Controllo contabile interno

Cos'è il controllo contabile interno?

Lui Controllo contabile interno Copre i metodi implementati da un'azienda per garantire l'integrità delle informazioni finanziarie e contabili, rispettare gli obiettivi operativi e di redditività e trasmettere politiche di gestione in tutta l'organizzazione. Questi si sovrappongono alle normali procedure operative di un'azienda.

Questa sovrapposizione risponde all'intenzione di proteggere le attività, minimizzare gli errori e garantire che le operazioni vengano eseguite in modo approvato. Non esistono sistemi di controllo interno identici, ma molti controlli filosofie rispetto all'integrità finanziaria e alle pratiche contabili sono diventate pratiche di gestione standard.

Il controllo interno ha un prezzo, che è che le attività di controllo spesso fermano il flusso naturale dei processi di un'azienda, il che può ridurre la sua efficienza generale. Un concetto chiave è che anche il sistema di controllo interno più completo non eliminerà completamente il rischio di frode o errore.

Ci saranno sempre alcuni incidenti, di solito a causa di circostanze impreviste o di uno sforzo eccessivamente determinato da qualcuno che vuole commettere frode.

Elementi di controllo contabile interno

Separazione delle attività

La separazione delle funzioni implica la divisione della responsabilità di contabilità, depositi, presentazione dei rapporti e audit. Ulteriori compiti sono separati, ci sono meno possibilità che un singolo dipendente commetta atti fraudolenti.

Per le piccole imprese con solo pochi dipendenti contabili, condividi le responsabilità tra due o più persone o richiedono che le attività critiche siano riviste da co -operatori possono servire per lo stesso scopo.

Controlli di accesso

Controllare l'accesso a diverse parti di un sistema contabile tramite password, blocchi e record di accesso elettronico possono tenere gli utenti non autorizzati fuori dal sistema.

Inoltre, fornisce un modo per controllare l'uso del sistema per identificare la fonte di errori o discrepanze.

Audit fisici

Gli audit fisici includono il conteggio manuale di contanti e qualsiasi attività fisica registrata nel sistema contabile; Ad esempio, inventari, materiali e strumenti.

Il conteggio fisico può rivelare bene discrepanze in difficoltà nei saldi dei conti, che sono trascurati nei registri elettronici.

Il conteggio dei contanti ai punti vendita può essere fatto quotidianamente o anche più volte al giorno. I più grandi progetti, come il conteggio manuale dell'inventario, devono essere realizzati meno frequentemente, forse trimestrale.

Documentazione standardizzata

La standardizzazione dei documenti utilizzati per le transazioni finanziarie - come fatture, richieste interne di materiali, entrate di inventario e rapporti sulle spese di viaggio - può aiutare a mantenere la coerenza nella manutenzione dei record nel tempo.

L'uso di formati di documenti standard può facilitare la revisione dei registri del passato cercando l'origine di una certa discrepanza nel sistema. La mancanza di standardizzazione può causare trascurare o essere incompresi gli elementi in detto recensione.

Saldi di prova

L'uso di un sistema di contabilità a doppia entrata aggiunge affidabilità assicurando che i libri siano sempre bilanciati. Anche così, gli errori possono sfuggire al sistema in un determinato momento.

Il calcolo dei saldi dei test giornalieri o settimanali può fornire informazioni periodiche sullo stato del sistema. Ciò ti consente di scoprire e indagare le discrepanze il più presto possibile.

Conciliazioni periodiche

Le riconciliazioni contabili possono garantire che i saldi del sistema contabile coincidano con i saldi di altre entità, come banche, fornitori e clienti a credito.

Ad esempio, una riconciliazione bancaria implica il confronto dei saldi in contanti e dei record di depositi e ricevute tra il sistema contabile e gli stati del conto bancario.

Le differenze tra questi tipi di account complementari possono rivelare errori o discrepanze nei conti stessi. Possono anche dimostrare che gli errori possono avere origine nelle altre entità.

Autorità per l'approvazione

Richiedere che i gestori specifici autorizzino determinati tipi di transazioni possono aggiungere un livello di responsabilità ai registri contabili. Si è quindi dimostrato che le transazioni sono state osservate, analizzate e approvate dalle autorità corrispondenti.

L'approvazione esigente per poter effettuare grandi spese e pagamenti impedisce ai dipendenti senza scrupoli di eseguire grandi transazioni fraudolente con i fondi dell'azienda.

Obiettivi

Salvaguardare le risorse dell'azienda

Bene, controlli interni progettati proteggono le attività di perdita. La perdita potrebbe essere una perdita accidentale, che si verifica da errori onesti commessi dalle persone. Potrebbe anche essere una perdita intenzionale, che deriva da attività fraudolente intenzionali.

Garantire l'affidabilità e l'integrità delle informazioni finanziarie

I controlli interni garantiscono che la gestione abbia informazioni precise, tempestive e complete - compresi i registri contabili - per pianificare, controllare e segnalare le operazioni aziendali.

Garantire il rispetto delle leggi

I controlli interni aiutano a garantire che la società sia conforme alle numerose leggi e regolamenti nazionali, statali e locali che incidono sulle operazioni commerciali.

Promuovere operazioni efficienti ed efficaci

I controlli interni forniscono un ambiente in cui i manager e il personale possono massimizzare l'efficienza e l'efficacia delle operazioni.

Conformità con obiettivi e obiettivi

Il sistema di controllo interno fornisce un meccanismo per la gestione per supervisionare il raggiungimento di obiettivi e obiettivi operativi.

Esempio

Le attività liquide richiedono sempre più protezione rispetto alle attività non liquide, perché sono più facili da rubare; Ad esempio, prendi contanti.

Il denaro è l'attività più liquida e può essere facilmente rubata da qualsiasi dipendente che lo gestisce. Per proteggere il denaro dell'azienda è che vengono implementati controlli interni speciali.

Doveri interni Il controllo di separazione viene spesso utilizzato con contanti. Questo controllo richiede che la persona che riceve il denaro del cliente e la persona che registra la ricevuta in contanti nel sistema contabile non è mai lo stesso dipendente.

In effetti, alcuni sistemi di controllo interno fanno un ulteriore passo avanti e richiedono che un dipendente addebiti il ​​contante, un altro per depositarlo in banca e uno diverso lo ha registrato nel sistema contabile.

Segmentando le funzioni di ciascun dipendente, nessuna persona può solo riscuotere il denaro, depositarla e registrare la vendita in contabilità. Ciò impedisce la frode, perché quindi una persona non può far parte della cassa addebitata e registrare un importo minore della ricevuta in contanti nel sistema contabile.