Principi di controllo dell'azienda

Quali sono i principi di controllo?

IL Principi di controllo di un'azienda Questi sono i regolamenti che richiedono l'esistenza di procedure e processi stabiliti nei sistemi contabili per aiutare i manager a supervisionare e regolare le attività commerciali, garantendo così che le attività dell'azienda siano protette.

L'obiettivo dei principi di controllo è garantire che il sistema contabile funzioni correttamente e che gli eventi aziendali siano registrati con precisione. Ovviamente, i manager non possono supervisionare tutti i dipendenti, quindi esiste la possibilità che si verifichino alcuni errori o che si verifichino alcune frodi.

Per identificare e stabilire controlli efficaci, la gestione deve valutare continuamente il rischio, supervisionare l'implementazione del controllo e modificare i controlli se necessario.

Avere una funzione aziendale così essenziale fornisce una sicurezza ragionevole riducendo la probabilità di errori e salvaguardando le risorse dell'organizzazione. A causa della sua importanza, le aziende devono considerare i principi fondamentali del controllo.

Quali sono i principi di controllo?

1. Ambiente di controllo

Lo stile di gestione e le aspettative di manager di alto livello, in particolare le loro politiche di controllo, determinano l'ambiente di controllo.

In un ambiente di controllo c'è un'ulteriore supervisione da un comitato di gestione, che garantisce che vi sia integrità amministrativa, valori etici, una struttura organizzativa ben definita e dipendenti competenti e affidabili, assegnazione di autorità e responsabilità.

2. Attività di controllo

Sono politiche e procedure specifiche che la direzione utilizza per raggiungere i suoi obiettivi. Questi includono quanto segue:

Separazione delle attività

Richiede che siano assegnate persone diverse per eseguire compiti diversi nelle attività correlate, in particolare quelle che coinvolgono l'autorizzazione, la custodia o la manutenzione dei registri.

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Chiedendo che persone diverse facciano queste funzioni, viene creato un sistema di controllo equilibrato.

Approvazione delle transazioni e delle attività

Aiuta a garantire che tutte le attività aziendali siano conformi a politiche e linee guida stabilite.

Richiedi che alcuni manager approvino alcuni tipi di transazioni aggiungano un ulteriore impegno per i registri contabili, dimostrando che le transazioni sono state analizzate e approvate dall'autorità corrispondente.

Standardizzazione del documento

Include la creazione di fatture e altri documenti facili da usare e sufficienti.

La standardizzazione facilita la revisione dei vecchi record cercando l'origine di una certa discrepanza nel sistema. La mancanza di standardizzazione può far trascurare o essere incompresi alcuni elementi in questa recensione.

Controlli fisici e di accesso su risorse e record

Sono controlli elettronici o meccanici (cassette di sicurezza, schede di identificazione, recinzioni, scatole, videocamere, blocchi) o controlli del computer, relativi ai privilegi di accesso o alle procedure di supporto e recupero stabilite.

La tecnologia può generalmente arrivare dove le persone non possono e può essere al lavoro 24 ore al giorno senza la necessità di un pagamento aggiuntivo.

Controllare l'accesso a un sistema contabile tramite password, blocchi e record di accesso elettronico mantiene utenti non autorizzati al di fuori del sistema, così come fornisce un modo per controllare l'uso del sistema per identificare errori di errori.

Recensioni indipendenti

Le aziende devono rivedere periodicamente i loro sistemi di controllo. Questo deve fare una persona che non ha svolto alcuna parte del lavoro che verrà verificata.

Queste revisioni aiutano a garantire l'affidabilità delle informazioni contabili e l'efficienza delle operazioni.

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Assegnazione delle responsabilità

La società deve stabilire chiaramente le responsabilità. Assegnare responsabilità specifiche alle persone garantiscono che comprendano quale sia la loro funzione di mantenere il controllo.

Se una responsabilità è ovvia, un sistema di controllo efficace chiarirà chi non sta svolgendo un'attività assegnata.

Esempi

Tutti questi controlli soddisfano gli obiettivi del principio di controllo. Dopo che i controlli stanno camminando, i manager non devono supervisionare l'attività di ciascun dipendente. Possono rivedere periodicamente i controlli per garantire che funzionino correttamente e si concentrano sulla gestione aziendale.

Separazione delle attività

È un buon controllo per garantire che le funzioni di manutenzione della registrazione siano separate dalla gestione effettiva della cassa.

Per questo motivo, il cassiere è responsabile dell'adesione ai clienti in contanti, con la possibilità di depositarlo in banca e il dipartimento contabile è responsabile della registrazione di tali ricevute in contanti e della riconciliazione bancaria.

In questo modo, una sola persona non può prendere i soldi del cliente e appoggiarlo, quindi coprire con una contabilità fraudolenta.

Se due persone fanno questi lavori, l'unico modo in cui la frode può funzionare è se ogni persona è in complicità con l'altra. Ovviamente, due dipendenti complici sono molto meno inclini di un singolo dipendente che ruba.

Approvazioni

Richiesta di approvazione per effettuare pagamenti di spese ingombranti può impedire ai dipendenti senza scrupoli di effettuare grandi transazioni fraudolente con i fondi dell'azienda.

Un listino di prezzo ufficiale funge da approvazione al personale di vendita da vendere con questi prezzi. Inoltre, potrebbe esserci un controllo che consente al responsabile delle vendite di autorizzare le modifiche ragionevoli nel listino prezzi.

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Personale e rotazione delle vacanze

La rotazione obbligatoria dei dipendenti o il periodo delle vacanze sono implementati per rilevare schemi fraudolenti in cui è necessario disporre di un sistema abituale per mantenerlo.

Se il contabile modifica le responsabilità ogni due mesi, una persona non sarà in grado di eseguire un falso sistema in modo coerente.

Audit fisici

Gli audit fisici includono il conteggio manuale di contanti e qualsiasi altra attività fisica registrata nel sistema contabile, come gli inventari.

Il conteggio fisico può rivelare discrepanze nascoste nei saldi dei conti ignorando completamente i registri elettronici. Il conteggio dei contanti ai punti vendita può essere fatto quotidianamente o anche più volte al giorno.

I progetti più grandi, come l'inventario fisico, devono essere realizzati meno frequentemente, forse annualmente o trimestrale.

Conciliazioni contabili periodiche

Garantiscono che i saldi del sistema contabile coincidano con i saldi dei conti di altre entità, come banche, fornitori e clienti.

Le differenze riscontrate tra questi tipi di conti complementari possono rivelare discrepanze nei propri conti o che gli errori provengono dalle altre entità.

Controlli automatizzati

Sono probabilmente i controlli interni più comuni perché non solo proteggono l'azienda, ma ne aumentano anche l'efficienza.

Gli orologi del tempo automatizzati sono un buon esempio. I dipendenti controllano questi orologi quando arrivano e quindi verificano alla fine della loro giornata.

L'orologio automatico elimina la possibilità che i dipendenti imbrogliano con le loro ore di lavoro.