Richiesta di acquisto

La forma di richiesta di acquisto È il documento generato da un dipartimento di utenti o dal personale del magazzino avvisare il dipartimento di acquisto degli articoli necessari per richiedere, l'importo e i tempi di consegna. L'acquisto in un'azienda inizia con la raccolta dei requisiti.

Dopo aver compilato, il reparto acquisti deve essere informato. La richiesta di acquisto è il documento che conterrà l'elenco di questi requisiti. Per prevenire alcune frodi, i manager dei dipartimenti non sono generalmente autorizzati a effettuare gli ordini direttamente ai fornitori o di acquistare per conto della società.

Invece, che effettivamente effettua gli ordini a fornitori esterni è un dipartimento diverso chiamato Dipartimento di acquisto. I gestori dei diversi dipartimenti utilizzano i moduli di richiesta di acquisto per informare questo dipartimento quali materiali sono necessari per acquisire.

Le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto sono documenti chiave nel processo di acquisizione degli articoli di cui la società ha bisogno per il suo funzionamento, standardizzando internamente ed esternamente.

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Ragazzi

I punti chiave sulla richiesta di acquisto sono i seguenti:

• È una richiesta che viene effettuata al reparto acquisti per acquisire un determinato elenco di materiali.
• Ha bisogno dell'approvazione dell'organizzazione acquisti.
• È un documento interno; Cioè, rimane all'interno dell'organizzazione.

È possibile creare una richiesta di acquisto per i seguenti tipi di fornitura:

Standard

Per ottenere fornitori e materiali fornitori, sia per processi produttivi che per articoli di consumo e altri beni.

Esternalizzazione

Per fornire materia prima a un fornitore, quindi ottenere un prodotto finito.

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Spedizione

Ottenere materiale che viene salvato nelle strutture dell'azienda e paga il fornitore per questo.

TransfENDEX INVENTRO

Per ottenere materiali da un altro dipartimento o area che si trova all'interno della stessa organizzazione.

Servizio esterno

Per ottenere i servizi di un fornitore esterno, come l'esecuzione di lavori di manutenzione degli impianti.

Come elaborato?

I componenti di base che compongono una richiesta di acquisto sono:

- Numero di richiesta, che consente l'identificazione del documento. Deve essere preimpressa.

- Dipartimento dei candidati.

- Data della requisizione e della data di consegna richiesta.

- Nome della persona che prepara la richiesta e la firma della persona che esegue l'autorizzazione corrispondente.

- Gli articoli richiesti devono essere descritti in dettaglio, per evitare dati inaccurati. L'importo deve essere esatto; È molto importante posizionare l'unità richiesta (chili, litri, unità, ecc.).

- Firma del direttore del dipartimento acquisti che approva o meno dell'acquisto.

- Se i fornitori sono già stati richiesti, devono essere allegati al requisito.

Processo di richiesta di acquisto

Il processo di richiesta di acquisto viene utilizzato dalle organizzazioni per eseguire e monitorare gli ordini di fornitura. Questi possono essere da qualsiasi cosa: dalle materie prime ai mobili per ufficio e altro ancora.

Quando un responsabile del dipartimento ritiene che i materiali siano esauriti, compilare il modulo di richiesta di acquisto, che include i campi sopra menzionati.

Una richiesta di acquisto è il modulo che un dipartimento dell'azienda invia al reparto acquisti, elencando gli articoli che si desidera essere richiesti da un fornitore esterno.

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Questo processo consente agli utenti di effettuare un ordine, ricevere l'approvazione del supervisore e, soprattutto, consente ai fornitori esterni di presentare contributi di prezzo.

Quando il gestore degli acquisti riceve la richiesta di acquisto in questo processo, può rivedere tutte le informazioni inviate dall'utente di origine. Il gestore seleziona semplicemente se la richiesta è approvata o meno.

Se non è approvato, c'è un'immagine per poter porre il motivo della decisione e il dipartimento richiesto sarà informato su questa decisione. Tuttavia, se il gestore fornisce la sua approvazione, il prossimo passo sarà quello di richiedere il contributo ai fornitori.

Importanza

Il processo di acquisto inizia

Di tanto in tanto, i dipartimenti di un'azienda avranno bisogno di materiali; La richiesta di acquisto inizia il processo di acquisto. Il dipartimento acquisti agirà secondo la solidità del documento.

In caso di problemi, il documento aiuterà un dipartimento richiesto forniture con una determinata comunicazione.

È uno strumento di controllo

Laddove non vi siano controlli adeguati, il personale può essere coinvolto in frodi, poiché può richiedere materiali per uso personale.

Con una richiesta di acquisto ci sono misure stabilite per garantire che non venga praticata alcuna frode. L'applicazione deve passare attraverso diverse mani per garantire la precisione e la necessità.

Proteggi il business

Con gli ordini di richiesta attuati, le possibilità di frode sono evitate. Le attività dell'azienda sono anche protette.

Centralizzazione del processo di acquisto

Quando un'organizzazione richiede che tutte le richieste vengano eseguite centralmente attraverso il reparto acquisti, è facile gestire l'intero processo.

Gli acquirenti ne traggono anche beneficio, dal momento che ora possono raggruppare gli acquisti e sfruttare il potere di acquisto dell'organizzazione per negoziare termini migliori.

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Esempi

Esempio 1

NO. di richiesta: 00455

Data: 15 maggio 2018

Nome del diritto: Annaliese Corvo

Posizione: supervisore della formazione

Dipartimento: formazione per il personale

Motivo del requisito: i seguenti articoli devono essere utilizzati nel corso di formazione "Assicurazione della qualità", che verrà emessa durante la settimana del 16 luglio 2018.

- 01 Custodia per marcatore per rotafolio.

- 12 matite.

- 01 Rotafolio con 20 foglie bianche: 1 metro di larghezza x 1,5 metri di lunghezza.

- 12 Notebook di riga semplici Dimensioni normali.

- 06 marcatori colorati per l'ardesia.

- 12 gomma per cancellare.

- 12 penne a inchiostro blu.

2 contributi ricevuti dai fornitori di articoli di cartoleria sono collegati.

Autorizzato da: Alberto Moreno

Posizione: responsabile delle risorse umane

Gestione delle risorse umane

Esempio 2

Il dipartimento di produzione di pasticceria di Tely, s.A. È necessario richiedere materiali diversi e compilare il modulo di richiesta di acquisto. Questo modulo notifica al reparto acquisti che sono necessarie queste forniture.

Il dipartimento acquisti può approvare o negare la richiesta ricevuta. Se approvato, verrà creato un ordine di acquisto.

L'ordine di acquisto viene inviato al fornitore per acquistare i prodotti. Il fornitore produce e consegna i prodotti con una fattura.

Il dipartimento della reception riceve i prodotti e consegna il rapporto di accoglienza al dipartimento contabile.

Se tutti i documenti sono soddisfatti, l'area contabile emette il cassiere della fattura, indicando che il pagamento al fornitore può essere effettuato.