Sistema di inventario perpetuo

Spieghiamo cos'è un sistema di inventario perpetuo, come funziona, i suoi vantaggi e gli svantaggi

Cos'è un sistema di inventario perpetuo?

Lui sistema di Inventari perpetui È un metodo di contabilità per l'inventario che registra immediatamente la vendita o l'acquisto dell'inventario attraverso l'uso di sistemi computerizzati e software di gestione patrimoniale aziendale.

Mostra una visione abbastanza dettagliata delle variazioni dell'inventario con rapporti immediati sull'importo dell'inventario in magazzino e riflette accuratamente il livello delle merci disponibili.

L'inventario perpetuo è il metodo preferito per seguire l'inventario, poiché può continuare a generare risultati ragionevolmente precisi, se viene gestito correttamente.

Come azienda, avere più inventario del necessario è costoso e può generare rifiuti. D'altra parte, avere ben poco significa che esiste il rischio di deludente i clienti e perdi un reddito delle vendite con i loro concorrenti.

Poiché il software di inventario perpetuo viene sempre aggiornato, ha una visibilità istantanea dei livelli di scorta, che consente di rispondere più rapidamente alle variazioni della domanda.

Come funziona un sistema di inventario perpetuo?

Con il sistema di inventario perpetuo, un'azienda aggiorna continuamente i record di inventario, contando le sue aggiunte e le sottostazioni per attività come:

• Articoli di inventario acquistati.
• Merce di stock.
• Materiali presi dall'inventario da utilizzare in produzione.
• Articoli scartati.

Il sistema funziona perfettamente se accoppiato con un database di computer, aggiornato in tempo reale dal personale del magazzino tramite scanner o venditori di codice delle barre utilizzando i terminali del punto vendita.

Inventario perpetuo inventario periodico

Tradizionalmente, se volevi sapere quanti articoli erano disponibili nel magazzino, doveva essere realizzato un sistema fisico o automatizzato basato su lotti.

Le società contavano fisicamente le azioni alla fine di un determinato periodo e le cifre dell'inventario venivano aggiornate in quel momento. Questo è noto come sistema di inventario periodico, perché le informazioni vengono periodicamente aggiornate.

Il sistema di inventario perpetuo utilizza software e processi di gestione dell'inventario che consentono l'aggiornamento reale del movimento inventario.

I dipendenti usano le scansioni dei codici a barre per registrare vendite, acquisti o resi nel momento in cui si verificano.

Queste informazioni vengono inviate a un database che viene continuamente aggiornato per registrare ogni modifica. L'aggiornamento perpetuo dell'inventario è ciò che fornisce nome al sistema e differenzia l'approccio periodico.

Conti perpetui di inventario

In base a questo sistema, non è necessario mantenere un conto di acquisto perché il conto di inventario viene caricato direttamente con ogni acquisto di merce.

Gli account da contare in questo sistema sono:

- Quando la merce viene acquistata per archiviarla nell'inventario:

- Quando si sostengono spese come merci, assicurazioni, ecc., Aggiunto al costo della merce:

- Se la merce viene restituita al fornitore:

- Quando viene venduta la merce:

- Se la merce viene restituita dai clienti:

- Quando viene trovata una differenza tra l'importo del conto dell'inventario e il conteggio fisico:

Vantaggi

Consente una sostituzione precisa

I cambiamenti nell'inventario sono registrati in tempo reale, quando si acquista e si vendono l'inventario. Ciò consente di produrre report che identificano immediatamente gli elementi dell'inventario che si stanno esaurendo.

Scopri il calo e il furto

In un sistema di inventario periodico, alla fine del periodo viene regolato l'inventario, convalidando il conteggio dell'inventario fisico. Ciò nasconde qualsiasi rapina, diminuisce o persino errori di conteggio, quando questa regolazione viene trasferita sul conto dei costi della merce venduta.

Un sistema perpetuo confronterà il valore dell'inventario nel sistema con la fine del periodo e ti consentirà di indagare su qualsiasi discrepanza.

Produce bilanci intermedi più accurati

Perché nel sistema di inventario periodico, i valori di inventario non vengono modificati durante il periodo, sia il conto dell'inventario in bilancio sia il costo del costo della merce venduti nello stato degli utili e delle perdite non sono corretti durante il periodo.

Un sistema perpetuo mantiene tali importi corretti e fornisce un set più preciso di bilanci durante il periodo.

Gestione più vicina dei livelli di inventario

I livelli di inventario sono sempre corretti e si accedono online in qualsiasi momento. Puoi calcolare correttamente il tasso di rotazione per sapere se le vendite stanno rallentando o se i prodotti non vengono più venduti.

Integrazione con altri sistemi commerciali

Le informazioni di inventario reale -tempo sono fondamentali per le attrezzature finanziarie e contabili. L'integrazione del sistema di inventario con sistemi finanziari aiuta a garantire report fiscali e normativi precisi.

I venditori possono offrire una migliore esperienza del cliente, incidendo direttamente sulla propria reputazione. La sua integrazione con i sistemi di marketing offre a quel team un'istantanea attuale di ciò che viene venduto e di ciò che no.

Svantaggi

Alti costi di implementazione

Per utilizzare il sistema di inventario perpetuo, un'azienda deve prima installare apparecchiature e software specializzati. Un grande investimento iniziale, molte risorse e tempo per implementare il sistema sono richiesti correttamente.

Dopo aver installato l'attrezzatura e il software necessari, la sua manutenzione e gli aggiornamenti periodici continueranno ad essere obbligatori, le aziende costano ancora di più.

Maggiore complessità

Richiede che le aziende offrano formazione a ciascuno dei dipendenti a causa della complessità del sistema.

I dipendenti avranno bisogno di una formazione su come utilizzare il particolare software dell'azienda e riceveranno anche una formazione sull'uso di attrezzature speciali, come gli scanner.

L'inventario registrato potrebbe non riflettere il vero inventario

Può essere uno svantaggio che le transazioni vengano registrate non appena si svolgono, perché l'inventario registrato potrebbe non riflettere il vero inventario nel tempo.

Questo perché in un sistema di inventario perpetuo i conteggi di inventario fisico non vengono frequentemente utilizzati.

Con un numero maggiore di persone che entrano nelle transazioni nel sistema, la società assume un rischio maggiore di commettere errori a causa di un errore umano.

Più tempo di consumo

Con il sistema di inventario periodico, le aziende assegnano un po 'di tempo per registrare la contabilità degli inventari.

Puoi registrarti settimanalmente, mensilmente o addirittura ogni anno. Ciò rende il sistema di inventario periodico inferiore al sistema di inventario perpetuo.

Con il sistema perpetuo, ogni transazione deve essere registrata immediatamente. I revisori devono rivedere le transazioni per garantire che siano corrette e che gli inventari fisici devono ancora essere fatti per trovare discrepanze nelle cifre.