Funzioni unitarie, struttura, importanza della corrispondenza

IL Unità di corrispondenza È una workstation che riceve, classifica, registra e distribuisce comunicazioni e documenti interni ed esterni per tutti i membri di un'organizzazione tra diverse divisioni. Il suo obiettivo è garantire che vengano consegnati al loro destinatario in modo efficace, rapido e nelle migliori condizioni.

Le società o le società private o società implementano questo programma di gestione dei documenti per accelerare i processi di controllo della corrispondenza. È un processo integrato nelle dinamiche organizzative e consente il raggiungimento degli obiettivi dell'azienda.

L'unità di corrispondenza osserva la consegna efficace e rapida delle informazioni all'interno di un'azienda. Fonte: Pixabay.com

Dai vecchi archivi all'era digitale, il metodo di organizzazione di questo dipartimento ha lo scopo di consentire un facile accesso alle informazioni documentali di interesse e proteggere i registri di controllo, i file, i manuali delle procedure e l'intero storico dell'azienda in formato fisico e/o digitale.

Ci sono software attualmente sviluppati per accelerare la gestione dei documenti, che ha influito positivamente sull'ambiente ambientale, poiché il file fisico tende a scomparire e il consumo di carta è evitato.

Allo stesso modo, la consegna o l'accoglienza della corrispondenza viene resa più dinamica e accelerata attraverso l'intranet e l'Extranet.

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Funzioni

L'unità di corrispondenza ha funzioni specifiche volte a documentare, organizzare e distribuire in modo efficiente le corrispondenze che contengono informazioni inerenti al business o al servizio forniti, nonché a tutta la documentazione vitale per il supporto dell'attività amministrativa e organizzativa.

Tra le funzioni specifiche dell'unità di corrispondenza ci sono le seguenti:

- Controlla l'ingresso e l'uscita dei documenti.

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- Distribuire le comunicazioni alle aree corrispondenti.

- Elaborare la corrispondenza e le comunicazioni generate internamente ed esternamente.

- Digitalizzare i documenti.

- Ordina, classifica e descrivi i documenti del fondo documentario della società.

- Conservare e controllare la produzione di documentari.

- Assegnare numeri consecutivi alla corrispondenza prodotta o ricevuta (radiazione).

- Seleziona i documenti e le comunicazioni che devono essere conservati e trasferirli nell'archivio centrale.

Struttura

L'unità di corrispondenza è organizzata in base alle dimensioni e alle caratteristiche dell'azienda o dell'istituzione. Di solito dipende da un quartier generale che si divide in due subunità: un input e uno fuori dall'uscita.

Ogni subunità ha funzioni specifiche orientate alla somministrazione e al controllo di tutto ciò che ha a che fare con la corrispondenza sia interna che esterna. Questo tipo di unità di strutturazione come segue:

Comando

Definire i regolamenti e le politiche che razionalizzano, normalizzano e regolano la produzione di documenti, i metodi di distribuzione, la spedizione e la ricezione della corrispondenza e le assegnazioni dei membri del dipartimento. Cioè, in modo coordinato, generano il processo di gestione dei documenti e dell'archivio e la sua efficace sistematizzazione.

Subunità di corrispondenza

È responsabile dell'implementazione dei metodi di distribuzione e controllo nell'area di gestione dei documenti sulla base delle politiche e dei regolamenti stabiliti dalla Società. Questo è diviso in:

Corrispondenza di ingresso

Questi sono i documenti che arrivano e sono rivolti ai diversi dipartimenti dell'istituzione. In quest'area i documenti vengono ricevuti. Prima di sigillare la conformità dell'accoglienza, deve essere verificato che:

- Sono davvero per l'istituzione o la compagnia.

- La questione è inerente all'istituzione o alla società.

- Sono debitamente sigillati e firmati.

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- Gli allegati, se esistono, sono completi. In caso contrario, il reclamo deve essere immediatamente presentato all'emettitore di forma scritta o verbale.

- Viene posizionato il sigillo della subunità con la data e l'ora della ricezione.

Controllo e consegna

Quindi i documenti vengono classificati posizionando il simbolo corrispondente al dipartimento in cui deve essere inviato. La registrazione viene effettuata in conformità con i principali dati di controllo, come data di accoglienza, dipartimento a cui è previsto, numero di controllo di registrazione e dati del mittente originale.

Dopo questa fase di documentazione e classificazione, la distribuzione viene processata, che consiste nel rendere ciascun dipartimento o dipendenza dalla corrispondenza. Detto dipartimento procederà a mettere il riconoscimento di ricevute e conformi.

Nel caso in cui si determini che un documento non sia rivolto all'istituzione o non è all'interno della sua competizione.

Corrispondenza di uscita

Quest'area è responsabile della ricezione di corrispondenza e documenti da ciascuno dei dipartimenti della Società o dell'istituzione e di organizzarli in base alla loro destinazione. Farà l'ufficio sulle strade pertinenti una volta che convaliderà quanto segue:

- I documenti devono essere scritti nel documento istituzionale.

- I documenti devono essere firmati (sia l'originale che la copia).

- Gli allegati devono essere allegati.

- I dati del destinatario e dell'indirizzo devono essere corretti.

- Il record di controllo e di uscita deve apparire con data e codice.

Dopo aver rivisto e approvato i dati e le caratteristiche stabiliti per la spedizione, procedere alla prova di accoglienza di sovvenzione.

Quest'area si assume la responsabilità di spedizione e consegna alle destinazioni dopo averli classificati secondo la strada (per posta, personalmente o direttamente, attraverso uno scambio, tra gli altri).

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Le buste saranno etichettate e i documenti che contengono nei controlli di consegna o fatture secondo il percorso attraverso il quale saranno identificati la spedizione. È necessario restituire una copia dei documenti sigillati e firmati come riconoscimento della ricevuta.

Finalmente sono archiviati in ordine alfabetico, numerico, tematico o cronologico per eseguire la registrazione in uscita e stabilire il controllo.

Importanza

L'unità di corrispondenza è un'area riservata e alta. Dipende da che le relazioni e le comunicazioni all'interno e all'esterno dell'istituzione vengono eseguite in modo efficace e tempestivo.

L'importanza dell'unità di corrispondenza si basa sul fatto che questo è quello che deve garantire la conservazione, la custodia e la conservazione dei documenti che costituiscono la memoria dell'istituzione o della società.

L'obiettivo principale è fornire l'accesso alle informazioni scritte gestite all'interno dell'entità.

Riferimenti

1. "Unità di corrispondenza" presso l'Università di Santiago de Cali. Estratto l'8 luglio 2019 dall'Università di Santiago de Cali: USC.Edu.co
2. Gutiérrez, e. "4 passaggi per formare e organizzare correttamente i file della tua azienda" non sono documenti. Estratto l'8 luglio 2019, non sono documenti: usonpapeles.com
3. Escobar, c. "Organizzazione del documento" nelle attività. Estratto l'8 luglio 2019 dalle attività: Blogspot.com
4. "Regolamento interno di file e corrispondenza" nei pompieri nazionali della Colombia. Estratto l'8 luglio 2019, National Fire Department of Colombia: Firefighters.Minterior.Gov.co
5. “La corrispondenza e le unità di archivio nel settore pubblico federale“ Institute tecnologico e di studio superiore di Monterrey. Estratto il 9 luglio 2019 dall'Istituto di studi tecnologici e superiori di Monterrey: Itesm.MX