gestione dell'inventario è che fa parte delle applicazioni di produttività aziendale Zoho, uno dei marchi software più utilizzati a livello di business.

Il grande vantaggio dell'inventario Zoho su altri sistemi è la sua compatibilità con altre applicazioni di produttività Zoho, che consente di migrare i dati stabili attraverso i prodotti Zoho.

Ciò significa che l'inventario, le vendite, le risorse umane possono essere gestite e gestiscono le relazioni con i clienti, utilizzando un'unica piattaforma.

QuickBooks

Mentre molti conoscono QuickBooks come un eccellente software di contabilità, il suo strumento di gestione dell'inventario è in grado di tenerlo aggiornato con i migliori strumenti di amministrazione dell'inventario del mercato.

Se si considera che le aziende siano dedicate alla vendita di articoli o servizi, ha senso che una soluzione software di contabilità possa essere in grado di amministrare tutti questi articoli.

Innanzitutto, QuickBooks è responsabile dell'aggiornamento degli importi di inventario venduti o acquistati. Una visione rapida di questa funzione dovrebbe facilmente dire ciò che viene venduto, e quindi dire cosa dovrebbe essere riorganizzato.

Mentre sono seguiti da altre attività, QuickBooks funziona in background per trasportare i valori dell'inventario al bilancio.

Riferimenti

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