Principi di controllo amministrativo

Quali sono i principi del controllo amministrativo?

IL Principi di controllo amministrativo Sono le regole generali che devono essere soddisfatte nel processo di analisi se le azioni vengono eseguite come previsto e adottano le misure correttive necessarie per confermare la pianificazione.

Gestire significa cercare di rendere disponibile il miglior uso possibile delle risorse per raggiungere l'obiettivo dell'azienda. Pertanto, l'amministrazione include tutte le operazioni dell'azienda.

I controlli amministrativi sono l'insieme di procedure necessarie per l'efficienza amministrativa ed economica. Come parte integrante del sistema di controllo interno di un'organizzazione, il suo obiettivo è garantire l'implementazione completa e tempestiva delle politiche e dei piani dell'amministrazione.

Alcuni esempi di controlli amministrativi includono procedure, formazione dei dipendenti e installazione di segnali di avvertimento.

I principi di base del controllo amministrativo possono essere raggruppati in undici categorie, che riflettono il loro scopo e natura, struttura e processo. Questi principi di controllo amministrativo sono dettagliati di seguito.

Principi di base del controllo amministrativo

Principio di garanzia oggettiva

L'obiettivo di base del controllo amministrativo è il raggiungimento degli obiettivi. Questo viene fatto quando si rilevano guasti nei piani.

Le deviazioni potenziali o reali dei piani devono essere rilevate sufficientemente, per consentire un'azione correttiva efficace.

Principio di controllo dell'efficienza

Un sistema di controllo amministrativo deve rilevare ed evidenziare le cause delle deviazioni dai piani con i costi minimi possibili.

Il principio di efficienza è particolarmente importante per il controllo, perché le tecniche tendono ad essere costose e ingombranti.

Un manager può essere così assorbito dal controllo, che può spendere più del necessario per rilevare una deviazione. I controlli che interferiscono seriamente con l'autorità dei subordinati o con la motivazione di coloro che eseguono i piani sono inefficienti.

Principio di responsabilità di controllo

La principale responsabilità dell'esercizio del controllo risiede nel gestore responsabile dell'esecuzione dei piani. La tua responsabilità non può essere abrogata o annullata senza cambiare la struttura dell'organizzazione.

La responsabilità del controllo dovrebbe essere data a persone specifiche in ogni fase dell'operazione. Questo semplice principio chiarisce il ruolo molto raramente compreso dai controller e dalle unità di controllo.

Queste agenzie fungono da servizio che fornisce informazioni di controllo. Tuttavia, non possono esercitare il controllo a meno che non venga concessa un'autorità manageriale e la responsabilità per le cose controllate.

Principio di prevenzione

Il controllo, come la pianificazione, deve guardare avanti ed essere preventivo. Spesso questo principio è stato trascurato, in gran parte perché il controllo dipendeva maggiormente dai dati statistici e contabili, invece di fare affidamento su previsioni e proiezioni.

Sebbene le previsioni non siano precise, sono migliori dei registri storici. Idealmente, un sistema di controllo dovrebbe fornire un feedback immediato per essere in grado di correggere, non appena le deviazioni delle prestazioni desiderate.

Se ciò non è possibile, il controllo dovrebbe essere basato su previsioni, al fine di prevedere deviazioni di tempo. Una maggiore attenzione dovrebbe essere prestata alla prevenzione delle carenze che a rimediare dopo che si sono verificati, influenzando il costo economico che ciò significa.

Ad esempio, le previsioni in contanti aiutano a mantenere la solvibilità aziendale, anticipando la scarsità di cassa e prevenendole. 

Principio di controllo diretto

La stragrande maggioranza dei controlli usati oggi si basa sul fatto che l'essere umano commette errori. Sono spesso usati come controlli indiretti volti a rilevare errori, spesso dopo il fatto.

Quando possibile, dovrebbero essere usati controlli diretti per prevenire gli errori. Migliorare la qualità dei manager può ridurre al minimo la necessità di utilizzare i controlli indiretti. I manager di alta qualità commettono pochissimi errori e svolgono tutte le loro funzioni con il miglior vantaggio.

Principio di riflessione dei piani

Il controllo è il compito di garantire che i piani vengano eseguiti in modo efficace. Pertanto, le tecniche di controllo devono riflettere la natura e la struttura specifiche dei piani.

Più chiaro e completo.

Ad esempio, il controllo dei costi dovrebbe essere basato sui costi pianificati di un tipo definito e specifico.

Pripiramide

I dati di feedback devono prima comunicare ai piedi della piramide; cioè, ai supervisori e persino al personale operativo che sono ai livelli più bassi.

Ciò darà ai dipendenti l'opportunità di controllare le proprie situazioni, oltre ad accelerare le azioni correttive.

Principio di idoneità organizzativa

Un sistema di controllo amministrativo è conforme all'area dell'autorità amministrativa e deve riflettere la struttura dell'organizzazione.

Quando il sistema di controllo amministrativo si adatta alla struttura dell'organizzazione, determina la responsabilità dell'azione e facilita la correzione della deviazione dei piani.

Allo stesso modo, le informazioni devono essere adattate per valutare le prestazioni in relazione ai piani per la posizione del manager che le utilizzerà. In altre parole, tutte le figure e i report utilizzati a scopo di controllo devono essere in termini di organizzazione.

Principio dell'individualità dei controlli

I controlli diventano efficaci quando sono coerenti con la posizione, la responsabilità operativa, la competenza e le esigenze dell'individuo interessato.

L'ambito e le informazioni dettagliate richieste variano in base al livello e alla funzione della gestione.

Allo stesso modo, diversi manager preferiscono forme diverse e report di informazione. Pertanto, i controlli devono soddisfare i requisiti individuali di ciascun manager.

Principio di controllo dei punti critici

Tutte le operazioni hanno alcuni punti vulnerabili o critici. Questi sono quelli che causano la maggior parte dei problemi e danno origine a grandi deviazioni.

Un manager, mentre esercita il controllo, deve focalizzare la sua attenzione sui fattori fondamentali per valutare le prestazioni.

Sarebbe inutile e antieconomico che un manager verifichi ogni dettaglio delle prestazioni. Pertanto, devi concentrare la tua attenzione sui punti di prestazione critici.

Principio di azione

Il controllo è una perdita di tempo se non vengono prese misure correttive. Tra le azioni correttive possono essere il ripensamento dei piani, una riorganizzazione, la sostituzione o la formazione di un subordinato, la motivazione del personale, ecc.

Il controllo è giustificato solo quando le deviazioni indicate dei piani sono corrette dalla pianificazione, dal personale e dall'indirizzo appropriati.

Riferimenti

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