Sistemi di controllo di controllo amministrativo, obiettivi, esempi

Lui Controllo amministrativo È definito come il processo attraverso il quale i manager influenzano gli altri membri dell'organizzazione ad attuare strategie. È eseguito in base alle informazioni ricevute dai manager.

Si occupa di coordinamento, allocazione delle risorse, motivazione e misurazione delle prestazioni. La pratica del controllo di gestione e la progettazione dei sistemi di controllo di gestione si basano su una serie di discipline accademiche.

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Il controllo amministrativo implica una misurazione estesa. Pertanto, è correlato e richiede un contributo contabile, in particolare la contabilità di gestione. In secondo luogo, implica le decisioni di assegnazione delle risorse. Pertanto, è correlato e richiede un contributo dell'economia, in particolare l'economia della gestione.

Terzo, implica la comunicazione e la motivazione del lavoro. Ciò significa che è correlato e richiede un contributo della psicologia sociale, in particolare il comportamento organizzativo.

I poveri controlli all'interno di un'azienda raccolgono importanti minacce, come l'uso inefficiente delle risorse, errori di elaborazione, riduzione della redditività, mancanza di conformità normativa e furto o appropriazione indebita di attività da parte dei dipendenti.

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Planificazione e controllo

C'è uno stretto legame tra pianificazione e controllo. La pianificazione è un processo attraverso il quale vengono stabiliti gli obiettivi di un'organizzazione e i metodi per raggiungere gli obiettivi. Il controllo è un processo che misura e dirige le prestazioni reali rispetto agli obiettivi pianificati dell'organizzazione.

Una volta stabilite le strategie e i piani, il compito principale della direzione è di adottare misure per garantire che tali piani vengano eseguiti o, se le condizioni lo richiedono, che i piani siano modificati.

Il controllo amministrativo è una delle funzioni di gestione, come la pianificazione, l'organizzazione, la supervisione e la gestione.

È una funzione importante, perché aiuta a verificare gli errori e adottare le misure correttive per ridurre al minimo la deviazione degli standard e raggiungere gli obiettivi stabiliti dell'organizzazione nel modo desiderato.

Il controllo amministrativo può essere definito come la funzione del sistema che regola le operazioni necessarie per raggiungere il piano o per mantenere le variazioni degli obiettivi del sistema entro i limiti consentiti.

Sistemi di controllo amministrativo

Sono sistemi che raccolgono e utilizzano informazioni per valutare le prestazioni di diverse risorse aziendali, come l'uomo, fisico, finanziario e organizzativo in generale, a seguito delle strategie di gestione perseguite.

Pertanto, sono l'insieme di procedure formali necessarie per l'efficienza amministrativa ed economica. I manager lo usano per mantenere o modificare gli standard nelle attività dell'organizzazione.

Essendo parte integrante dell'intero sistema di controllo di un'azienda, il suo obiettivo è garantire la completa e tempestiva attuazione di piani di gestione e politiche.

Possono includere dal modo in cui le forniture sono richieste al modo in cui è programmato l'uso delle attività, le opere sono assegnate o viene somministrato l'inventario.

Un sistema di controllo amministrativo è il modo in cui i manager possono documentare le proprie strategie o politiche organizzative. Allo stesso modo, è un modo per valutare le prestazioni dei processi aziendali interni, confrontandoli con gli obiettivi e le politiche dichiarati.

Strumento aziendale

Il sistema di controllo amministrativo è uno strumento aziendale che può fornire un'indicazione su quanto bene venga eseguita un'organizzazione secondo i suoi obiettivi.

Tuttavia, i controlli amministrativi sono solo uno degli strumenti che i manager utilizzano per implementare le strategie desiderate.

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Le strategie sono implementate non solo attraverso i controlli amministrativi, ma anche con la struttura organizzativa, la gestione delle risorse umane e la cultura organizzativa.

Componenti

Il sistema di controllo amministrativo è uno strumento per aiutare la gestione a dirigere un'organizzazione verso i suoi obiettivi strategici e il suo vantaggio competitivo. Resta generalmente inteso che ha tre componenti:

- Stabilimento standard.

- Misurazione delle prestazioni reali rispetto a questi standard.

- Adottare misure correttive per le dedicanti delle regole e dei piani.

Le difficoltà

Ci sono due difficoltà comuni relative ai sistemi di controllo amministrativo nelle aziende.

- Essere in grado di riconoscere le aree in cui è necessario un maggiore controllo.

- Essere in grado di riconoscere quando i controlli esistenti sono inefficienti o difettosi.

Obiettivi

Gli obiettivi del controllo amministrativo si riferiscono all'affidabilità delle informazioni finanziarie, al feedback tempestivo sul raggiungimento di obiettivi operativi o strategici e per rispettare le leggi e i regolamenti.

Rilevamento degli errori

Un'irregolarità nell'amministrazione della società può mettere in pericolo il raggiungimento degli obiettivi generali di una società, facendoli perdere terreno di fronte alla concorrenza e fino a quando la sua stessa sopravvivenza non sarà compromessa.

Pertanto, è importante rilevare rapidamente anomalie. Allo stesso modo, si possono identificare diversi circuiti e aree che, sebbene non siano influenzati da gravi anomalie o fallimenti, potrebbero essere ottimizzati dal benessere generale dell'azienda.

Mostra che tutto funziona correttamente

Il controllo amministrativo verifica che tutto funziona bene e che sia gli obiettivi proposti che i livelli stabiliti a livello amministrativo rispetto agli utili, alle vendite, alla sicurezza, ecc., Sono soddisfatti senza modifiche significative.

In questo modo, l'azienda diventa più sicura, essendo più solidi i suoi standard e i processi di decisione operativa.

Atto

Il rilevamento di una situazione non è molto utile se non vengono intraprese azioni specifiche per incanalare una circostanza negativa, grazie alle informazioni dettagliate e concrete fornite dal controllo amministrativo.

Comunicare e motivare i lavoratori

La conoscenza precisa dello stato dell'azienda, compresi i suoi errori, i problemi e gli aspetti gestiti correttamente, promuove una migliore comunicazione con i lavoratori, motivandoli a garantire che gli aspetti necessari siano migliorati o che la linea corretta sia seguita.

Implementare misure preventive

La diagnosi prematura di problemi concreti rilevati dal controllo amministrativo rende inutili azioni correttive, sostituite solo da azioni preventive.

Vantaggi

Il più grande vantaggio del controllo amministrativo è che crea un ciclo di gestione e controllo per la leadership aziendale. Decisione: il processo è semplificato in quanto ci sono meno persone coinvolte.

Aiuta i manager a misurare le prestazioni reali e come guida per il raggiungimento degli obiettivi.

Aiutare il decentramento

La tendenza moderna delle organizzazioni aziendali è verso il decentramento, che richiede un sistema di controllo.

In decentramento, l'autorità di decisione è dispersa in tutta l'organizzazione.

La direzione deve mantenere il controllo nelle loro mani per sapere se l'autorità viene utilizzata correttamente. Senza adeguati controlli amministrativi, il decentramento non può avere successo.

Aiutare al coordinamento

La dimensione delle aziende moderne sta aumentando. Una grande quantità di capitale e un gran numero di persone sono usate in essi.

Ciò crea il problema del controllo adeguato, poiché ci sono molte divisioni che producono e distribuiscono prodotti diversi. Per coordinare le tue attività, è richiesto un sistema di controllo.

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Semplifica la supervisione

Semplifica la supervisione indicando deviazioni significative. Tenere sotto controllo i dipendenti.

Un buon sistema di controllo rileva i punti deboli molto rapidamente. Questo aiuta a espandere l'ambito del controllo a tutti i livelli.

Aumenta la motivazione

Le tecniche di controllo creano un'atmosfera di ordine e disciplina nell'organizzazione, trovando deviazioni e identificando i loro fattori responsabili.

Ciò aumenta la motivazione dei dipendenti, perché conoscono il lavoro per il quale sono considerati responsabili.

Svantaggi

Uno svantaggio del controllo amministrativo è che può scoraggiare la creatività e l'innovazione, rendendo un'azienda più standardizzata e meno flessibile.

Spesso, le organizzazioni con un rigoroso controllo amministrativo sono meno in grado di adattarsi ai cambiamenti nel mercato, nel loro settore o nell'ambiente legale, avendo limitato la portata di possibili idee e piani

Difficoltà a stabilire standard quantitativi

Il controllo amministrativo perde l'efficacia quando lo standard di prestazione non può essere definito in termini quantitativi.

È molto difficile stabilire uno standard quantitativo per il comportamento umano, il livello di efficienza, la soddisfazione del lavoro, la motivazione dei dipendenti, ecc. In tali casi, il processo dipende dalla discrezione del manager.

Non c'è controllo su fattori esterni

Una società non può controllare fattori esterni, come la politica del governo, i cambiamenti tecnologici, il cambiamento nella moda, il cambiamento nella politica di concorrenza, ecc.

Resistenza ai dipendenti

I dipendenti di base possono sentirsi disprezzati e insoddisfatti perché non sono autorizzati a presentare le loro idee. I dipendenti sentono che il controllo riduca la loro libertà d'azione. Questo può portare a una forte rotazione del personale.

I dipendenti stanno spesso resistendo al controllo. Di conseguenza, l'efficacia dello stesso è ridotta

Materia costosa

Per installare un sistema di controllo amministrativo, le organizzazioni devono spendere molto tempo e denaro.

I benefici devono essere più del costo coinvolto, quindi solo il controllo sarà efficace, altrimenti, porterà all'inefficienza.

Importanza

Senza il controllo amministrativo, il processo di gestione è incompleto. Nelle aziende, la necessità di controllo sorge a causa di diversi fattori:

- È difficile stabilire standard di prestazione completamente precisi nelle grandi organizzazioni. D'altra parte, un manager ha bisogno di tutti i tipi di informazioni tempestive, che non sono sempre disponibili. È necessario il controllo per valutare l'accuratezza degli standard.

- Ai dipendenti sono affidate con ingenti somme di denaro e risorse preziose. Tuttavia, in assenza di controllo, i dipendenti possono cedere alle tentazioni. Un sistema di controllo efficiente aiuta a ridurre al minimo il comportamento disonesto da parte dei dipendenti.

- In assenza di controllo, i dipendenti possono rilassarsi nel loro sforzo e le prestazioni possono scendere al di sotto del normale.

Attraverso il controllo è sicuro di ottenere efficacemente e utilizzare le risorse di un'organizzazione per raggiungere gli obiettivi desiderati. Il controllo amministrativo offre i seguenti vantaggi:

Verifica politica

Consente alla direzione di verificare la qualità dei diversi piani. Pertanto, puoi rivelare quali piani dovrebbero essere riprogettati o quali obiettivi dovrebbero essere modificati.

Le modifiche nell'ambiente possono rendere i piani originali praticabili o carenti. Il controllo aiuta a rivedere e aggiornare i piani.

Responsabilità di gestione

Anche quando un manager assegna alcune attività e delega l'autorità ai suoi subordinati, è ancora responsabile della performance finale.

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Pertanto, un manager deve verificare la performance dei suoi subordinati per assicurarsi che stiano usando l'autorità delegata nella forma desiderata.

Il controllo amministrativo consente ai manager di adempiere alle proprie responsabilità e allo stesso tempo delegare l'autorità.

Motivatore

Ispira i dipendenti a lavorare sodo e offrire prestazioni migliori. Quando sanno che le loro prestazioni sono apprezzate e le loro premi sono legate a questa valutazione, cercheranno di contribuire con i loro migliori sforzi.

Efficienza

Il controllo contribuisce all'efficienza delle operazioni, concentrandosi sul raggiungimento degli obiettivi. Pertanto, consente ai manager di rilevare e correggere errori prima di diventare seri, contribuendo a ridurre al minimo gli sprechi e le perdite.

Esempi

Un controllo amministrativo è qualsiasi processo, pratica, politica, strumento, misurazione o sistema che viene implementato per consentire alla direzione di dirigere le risorse di un'organizzazione. I seguenti sono esempi illustrativi:

Controllo dei requisiti

Documenta formalmente i piani come requisiti e gestisci la modifica di questi piani.

Controlli finanziari

Controlli finanziari come la pratica dello sviluppo, del monitoraggio e della contabilità per un budget.

Controllo delle prestazioni

Il processo di concordare una serie di obiettivi con i dipendenti e valutare le prestazioni in relazione a questi obiettivi.

Supervisione

Monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti per migliorare la produttività, l'efficienza e la qualità del lavoro.

Cambia il controllo

Il processo di invio, valutazione, approvazione, priorità, implementazione, comunicazione e revisione delle modifiche in un'organizzazione.

Controlli di sicurezza

Implementare garanzie e contromisure per evitare rischi per persone, proprietà e informazioni.

Controlli di conformità

L'implementazione di processi, procedure, sistemi, controlli, misurazioni e report per rispettare le leggi, i regolamenti, le norme e le politiche interne.

Analisi comparativa

È il processo continuo di una valutazione comparativa dei risultati dell'azienda contro l'industria, la concorrenza o le migliori pratiche attuali.

Miglioramento continuo

È il processo ripetitivo di prendere misurazioni alle cose, migliorarle e misurarle di nuovo.

QA

Assicurarsi che gli output si adattino alle specifiche. Ad esempio, implementa un processo per testare i prodotti in una linea di produzione.

Qualità garantita

È il processo di prevenzione di futuri fallimenti di qualità. Ad esempio, la pratica di studiare la causa principale di tutti i guasti alla qualità nell'identificare i miglioramenti.

Automazione

Migliora la produttività, l'efficienza e la qualità sostituendo il lavoro con l'automazione.

Controllo dei dati

Controllo dei dati in settori come la qualità dei dati, gli antenati dei dati, la sicurezza, l'integrazione e la conformità.

Controllo dell'inventario

Regola e conta l'inventario per evitare la carenza o il surplus di una fornitura.

Controllo delle risorse

Controllo delle risorse come strutture, infrastrutture, macchine, software e proprietà intellettuale.

Ad esempio, un sistema di contabilità delle risorse implementa un'adeguata separazione di preoccupazione per le attività.

Riferimenti

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