Caratteristiche Protocollo aziendale, a cosa serve, esempi

Lui Protocollo aziendale È un insieme di norme sociali e formali adottate da una società per la conformità. La sua funzione è quella di stabilire linee guida e limiti del comportamento che regolano le azioni di tutti i membri dell'azienda.

Questo organo normativo, normalmente raccolto in un manuale o documento, generalmente regola il comportamento interno ed esterno dell'azienda. È un codice di condotta stabilito nella cultura organizzativa dell'azienda.

Attraverso il protocollo aziendale, sono stabilite le regole di coesistenza tra i diversi livelli di lavoro dell'azienda e i criteri di comunicazione che devono prevalere al di fuori di esso.

I protocolli aziendali raccolgono gli standard e i passaggi che devono essere seguiti per la pianificazione, lo sviluppo e il controllo delle azioni eseguite da un'azienda. Questi standard possono includere regole stabilite dallo stato.

Un esempio di protocollo aziendale è il modo in cui un segretario risponde cordialmente a una telefonata. Inoltre, il trattamento rispettoso del conducente di una compagnia di trasporti mentre guida un passeggero all'aeroporto.

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Cos'è un protocollo?

Il protocollo proviene dal latino "protos", Il cui significato è" ciò che accade davanti a qualcosa ", e"Kollos"Ciò si riferisce all'azione di aderire o attaccare qualcosa.

Il dizionario della Royal Academy della lingua spagnola in uno dei suoi significati, lo definisce come "Set di regole stabilite dalla norma o dall'usanza per cerimonie e atti ufficiali o solenni ".

Un protocollo è una descrizione degli standard comportamentali che devono essere seguiti in un'azienda o in un'istituzione. Descrive le linee guida e le procedure del comportamento per eseguire un'azione o in una determinata situazione.

Il protocollo aziendale deve trasmettere ai clienti l'essenza dell'azienda, quindi fa parte della sua filosofia e immagine. Esistono diversi tipi di protocollo: affari, religiosi, ufficiali, sport, sociali, ecc.

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Caratteristiche di un protocollo aziendale

Con la pandemia del coronavirus, l'uso della maschera è stato incluso nei protocolli di numerose aziende

Le caratteristiche di un buon protocollo aziendale sono:

1- Non è regolato Per legge, ma è una rigorosa conformità all'interno dell'azienda dai suoi membri.

2 è pratico, Perché regolando le solite situazioni che si verificano in azienda. In questo modo si evita che si tratti di un documento banale senza osservanza del lavoro.

3- lo è accessibile Per tutti i membri dell'organizzazione, perché stabilisce linee guida comportamentali per ogni situazione di lavoro.

4- lo è comprensibile, Perché deve essere scritto in un linguaggio chiaro in modo che tutti i dipendenti dell'azienda lo assimili.

5 è flessibile, In linea di principio perché le norme consolidate devono rispettare ogni situazione dell'azienda, anche nei momenti di crisi. Ma anche perché possono variare nel tempo e adattarsi ai cambiamenti.

A cosa serve il protocollo aziendale?

Un protocollo è importante per le aziende in modo che i dipendenti sappiano se fanno le cose nel modo giusto

Un protocollo aziendale ha diverse utility:

Correzione delle regole di condotta

L'impostazione delle linee guida comportamentali all'interno di un'azienda in un manuale del protocollo serve a regolare il comportamento dei suoi membri e crea cultura organizzativa.

Senza un protocollo, le relazioni di lavoro e la comunicazione tra l'azienda e i clienti sarebbero un caos totale. Non vi sarebbe alcun rispetto per le gerarchie e l'assenza di un codice di comportamento comporterebbe costi di rispetto e scontri interni.

L'ordine gerarchico senza un protocollo aziendale non poteva essere adempiuto, alterando la struttura organizzativa dell'azienda.

Guida per le attività sociali

Dal punto di vista dell'etichetta, il protocollo è anche necessario per l'organizzazione e la realizzazione di attività sociali che sono rilevanti per l'azienda.

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Il protocollo aiuta a consolidare il prestigio dell'azienda tra i suoi dipendenti e con i suoi correlati: clienti, azionisti, fornitori, autorità, ecc.

Stabilisci l'immagine aziendale

Fa parte dell'immagine aziendale dell'azienda, perché guida e canalizza le azioni positive dei membri dell'azienda. L'immagine di un'azienda non dipende solo dal prodotto o dal servizio di per sé che presta; ma di tutti gli elementi che ruotano attorno a quello.

Il protocollo è utile e necessario per le aziende perché aiuta a migliorare le relazioni umane e rafforza la loro immagine aziendale. Quando si estende a tutte le aree dell'organizzazione, aiuta a raggiungere un clima di lavoro sano e armonioso.

Crea cultura aziendale

Crea inoltre la cultura del business e del lavoro educando lavoratori e manager sulla necessità di integrare e collaborare con obiettivi organizzativi. Aiuta anche a guidare le relazioni dei rappresentanti dell'azienda con i loro collaboratori e clienti.

Esempi di protocolli aziendali

I dipartimenti del servizio clienti hanno protocolli per assistere alle richieste

Il protocollo aziendale copre le procedure stabilite nell'organizzazione aziendale per organizzare eventi: riunioni, visite, conferenze, negoziati, atti di protocollo, ecc.

Ma implica anche il modo di comunicare (comunicazione interna) tra i membri dell'organizzazione e con i clienti e correlati (comunicazione esterna). Ciò include dal modo in cui viene data una risposta a una telefonata, al modo di trasportare l'uniforme o la via del vestirsi.

Allo stesso modo, include lo stile di scrittura per una lettera o un'e -mail e tutti gli elementi necessari per rafforzare l'immagine aziendale dell'azienda.

Un esempio di protocollo aziendale è l'accoglienza di una telefonata. Nel modo di rispondere, salutare e presentare, c'è un'intera cultura aziendale implicita. È quindi un elemento strettamente correlato all'immagine del business o del marchio.

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Protocollo nella telefonata

- Buongiorno Mr/Mrs.

- Sono Judith, come posso aiutarti/ servire?

- Rivederò il tuo caso, per favore non andare in pensione.

- Grazie per aver chiamato, siamo ai tuoi ordini.

- Che ha una giornata felice signora.

Protocollo in presentazione, saluto e addio

• Alzati quando saluti.
• Sforza la mano con sottigliezza e sorridi.
• Evita baci e abbracci effusivi.
• Guarda la persona negli occhi quando si parla.
• Evita tuteo e l'uso di termini colloquiali.
• Sii cordiale e amichevole nel trattamento.
• Prova a chiamare la persona per nome se lo sai.
• Evita la fiducia in eccesso.
• Evita di parlare in eccesso, di te e della tua vita personale.

Protocollo di abbigliamento

• Non usare abbigliamento inappropriato o ottenere troppa attenzione.
• Usa capi che aiutano a completare la tua personalità.
• Usa dimensioni di abbigliamento appropriate.
• Vestito con una cravatta/giacca/gonna/camicetta.
• Gli uomini devono essere adeguatamente rasati e prendersi cura del loro aspetto fisico.
• Le donne si compongono correttamente.
• Mantieni mani e chiodi pulite e accurate.
• Usa profumi o lozioni discrete.

Riferimenti

1. Martínez, Julián Mesa: Manuale del protocollo aziendale: contenuti e fasi di preparazione. Estratto il 14 febbraio 2018 dal blog.gruppo di gruppo.com
2. Cos'è il protocollo e a cosa serve in azienda? Gestiopolis consultato.com
3. Perché il protocollo è importante? Gadebs consultato.È
4. Protocollo. Royal Spanish Academy. Dizionario abituale. Consultato da DLE.Rae.È
5. Il protocollo aziendale. Consultato da Cevents.È
6. L'importanza del protocollo aziendale. Consultato con TeleSup.Edu.PE