Diagnosi amministrativa

Cos'è una diagnosi amministrativa?

Lui Diagnosi amministrativa È una metodologia di valutazione sistematica, integrale e periodica, il cui scopo è conoscere in profondità l'operazione e l'organizzazione amministrativa delle principali aree di gestione di un'organizzazione, al fine di scoprire le cause e gli effetti del problema amministrativo.

Avendo una conoscenza più profonda dell'organizzazione, è possibile.

Tra gli obiettivi più importanti di questa metodologia è garantire un'amministrazione efficiente, oltre a modernizzare le procedure e i sistemi dell'azienda. D'altra parte, consente di individuare e analizzare errori amministrativi, fornendo un miglioramento nell'immagine dell'azienda.

La diagnosi amministrativa non ha limiti e può essere applicata in qualsiasi area dell'azienda, adattando e monitorando le aziende per affrontare e adattarsi all'evoluzione dei mercati esistenti.

Strumenti diagnostici amministrativi

Alcune delle tecniche e degli strumenti utilizzati nelle diagnosi amministrative. Fonte: slideshare

Le diagnosi amministrative possono essere fatte dai dipendenti di risorse umane, manager o consulenti esterni e per questo utilizzano strumenti, tecniche e strumenti diversi:

Questionari

Consiste nel presentare ai dipendenti una serie di domande sul funzionamento dell'organizzazione. Può essere fatto fisico o online.

Interviste

La persona che fa la diagnosi amministrativa incontra un dipendente che ha informazioni di interesse o che è direttamente coinvolta nelle aree di interesse.

Sondaggi

È un metodo in cui vengono presi i dati per ottenere informazioni dalle aree di interesse.

Osservazione

La persona incaricata di eseguire la diagnosi amministrativa va sul posto di lavoro per esaminare le possibili cause dei problemi.

Studio documentario

Si tratta di ispezionare i documenti in cui potrebbero esserci informazioni di importanza relative ai problemi identificati.

Ansoff Matrix

È uno strumento che funge da descrizione visiva delle alternative di crescita aziendale:

• Penetrazione di mercato: aumento della quota di mercato.
• Sviluppo del mercato: nuovi mercati dei prodotti esistenti.
• Sviluppo del prodotto: nuove offerte o estensioni del prodotto.
• Diversificazione: nuovi prodotti per nuovi mercati.

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Valutazione della concorrenza

Questo strumento viene utilizzato per valutare la concorrenza con indicatori standardizzati. Tuttavia, potresti voler approfondire la concorrenza e chiederti: “Quali criteri sono importanti nel nostro settore?".

Fare questa analisi richiede tempo e dovrebbe essere fatto regolarmente, ma ogni volta che verrà sempre scoperto, qualcosa non verrà scoperto che non sapeva o non voleva sapere.

Riepilogo riassunto

Questo documento spiega gli elementi di un'analisi SWOT (punti di forza, opportunità, debolezze e minacce). SWOT è uno strumento utilizzato da tutte le aziende, ma sarà buono solo quanto il contenuto inserito nel modulo.

Il problema principale utilizzandolo per un'azienda è che la maggior parte delle persone è cieca per le loro debolezze e minimizza le minacce. Tuttavia, rimane un utile punto di partenza per qualsiasi diagnosi amministrativa.

Valutazione della catena del valore

Considera tutte le forniture necessarie per fornire un prodotto o servizio in un segmento definito del mercato. Questo strumento è progettato per aiutare a pensare ai componenti chiave di una catena del valore.

Diagramma ad albero

È una tecnica che serve a definire i mezzi per raggiungere un obiettivo finale. Si basa sullo sviluppo di un obiettivo concreto e azioni in più fasi.

È essenzialmente usato nel processo di analisi e risoluzione dei problemi per organizzare e definire le azioni correttive che sopprimono le cause di un problema, al fine di impedire che si verifichi di nuovo.

Importanza della diagnosi amministrativa

Alcuni dei motivi che spiegano l'importanza della diagnosi amministrativa. Fonte: slideshare

La diagnosi amministrativa compone una base referenziale per essere a conoscenza di problemi amministrativi all'interno di un'azienda e fornire la soluzione più fattibile.

Inoltre, consente di stabilire gli obiettivi di una buona analisi amministrativa ed eseguire un buon orientamento, creando l'interesse imperioso da parte dei dipendenti e dei dirigenti di un'organizzazione.

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Fare una diagnosi amministrativa nell'azienda coinvolge lo spirito di squadra e che tutti si impegnano a eseguire la soluzione trovata. Fornisce una struttura logica al problema e consente di conoscere i processi operativi, ottenendo così un miglioramento immediato.

Confronta le prestazioni amministrative

Esistono due confronti generalmente molto utili: la prestazione minima che si desidera e il minimo raccomandato. Dovresti sempre avere una performance superiore a entrambi, ma capire questi livelli può dare una guida su quali cose necessitano di maggiore attenzione e quali potrebbero aspettarsi un po 'di più.

Capire quali sono le aree più importanti

Non tutti si rendono conto, ma le aziende hanno aree di maggiore e minore importanza. Conformarsi a questa categorizzazione, le strategie e i piani d'azione devono essere creati in base a ciò che è più importante.

Capire cosa e dove dovrebbe

Potrebbe non essere sufficiente conoscere le prestazioni generali dell'azienda, ma grazie alla diagnosi amministrativa è possibile sapere esattamente dove errori e cosa non vengono fatti per raggiungere un nuovo livello di gestione amministrativa.

Una domanda che può sorgere quando si pensa a tutti questi benefici si riferisce a come ottenere un'analisi il più vicino possibile alla possibile realtà del business.

Scopri il grado di maturità dell'azienda

Devi capire se sei a un livello molto basso o se sei già abbastanza maturo per perseguire nuovi obiettivi. Comprendere questo può essere di grande aiuto per costruire scopi e anche strategie commerciali.

Esempio di diagnosi amministrativa

Di seguito presentiamo un esempio di diagnosi amministrativa, utilizzando la società fittizia “Frampaimport S.A.".

Farmaimport s.A. È un'azienda che offre prodotti farmaceutici di alta qualità. Dopo diversi anni, l'azienda ha cambiato la sua strategia, producendo e vendendo integratori alimentari.

Farmaimport è diviso in due aree principali: operazioni e amministrativi. Sebbene abbia una dichiarazione di visione e missione, i dipendenti ignorano completamente la loro esistenza.

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Struttura organizzativa

Si osserva che nel tempo non ha subito importanti cambiamenti. Tuttavia, sono state apportate alcune modifiche a requisiti eventuali. Ad esempio, quando viene effettuata un'ispezione sanitaria o un audit del servizio di amministrazione fiscale.

Queste modifiche sono state apportate dal direttore generale o dal supervisore della produzione, senza aver stabilito un criterio professionale che aiuta la struttura ad essere allineata con le strategie stabilite.

Allo stesso modo, l'attuale struttura organizzativa non corrisponde alla situazione reale dell'azienda per quanto riguarda la distribuzione delle posizioni e la divisione funzioni.

Manuali

La società non ha manuali amministrativi. Solo un manuale di procedura è evidenziato nell'area di produzione per posizioni operative.

Risorse umane

La maggior parte dei dipendenti lavora in azienda da quando ha iniziato il loro funzionamento. Ciò ha causato il personale ad avere un eccellente senso di appartenenza all'azienda.

D'altra parte, la cultura organizzativa viene trasmessa ai dipendenti attraverso un buon trattamento e coesistenza durante la giornata lavorativa.

Tecnologia

La società ha un livello adeguato di sviluppo tecnologico, che facilita correttamente l'esecuzione delle sue operazioni quotidiane. Il macchinario richiesto è stato modernizzato, in modo da non essere lasciato indietro nella tecnologia.

Valutazione della prestazione

La società non ha criteri o indicatori specializzati per misurare le sue prestazioni raggiunte a livello globale e individuale nelle diverse aree. Questo aiuta a spiegare l'inefficienza non solo nel processo amministrativo, ma nei risultati raggiunti.

Riferimenti

1. CEO Business Diagnostics (2020). Utensili. Tratto da: CeoBusinessDiagnostics.com.
2. Rafael Ávila (2016). Cosa è e come fare una diagnosi aziendale. Tratto da: blog.leggero.VC.
3. Audit amministrativo (2020). Diagnosi amministrativa di Medimport, s.A de c.V. Tratto da: Auditoriad Administrativeunivia.WordPress.com.
4. Mark Gottfredson, Steve Schaubert, Hernan Saenz (2008). La nuova guida del leader alla diagnosi dell'azienda. Harvard Business Review. Tratto da: HBR.org.
5. Herrmann Advantage Consulting (2020). Perché hai bisogno di diagnosi di busins. Tratto da: Herrmannadvantegonsulting.com.