Reingegnerizzazione del processo

Cos'è la reingegnerizzazione del processo?

IL Reingegnerizzazione del processo È una strategia di amministrazione aziendale che si concentra sull'analisi dei flussi di lavoro e sui processi aziendali di un'organizzazione, al fine di ottenere sostanziali miglioramenti nelle sue prestazioni, produttività e qualità.

È la pratica di ripensare e riprogettare il modo in cui viene svolto il lavoro, al fine di supportare meglio la missione di un'organizzazione e ridurre i costi. Il processo aziendale si riferisce all'insieme di compiti o attività interconnessi svolte per ottenere un risultato specifico.

Inizia con una valutazione di alto livello della missione, degli obiettivi strategici e delle esigenze dei clienti dell'organizzazione. Vengono poste domande fondamentali, come devi ridefinire la missione? Sono gli obiettivi strategici allineati con la missione? Che sono clienti?

Tipi Reingegnerizzazione del processo

Esistono tre diversi tipi di processi che reingegnano qualsiasi azienda può iniziare:

Reingegneria per miglioramento dei costi

Questo tipo di reingegnerizzazione può portare un'azienda a straordinarie riduzioni dei costi dei processi che non sono fondamentali, cambiando radicalmente questi processi o addirittura eliminandoli completamente.

Va ben oltre ciò che si può ottenere con i soliti sforzi che vengono praticati per la riduzione dei costi.

Reingegneria per essere più competitiva

Con lo sforzo di questo tipo di reingegnerizzazione, cerchiamo di approfondire i principali processi prodotti nel business.

Questo ha lo scopo di diventare il meglio della sua classe, a livello di categoria mondiale, allo stesso tempo quell'equivalenza competitiva è raggiunta con le aziende che nei tempi passati hanno messo le regole e stabilito le norme del settore.

Reingegneria per un punto radicale di innovazione

Con questo tipo di reingegnerizzazione cerchiamo di individuare e realizzare punti radicali di innovazione, modificare le regole esistenti e stabilire una nuova definizione del meglio della classe per tutte le aziende che stanno cercando di diventare.

Modelli di Reingegnerizzazione del processo

Modello Adkar

Il modello si concentra sull'elemento del cambiamento delle persone, in particolare su come garantire che i dipendenti abbiano coinvolto il supporto e creano il cambiamento.

Dopo averlo fatto, il modello si sposta per guardare alla dimensione aziendale, concentrandosi sull'identificazione della necessità di un cambiamento, gli obiettivi che devono essere raggiunti, il modo in cui soddisferà questi obiettivi e la scala temporale in cui sarà completata.

Sia l'attività che il personale devono essere diligentemente curati per implementare una strategia di cambiamento di successo. Ci sono cinque passaggi chiave per garantire il supporto dei dipendenti.

Consapevolezza

I dipendenti devono essere consapevoli di cosa sta accadendo esattamente e perché è necessario. Se i dipendenti non sono a conoscenza di queste cose, possono perdere la motivazione e la direzione all'interno della strategia.

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La direzione ha un ruolo cruciale per garantire che i dipendenti siano pienamente consapevoli di ogni elemento del processo di cambiamento.

Desiderio

Il supporto della strategia di cambiamento dovrebbe naturalmente provenire dai dipendenti. Invece di forzare il cambiamento ai dipendenti, incluso nella visione e nello sviluppo del progetto garantirà il loro supporto per il risultato finale.

Conoscenza

La reingegnerizzazione porterà probabilmente un cambiamento nella routine e le competenze dei dipendenti, nonché un cambiamento generale dell'organizzazione.

Per questo motivo, i dipendenti dovrebbero ricevere un supporto totale per acquisire e sviluppare queste competenze.

Capacità

Questa conoscenza deve essere sviluppata, ma può accadere solo se gli individui hanno le capacità necessarie.

Booster

Il processo di cambiamento e premi per le persone che cambiano i loro metodi dovrebbero essere rafforzati dopo che si è verificato il cambiamento. Ciò garantisce che i dipendenti resistono alla tentazione di ricadere in vecchie abitudini.

Modello di transizione di ponti

La forza principale del modello è che si concentra sulla transizione, non sul cambiamento. La differenza tra questi è sottile, ma importante.

Il cambiamento è qualcosa che succede alle persone, anche se non sono d'accordo con lui. D'altra parte, la transizione è ciò che accade nelle menti delle persone mentre attraversano il cambiamento.

Il cambiamento può verificarsi molto rapidamente, mentre la transizione di solito si verifica più lentamente.

Il modello evidenzia tre fasi di transizione che le persone stanno attraversando quando sperimentano un cambiamento. Questi sono:

- Risoluzione, perdita e lascia andare.

- Zona neutra.

- Nuovo inizio.

Bridges dice che le persone attraversano ogni fase al proprio ritmo. Ad esempio, coloro che si sentono a proprio agio con il cambiamento probabilmente avanzono rapidamente alla terza fase, mentre altri rimarranno nella prima o seconda fase.

Fasi del Reingegnerizzazione del processo

I processi aziendali reingegnerizzazione non sono un compito facile. A meno che ciascuna delle fasi non venga eseguita con successo, i tentativi di cambiamento potrebbero fallire.

1. Identificare e comunicare la necessità di un cambiamento

L'indagine deve essere condotta. Quali processi non potrebbero funzionare? La concorrenza è migliore o peggiore della compagnia in alcuni aspetti?

Dopo che tutte le informazioni sono state prese, è necessario sviluppare un piano molto completo, con la partecipazione dei leader dei diversi dipartimenti.

La direzione dovrà svolgere il ruolo del venditore. È necessario trasmettere la grande visione del cambiamento e mostrare come influenzerà positivamente anche i dipendenti di qualificazione più bassa.

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2. Raccogli il team di esperti

Come con qualsiasi altro progetto, il processo di reingegnerizzazione ha bisogno di una squadra di persone altamente addestrate e motivate che prendono le misure necessarie. Nella maggior parte dei casi, la squadra è composta da:

Capo direttore

Quando si tratta di apportare un cambiamento importante, hai bisogno della supervisione di qualcuno che può prendere le decisioni e con chi contattarsi direttamente.

COO

Qualcuno che conosce le complicazioni del processo sarà necessaria. Lì interviene il direttore delle operazioni, per aver lavorato con i processi e per essere in grado di contribuire alla sua vasta conoscenza.

Esperti di reingegnerizzazione

Saranno necessari ingegneri appropriati. I processi di reingegnerizzazione potrebbero aver bisogno di esperienza in diversi campi, da te alla produzione.

3. Trova processi inefficienti e definisci gli indicatori di prestazione chiave (KPI)

I KPI corretti dovrebbero essere definiti. Il KPI di solito varia in base al processo che viene ottimizzato.

Quindi i processi individualmente devono essere seguiti. Il modo più semplice per farlo è fare una mappatura dei processi aziendali.

È molto più facile se hai tutto per iscritto passo dopo passo. È qui che è utile il gestore operativo, poiché rende più facile definire e analizzare i processi.

Il modo più semplice di lavorare con i processi è attraverso i diagrammi di flusso. Vengono presi una matita e una carta e vengono annotati i processi passo dopo passo.

Se hai più conoscenza della tecnologia, l'uso del software per l'analisi dei processi può rendere tutto molto più semplice.

4. Riprogetta i processi e confronta i KPI

Al raggiungimento di questo punto, non c'è molto da aggiungere. Quello che devi fare ora è continuare a mettere in pratica le teorie e vedere come rimane il KPI.

Se il KPI mostra che la nuova soluzione funziona meglio, la soluzione può iniziare a salire lentamente, mettendola in azione all'interno di sempre più processi aziendali.

Esempi di Reingegnerizzazione del processo

Ford Motors

Negli anni '80, l'industria automobilistica americana ha attraversato una recessione. Cercando di ridurre i costi, Ford ha deciso di analizzare a fondo i processi aziendali di alcuni dei loro dipartimenti, cercando di trovare processi inefficienti.

Hanno notato che più di 500 persone hanno lavorato nel dipartimento contabile. In modo comparativo, circa 100 persone lavoravano nello stesso dipartimento nel loro concorrente Mazda.

Sebbene Ford fosse un'azienda più grande, è stato fissato un obiettivo quantificabile che era quello di ridurre il numero di dipendenti in quel dipartimento solo 200 persone.

Hanno lanciato un'iniziativa di reingegnerizzazione del processo per scoprire perché il dipartimento aveva così tanto personale. Hanno analizzato l'attuale sistema e hanno scoperto che ha funzionato come segue:

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- Quando il dipartimento degli acquisti ha scritto un ordine di acquisto, ha inviato una copia ai conti per il pagamento.

- Quindi, il dipartimento di controllo materiale ha ricevuto la merce e ha inviato una copia del documento relativo ai conti pagabili.

- Allo stesso tempo, il fornitore ha inviato una ricevuta per la merce consegnata ai conti pagabili.

Taco Bell

Taco Bell ha nuovamente creato la sua attività, concentrandosi maggiormente sull'aspetto del servizio e centralizzando la sua area di produzione.

Con la creazione del programma K-Minus, ora carne, mais, fagioli, lattuga, formaggio e pomodori per i loro ristoranti preparati fuori dal ristorante. Nei ristoranti, solo questi ingredienti preparati sono stati assemblati quando un cliente li ha richiesti.

Alcuni dei successi di questo nuovo modo di lavorare sono stati una maggiore motivazione dei dipendenti, un migliore controllo di qualità, meno incidenti, maggiori risparmi e più tempo per concentrarsi sul servizio clienti.

Vantaggi e svantaggi

Vantaggi

• Riduce i costi e i tempi di ciclo eliminando le attività e i dipendenti improduttivi che li svolgono.
• Migliora la qualità riducendo la frammentazione del lavoro e stabilendo una chiara proprietà dei processi.
• L'obiettivo della reingegnerizzazione dei processi è modernizzare i processi obsoleti e spesso produce risultati che risparmiano tempo. Ad esempio, l'organizzazione può scoprire che un processo specifico può essere svolto da due dipendenti anziché da quattro.
• Modificando l'orientamento delle attività verso l'orientamento dei processi, il cliente è focalizzato su. Ciò ha il vantaggio che tutti i processi irrilevanti passano rapidamente in primo piano, dopo di che possono essere facilmente eliminati o modificati.
• Normalmente, le modifiche apportate da un'organizzazione vengono notate solo. Tuttavia, per mantenere la competitività e soddisfare le esigenze dei clienti, deve recitare correttamente.

Svantaggi

• È possibile che alcuni lavoratori non si adattino ai cambiamenti e che i nuovi manager assegnati possano sentirsi sopraffatti. Altri lavoratori diventeranno obsoleti se la loro funzione principale viene eliminata come parte della revisione del processo.
• La reingegnerizzazione del processo normalmente richiede un investimento, in particolare nella tecnologia. Metodi obsoleti, come fare un'attività manualmente, per essere sostituiti da programmi per computer.
• I programmi migliorano l'efficienza e riducono gli errori, ma la società deve investire in software e formazione, un'opzione costosa per le aziende che cercano di ridurre immediatamente le spese.

Riferimenti

1. Business Process Reengineering (BPR): Definizione, Passaggi, Esempio. Tallyfy. Tratto da: Tallyfy.com.
2. Reingegnerizzazione dei processi aziendali (BPR). Strumentoshero: tratto da: strumenti.com.