ufficio acquisti

Cos'è il reparto acquisti?

Lui ufficio acquisti o L'area di acquisto di un'azienda è la sezione di un'organizzazione responsabile di tutte le attività per l'acquisizione di materie prime, pezzi di ricambio, servizi, ecc. Fornisce un servizio che è la spina dorsale di molte organizzazioni industriali, al dettaglio e militare.

Garantisce che le forniture necessarie per gestire l'attività siano ordinate e mantenute nell'inventario. Questo dipartimento è al centro di una gestione della catena di approvvigionamento di successo ed è responsabile di ridurre al minimo il costo dei prodotti ordinati, del controllo dei livelli di inventario e della creazione di relazioni solide con i fornitori.

Un buon dipartimento acquisti richiederà ai fornitori e monitora gli ordini dell'inizio alla reception. Aiutare altri dipartimenti a identificare le esigenze, amministrare il processo di richiesta e ottenere prezzi competitivi. Di solito agiscono come controllori per garantire il rispetto dei budget.

Caratteristiche del reparto acquisti

Agire come consulenti per il senior management

Il dipartimento acquisti è coinvolto nella pianificazione e nel budget aziendale ad alto livello. Ciò consente di progettare costi di reverse ingegneria ed esplorare alternative potenzialmente meno costose e/o di qualità superiore.

Promuovere l'innovazione dei fornitori

Più che richiedere il prezzo più basso, il reparto acquisti lavora con i fornitori per ridurre il costo sottostante dei loro prodotti e servizi.

Sono intimamente coinvolti in "Il ciclo di vita dell'innovazione", dall'idea iniziale alla produzione e al miglioramento continuo.

Fornire conoscenza sui dati chiave dei fornitori

Le aziende possono ricorrere a queste informazioni per creare analisi predittive, fornendo una visione più profonda dei mercati.

Maneggiare e ammorbidire il rischio di catena di approvvigionamento

Le crisi economiche hanno insegnato il valore di essere in sospeso sulla stabilità dei fornitori. Il dipartimento acquisti ha una visione molto più chiara di quell'area di qualsiasi altra parte dell'organizzazione.

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Promuovere la dotazione del personale agile e dello sviluppo dei talenti

È necessario attraversare i limiti funzionali e geografici per trovare i candidati appropriati per il reparto acquisti.

In alcuni casi, la risposta è nelle assunzioni esterne o nell'uso di organizzazioni di servizi condivisi.

Funzioni

Ottenere materiali

Per un'azienda manifatturiera ciò potrebbe includere materie prime, ma potrebbe anche includere strumenti, macchinari o persino le forniture per ufficio necessarie per le attrezzature di vendita e i segretari.

In un'azienda al dettaglio, il dipartimento degli acquisti deve assicurarsi che esistano sempre sugli scaffali o nei negozi sufficienti prodotti per mantenere il negozio ben fornito.

È particolarmente importante mantenere il magazzino dell'inventario a un livello ragionevole. Investire grandi quantità di denaro nell'inventario potrebbe generare problemi azionari e una mancanza di capitale per altre spese, come la ricerca e lo sviluppo o la pubblicità.

Valutare i prezzi

Un reparto acquisti è responsabile della valutazione continua se si ricevono i materiali al miglior prezzo possibile, al fine di massimizzare la redditività.

È necessario confrontare i prezzi, al fine di trovare i migliori fornitori con i prezzi più sensibili per gli ordini di dimensioni specifici dell'azienda.

Il dipartimento acquisti può comunicare con fornitori alternativi, negoziare prezzi migliori per ordini maggiori o scoprire la possibilità di ottenere prodotti con un prezzo inferiore di altre varie fonti.

Pre -approvazione dei fornitori

Il dipartimento acquisti valuta i fornitori in termini di prezzo, qualità, opinioni dei clienti e tempo per completare gli ordini, producendo un elenco di fornitori approvati.

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Monitoraggio degli ordini

Gli ordini sono documentati con moduli di ordini di acquisto. Questi specificano informazioni importanti sui materiali ordinati, nonché sull'importo richiesto.

Questi moduli vengono utilizzati per garantire che i prodotti ordinati vengano ricevuti e per tracciare i tempi che gli ordini impiegano per completare.

Lavoro d'ufficio

Il dipartimento degli acquisti gestisce tutta la documentazione relativa all'acquisto e alla consegna dei materiali.

Ciò rappresenta il lavoro in stretta collaborazione con il dipartimento contabile, in modo tale per garantire che ci siano abbastanza soldi per acquistare gli articoli, che i flussi di cassa senza problemi e che tutti i pagamenti siano effettuati in tempo.

Conformità politica

Prima di effettuare un acquisto, il dipartimento degli acquisti deve essere assicurato di rispettare le formalità dall'acquisizione e dall'approvazione del bilancio e devono garantire che i materiali siano acquistati in seguito alla politica generale dell'organizzazione.

Importanza

Ottieni costi inferiori

Il dipartimento degli acquisti svolge un ruolo importante nel massimizzare i profitti aziendali. Confronta i prezzi e negozia con i fornitori in modo che la società ottenga il miglior prezzo possibile nei prodotti necessari.

È inoltre possibile fornire risparmi che approfittano delle garanzie e degli sconti che generalmente dimenticano coloro che non sono specialisti.

Aiutare a salvare, offrendo una migliore trasparenza nella spesa aziendale. Ciò negozierà contratti migliori e rilascerà il flusso di cassa.

Prevenire l'insufficienza dei materiali

Il reparto acquisti deve identificare quali prodotti sono fondamentali per l'azienda e adottare misure appropriate per proteggere la propria catena di approvvigionamento.

Per garantire che l'insufficienza dei materiali non influisca sulla produttività, il reparto acquisti utilizza tecniche come l'offerta multipla.

Avere più fonti significa utilizzare diversi fornitori che offrono gli stessi prodotti. Se c'è un problema con un fornitore, gli ordini possono essere aumentati a un altro per compensare l'errore.

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Migliora la qualità

Il reparto acquisti aiuta a migliorare la qualità stabilendo obiettivi di prestazione. Quindi monitorare le prestazioni reali rispetto a tali obiettivi.

È fondamentale misurare le caratteristiche di qualità utilizzando gli indicatori per gli attributi, come durata, aspetto del prodotto o puntualità di consegna.

Lavorano a stretto contatto con i fornitori per sviluppare i loro processi e aiutarli a migliorare la qualità.

Gestire le relazioni

La sfida del dipartimento acquisti è quella di rendere il fornitore interessato a lavorare con l'azienda. Fai investire il fornitore in una relazione a lungo termine.

Il dipartimento deve anche gestire le relazioni all'interno dell'azienda. Devi lavorare con parti interessate interne, come marketing, finanza, logistica e distribuzione, per garantire che tutti siano allineati.

Trova l'innovazione

Poiché il reparto acquisti è sempre in contatto con una varietà di aziende esterne, è in una posizione ideale per acquisire prodotti innovativi in ​​grado di fornire un vantaggio competitivo al business in termini di prezzo, qualità o comodità.

Esempi di dipartimenti di acquisto

• Il dipartimento di una fabbrica di scarpe a Città del Messico è responsabile dell'acquisto dei materiali per fabbricarli.
• Il dipartimento di una fabbrica di smartphones responsabile dell'acquisto di materiali elettronici.
• Il dipartimento di un produttore cinematografico è responsabile dell'acquisto o dell'affitto dell'abbigliamento, dei veicoli, delle attrezzature tecniche e di altri materiali necessari.
• Il dipartimento di una catena di supermercati responsabile dell'acquisto degli alimenti necessari per fornire le sedi di un'area geografica.