Le 15 funzioni dell'ufficio più importanti

IL funzioni dell'ufficio che domina Sono le attività amministrative svolte dal personale di una società, organizzazione o istituzione e che sono necessarie per il loro funzionamento. Se vengono eseguiti in modo efficiente in modo efficiente, i risultati saranno molto meglio che se saranno fatti male.

Il lavoro in ufficio normalmente ha un programma regolare dal lunedì al venerdì che inizia a 8 o 9.M. e dura fino a 4 o 5 p.M, sebbene questo varia in base a paesi o regioni.

La maggior parte dei lavori in ufficio richiede competenze di base come: comunicazione fluida orale, capacità di scrivere, archiviare e qualche esperienza con apparecchiature per ufficio come computer, fotocopiatrici, ecc.

A seconda del livello della posizione o della responsabilità assunta, richiede che la persona possieda istruzione tecnica, universitaria o di quarto livello.

Le principali funzioni dell'ufficio che domina

1- Pianificazione

Questo è il primo e più importante dei compiti poiché consiste nel definire come i metodi e le strutture organizzativi possano contribuire al piano aziendale.

Esistono strumenti tecnologici che li aiutano, quindi questi metodi possono essere specificati nelle attività tra i membri del team, ma solo una buona pianificazione può garantire che tutto finisca l'aggiunta all'obiettivo aziendale.

Per la pianificazione generale, è richiesto una chiara visione delle imprese e un certo livello gerarchico all'interno dell'azienda, ma ogni membro del team deve pianificare il proprio lavoro in modo da poter raggiungere gli obiettivi e le scadenze stabiliti.

2- Rapporti di trascrizione e/o reporting

Un compito che occupa il tempo di coloro che lavorano in un ufficio sta scrivendo, in qualsiasi supporto, di rapporti che supportano o dettagliano le loro funzioni o che servono a spiegare tra il resto dei loro colleghi i dettagli (background, progressi, risultati, professionisti e contro, ecc.), di un particolare progetto.

Questi scritti servono anche da record dell'attività dell'organizzazione a cui appartiene tale ufficio, per ispezioni o recensioni future.

3- Partecipa a riunioni

Sono incontri tra i membri di un team di lavoro in cui vengono scambiate idee sui progetti attuali, vengono presentate nuove proposte, presentazioni, report o report sono condivisi.

Di solito hanno l'obiettivo di allineare tutti quelli presenti nella direzione di un obiettivo comune, assegnando ruoli, compiti e scadenze a ciascuno. Servono anche a risolvere gli inconvenienti che sono sorti nelle prestazioni dei compiti.

Di solito hanno una frequenza, una durata e una dinamica molto definite. Inoltre, ciò che viene conversato in essi è di solito registrato in minuti o minuti per l'archivio.

Alcune organizzazioni tengono riunioni quotidiane, altri diversi giorni alla settimana, ogni due settimane e altre mensili. La frequenza delle riunioni dipende da ogni azienda e dalle loro esigenze.

4- Riunioni del programma

Si tratta di coordinare l'agenda di tutte le persone che devono essere in una riunione in modo che riescano a coincidere in un luogo e nel tempo specifici.

È un compito che può essere schiacciante, quindi fare affidamento sulla tecnologia può essere una buona idea. Ci sono applicazioni, come Programmazione, che consentono di programmare automaticamente le riunioni, consentendo agli ospiti di vedere le date disponibili e scegliere un programma conveniente per loro.

5- Controlla l'email aziendale

È un compito che può richiedere molto tempo. Un rapporto di Adobe pubblicato nel 2016, che è risultato da un sondaggio auto-somministrato a oltre un migliaio di lavoratori, rivela che passiamo in media 20.5 ore alla settimana, controllando la nostra email di lavoro.

Classificare, leggere e rispondere alle e -mail, è una forma di comunicazione molto comune e consente lo scambio di file e impressioni relative a un progetto o processo organizzativo.

Sebbene le aziende siano nella costante ricerca di moduli di gestione della posta più efficienti, ci sono anche applicazioni come le etichette intelligenti di Gmail.

Un altro modo per accelerare questo compito è incorporare modelli di posta di tipo o testi che possono essere inviati con modifiche minime a diversi destinatari e su opportunità diverse.

6- Gestione delle finanze

Questo compito deve essere garantito che il denaro soddisfi il suo ciclo di vita nell'acquisto e nella vendita di prodotti e servizi; che tutte le fatture vengono inviate, registrate, pagate e inviate. Naturalmente ci sono uffici in cui sono dedicati solo a questo.

Questa attività include anche il mantenimento di conti finanziari e documenti legali aggiornati in modo tale che non vi siano inconvenienti con il quadro giuridico che riguarda l'organizzazione in questione.

7- logistica

Questa funzione garantisce che tutte le merci relative al lavoro dell'azienda siano trasportate da e ai magazzini e ai clienti. Include anche la creazione del collegamento con i fornitori per ottenere materie prime per la produzione di nuovi prodotti.

L'obiettivo di questa funzione è garantire che l'azienda abbia in suo possesso tutto il necessario per mantenere la produzione del bene o del servizio che sta commercializzando.

8- richiama l'attenzione

In un ufficio è anche necessario rispondere al telefono, poiché è un mezzo di comunicazione con clienti, fornitori e tra i lavoratori stessi. 

Sebbene sembri un compito semplice, richiede un certo protocollo poiché può essere la voce che qualcuno al di fuori dell'azienda si associa all'immagine di questo. Pertanto, è importante che le regole di cortesia siano rispettate, viene mantenuto un tono istituzionale, il volume della voce e il vocabolario usato siano moderati.

Un altro fatto importante, che a volte viene trascurato durante l'esecuzione di questa funzione, è quello di scrivere il maggior numero possibile di dati dall'altra parte del telefono; Ciò alimenterà il database di contatto dell'azienda e consentirà di monitorare il problema discusso durante la conversazione telefonica.

9- Organizzazione di archivio

La maggior parte delle attività eseguite in un ufficio, generano alcuni documenti: fatture, note, minuti, minuti, rapporti di vendita, ecc.

In digitale o carta.

Proprio questo ultimo punto, quello della protezione delle informazioni, è un problema che è diventato un mal di testa per molte organizzazioni, in modo che strumenti, protocolli e procedure che cercano sicurezza nell'archivio e la trasmissione della trasmissione nascono sempre più dati sensibili in un organizzazione.

In alcuni casi disco duro esterno.

10- distribuzione della posta aziendale

Un compito che, nonostante non richieda una formazione accademica molto elevata, richiede una buona organizzazione, responsabilità e senso di urgenza, è la distribuzione della corrispondenza all'interno dell'ufficio.

Uno schizzo di un design, la carta di credito inviata dalla banca, le fatture di un fornitore o la lettera di risposta di un'entità governativa, sono alcuni dei documenti che qualsiasi dipendente può aspettare e da cui molti altri processi possono dipendere dalla società.

11- Servizio clienti

Questa funzione consiste nel frequentare fisicamente i clienti con dubbi o reclami sui prodotti o servizi offerti dalla società.

12- Stampa e copia di documenti

Consiste nel stampare i documenti che devono essere salvati fisicamente o le cui copie devono essere duplicate o consegnate ai lavoratori dell'azienda.

13- Interviste con i candidati

Questo è uno dei compiti del processo di selezione del personale. Possono essere presi individualmente o in un gruppo, cioè concentrandosi su un singolo candidato o più.

14- Acquisto di forniture e materiale d'ufficio

I materiali per ufficio sono essenziali per la loro efficienza. Forniture di cancelleria, inchiostro per stampanti, imballaggi o carta devono essere sempre disponibili, quindi deve esserci qualcuno responsabile della propria gestione.

15- Funzioni amministrative

Gli sforzi amministrativi sono essenziali per un'azienda per mantenere la stabilità e possono raggiungere il successo nelle sue attività. Essere consapevoli di questioni legali, documenti e altre trame burocratiche sono alcune di queste funzioni.

Riferimenti

1. Audra Bianca (S/F). Suggerimenti per l'organizzazione e la pianificazione degli uffici. Recuperato da: piccolo business.Chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 attività di ufficio che possono e dovrebbero automatizzare. Recuperato da: è.SBA.Gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Quante ore della tua vita hai sprecato e -mail di lavoro? Prova il nostro calcolatore deprimente. Recuperato da: WashingtonPost.com.
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5. Cosa fa un assistente di ufficio. Recuperato dall'apprendimento.org.
6. Cosa fanno esattamente le persone nei lavori d'ufficio. Recuperato da: reddit.com.