Qual è il ciclo di vita dei documenti?

Lui Ciclo vitale dei documenti Consiste in una successione di fasi attraverso le quali un file viaggia per tutta la sua vita utile. Queste fasi, vanno dalla creazione di un documento, attraverso tutti i suoi usi e modifiche, fino a quando non viene distrutta o archiviata permanentemente.

Il concetto del ciclo di vita dei documenti è stato creato negli Stati Uniti dopo la seconda guerra mondiale. Ciò ha obbedito alla necessità di trovare un modo appropriato per gestire molti file che si erano accumulati.

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Ogni disciplina affronta in modo diverso il ciclo di vita dei documenti, tenendo conto del suo approccio e della natura del file. Ad esempio, il ciclo di vita di un documento legale può avere fasi diverse da coloro che hanno un documento accademico.

In ogni caso, le considerazioni del tempo in cui un documento deve essere mantenuto, come essere archiviato o quale dovrebbe essere il suo uso corretto. Allo stesso modo, ci sono anche diversi approcci nelle fasi del suo ciclo di vita.

Ad esempio, potrebbero esserci documenti senza alcun valore per un'azienda o per un'entità governativa a causa della sua antichità. Tuttavia, questi stessi file possono avere un alto valore storico per un museo.

Un'altra differenza fondamentale è ciò che esiste tra documenti analoghi e digitali. Sebbene, l'importanza risieda nel contenuto dei documenti, l'esistenza degli archivi digitali implica particolarità nella loro manipolazione e nelle fasi del loro ciclo di vita.

Le tre età dei documenti

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Nel 1972 lo storico Carlos Wyffels propose la teoria delle tre età. Secondo questo, i documenti sono oggetti che hanno un processo vitale durante i quali i loro usi vengono trasformati.

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In generale, i documenti hanno un uso intensivo immediatamente dopo la loro creazione e per un certo tempo. Tuttavia, nel tempo questo uso viene ridotto fino al momento in cui si ferma completamente, sia perché vengono archiviati o distrutti.

Secondo Wyffels, questo ciclo con cui tutti i documenti stanno attraversando è diviso in tre età: età amministrativa o attiva, età intermedia o semi -attiva e inattiva o storica.

L'età amministrativa o attiva (file di gestione)

Si riferisce al periodo attivo di un documento. Inizia al momento della sua creazione e attraversa diverse fasi in cui viene consultato, trasferito e condiviso frequentemente.

Ad esempio, l'era amministrativa di un biglietto dei servizi pubblici inizia quando viene generato. Quindi, continua in moto per un tempo limitato: mentre una consegna per posta o inviata via e -mail, quando si consulta e quando viene pagato.

L'età intermedia o semi -attiva (Archivio centrale)

È quel periodo in cui il documento ha perso l'utilità per il quale è stato creato. Pertanto, non ha un uso attivo come nell'era amministrativa. Tuttavia, è conservato e può essere consultato in modo raro.

Ad esempio, l'età intermedia di un biglietto per i servizi inizia quando, dopo averlo pagato, è archiviata in una cartella. È molto probabile che non verrà mai più consultato.

La vita semi -attiva dei documenti può essere variabile in base al tipo di documento e in base al contesto. Un documento legale, ad esempio, può avere una vita attiva più estesa di un biglietto per i servizi pubblici.

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Età inattiva o età storica (archivio storico)

Si riferisce al periodo finale dei file. Tuttavia, non tutti i file hanno la stessa destinazione. A seconda della loro natura, possono essere convertiti in storici o distrutti.

Gli archivi storici sono quelli che hanno un valore culturale o di ricerca. Pertanto, durante questa fase vengono procurati metodi di conservazione che li mantengono nel modo più completo possibile.

Fase del ciclo vitale dei documenti

La teoria delle tre età stabilisce in generale le fasi fondamentali che tutti i documenti stanno attraversando. Tuttavia, ci sono anche altre fasi più specifiche che definiscono l'utilità e la manipolazione dei documenti.

Le fasi attraverso le quali un documento sta attraversando dipendono dal suo valore, dall'uso e dal contesto. In conformità con queste caratteristiche, è determinato quali sono le fasi che devono passare e quali sono le disposizioni tecniche e amministrative per ciascuno di essi.

Queste sono alcune delle fasi principali attraverso le quali un documento passa per tutta la sua vita utile:

1-creazione: Consiste nella creazione del documento, in formato stampato o digitale.

2-dolce: Secondo il formato in cui è stato creato il documento, viene archiviato fisico o digitale. In alcuni casi viene anche considerata la fase di digitalizzazione, quando fa parte del processo.

3-categorizzazione: Si riferisce all'organizzazione, alla classificazione o all'indicizzazione dei documenti in conformità con i parametri stabiliti in ciascun contesto.

4-transfert: si riferisce alla spedizione e/o alla consegna di un documento in base alle sue caratteristiche. In oggi questo può fare riferimento a una consegna tramite posta fisica o una spedizione e -mail come potrebbe essere il caso.

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5-distribuzione: Questa fase si riferisce a documenti che sono per uso pubblico o necessità, quindi dopo essere stati creati devono essere divulgati a un determinato gruppo di persone.

Uso a 6 collaborazioni: Al momento, i file possono essere organizzati per l'uso e la modifica condivisi. Questa fase è di recente apparizione ed è considerata esclusivamente per i documenti digitali.

7 consultazione: Si riferisce a quella fase in cui i documenti sono organizzati con l'intenzione che possano essere consultati. Durante questo processo, le disposizioni di sicurezza e/o accessibilità sono molto importanti, a seconda del pubblico che dovrebbe accedere alle informazioni.

8-archivado o distruzione: Questa è la fase finale del ciclo di vita di tutti i documenti. Corrisponde al momento in cui viene deciso se ha un valore storico sufficiente da preservare o al contrario, viene distrutto.

Risorse

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