Funzioni di un segretario

Tra i principali Funzioni di un segretario Sottolineano l'ordine del giorno, si occupano del pubblico e gestiscono le informazioni riservate. È la persona che è responsabile dello svolgimento di compiti di assistenza amministrativa in un ufficio.

Questa posizione può essere esercitata da un uomo o da una donna, sebbene la più comune è che è una donna che lo esercita. Di solito sono responsabili degli affari confidenziali di persone con un po 'di gerarchia all'interno dell'azienda, come direttori, manager, presidenti, tra gli altri. Questo viene a trasformarli nella mano destra dell'esecutivo per il quale lavorano.

Se la società è piccola, il più grande carico di lavoro del segretario è legato alle attività di base per uffici.

Alcuni paesi del mondo dedicano un giorno speciale dell'anno per ringraziare e celebrare il loro lavoro. Ad esempio, in Colombia, Perù e Messico il Giorno del Segretario è il 26 aprile, mentre in Venezuela è il 30 settembre.

Funzioni principali di un segretario

Il lavoro di un segretario è di sostenere il suo capo per rispettare pienamente il suo ruolo all'interno dell'organizzazione, senza ritardi o distrazioni.

Sebbene la natura dell'azienda influisca sul tipo di lavoro richiesto da un segretario, si potrebbe dire che le sue funzioni principali sono:

1- Gestione agenda

È responsabilità del segretario stare aggiornato con l'ordine del giorno della persona per la quale lavora. Lì devi riflettere tutti i tuoi impegni lavorativi e, a volte, personale.

È inoltre necessario conservare i dati di tutte le persone e istituzioni con cui il tuo datore di lavoro deve essere correlato.

L'agenda del segretario di solito funge da registro operativo dell'esecutivo per il quale lavora.

2- attenzione al pubblico

L'attenzione al pubblico è uno dei compiti più fondamentali che il segretario deve svolgere. È necessario rispondere alle chiamate e registrare la loro ragione, nonché tutti quei dati che consentono al tuo datore di lavoro di monitorare la questione.

È anche la persona che riceve visitatori in ufficio. Questo è il motivo per cui è importante che il segretario mantenga un'immagine secondo l'immagine aziendale del posto di lavoro.

Il suo ruolo non è solo quello di salutare e rendere gentili i visitatori, ma fornisce anche le prime istruzioni e linee guida sulla cultura organizzativa e sui processi interni dell'azienda.

3- Gestione dei documenti

Oltre ad essere la persona che riceve e gestisce la corrispondenza del suo capo, un segretario scrive, legge, risponde e archivia la maggior parte delle carte, delle notifiche, dei memorandali e delle e -mail del suo datore di lavoro.

A tal fine, dovrebbe essere gestito alcune applicazioni di Software che ti consente di preparare più agilità e rapidamente tali documenti.

La specificità di queste competenze dipenderà dal tipo di lavoro richiesto nell'area in cui funziona.

Il segretario gestisce il database di contatto del suo capo e presenta la corrispondenza scritta, nonché i verbali dell'assemblaggio e altri documenti di interesse all'interno dell'ufficio.

È il segretario che normalmente prende atto delle questioni discusse in riunioni importanti.

4- Gestione delle informazioni sensibili (interno ed esterno)

Tra le funzioni che distinguono un buon segretario è quello di gestire adeguatamente ed efficiente tutte le informazioni estremamente importanti per il funzionamento dell'azienda o dell'istituzione in cui lavora.

Ad esempio, è necessario avere il controllo di documenti legali che potrebbero essere richiesti dalle istanze del governo in qualsiasi momento.

È inoltre possibile avere accesso alle informazioni sull'ambiente o a tutti gli attori relativi alla società. Queste informazioni devono essere gestite in modo discreto, efficiente e tempestivo.

5- Organizzazione dell'ufficio

Il segretario deve operare e mantenere in funzione le attrezzature e i mobili per ufficio: telefoni, fotocopiatrici, stampanti, proiettori, mobili, figuratori, tra gli altri.

È quello che porta il controllo dell'inventario degli input e delle attrezzature per ufficio. Mantiene inoltre in ordine i file system fisici ed elettronici, in modo che le informazioni siano facilmente disponibili per quando richiesto.

Il segretario deve avere il suo spazio di lavoro pulito e organizzato, poiché di solito sono le prime cose che le persone al di fuori dell'azienda vedono quando entrano nelle loro strutture.

6- Preparazione delle presentazioni

Normalmente un dirigente deve presentare i suoi rapporti sotto forma di presentazioni che riprendono e gonchiano le informazioni. Per questo compito di solito chiede aiuto al suo segretario.

La persona nel segretariato deve assicurarsi che le informazioni che appaiono lì riflettano correttamente i dati che il tuo capo desidera condividere.

Deve anche essere attento che sia una presentazione priva di errori di ortografia e che sia coerente con l'identità grafica dell'azienda.

7- Sorveglianza amministrativa

È inoltre responsabilità di un segretario essere consapevoli che le politiche e le procedure necessarie per prendersi cura delle attività della Società o dell'istituzione in cui serve sono soddisfatte.

Secondo il livello gerarchico del suo capo, il segretario può convalidare l'accuratezza dei dati che riflettono i dettagli delle operazioni di bilancio.

Un segretario deve affrontare il controllo della gestione e la corretta amministrazione delle risorse all'interno dell'ufficio.

8- Organizzazione di spostamento

Se il capo ha bisogno di viaggiare molto per le questioni del lavoro, il segretario avrà la funzione di organizzare tutto ciò che riguarda lo sfollamento. Dall'acquisizione di biglietti in treno o aerei, alloggio o assunzione di un autista o una guida locale.

9- Comunicazione con altri dipartimenti

In molti casi, il segretario è responsabile della distribuzione o della ricezione di informazioni da altri dipartimenti prima di passare attraverso il loro capo. Con questo, evita un sovraccarico di lavoro al tuo superiore, poiché può sintetizzare le esigenze più importanti e quelle che richiedono più urgenza.

Il segretario virtuale

Con l'ascesa delle opere online, sorge la figura dei segretari in linea o assistenti virtuali.

Questi segretari svolgono la maggior parte dei compiti sopra descritti ma a distanza. In questi casi, i segretari addebitano i loro servizi all'ora o per progetto.