Principi di pianificazione amministrativa, tipi, elementi, fasi

IL Pianificazione amministrativa di un'azienda è un processo integrale per determinare ciò che un'azienda deve essere convertita e come può l'obiettivo del meglio. Valuta tutto il potenziale dell'organizzazione, collegando direttamente i suoi obiettivi con le attività e le risorse necessarie per raggiungerli.

Gli imprenditori iniziano un'azienda per raggiungere uno scopo che abbia senso per loro. L'azienda diventa uno strumento per l'imprenditore di fare ciò che vuole fare. La pianificazione amministrativa descrive ciò che la società vuole fare.

Inoltre, offre un processo sistematico per porre e rispondere alle domande più critiche per il team di gestione, in particolare le decisioni importanti di compromettere le risorse.

Gran parte della funzione della pianificazione è di essere in grado di lavorare in modo indipendente per determinare quali responsabilità dovrebbero essere assegnate a quali dipendenti, stabilire livelli di priorità per determinati compiti e creare programmi di lavoro.

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Chi impianta la pianificazione amministrativa?

La pianificazione amministrativa viene effettuata dal manager o dall'amministratore di una società. Stabilire una pianificazione amministrativa che consente di raggiungere gli obiettivi aziendali è una delle funzioni di gestione più importanti. Ciò significa assegnare risorse e responsabilità al personale, nonché implementazione di un programma di lavoro per il completamento.

La pianificazione amministrativa richiede che l'avanzamento del team di lavoro sia costantemente verificato, al fine di apportare piccoli aggiustamenti quando necessario, mantenendo un'immagine chiara degli obiettivi più importanti dell'azienda.

Principi di pianificazione amministrativa

La pianificazione amministrativa ha una serie di principi:

Razionalità

È l'abilità di pianificazione basata su criteri reali e logici, che costituiscono quindi possibili piani d'azione.

Unità

Ogni azienda ha il dovere che la pianificazione amministrativa si riveli adeguata. Pertanto, ogni area deve condurre le sue strategie secondo il piano generale.

Impegno

Si riferisce all'accettazione della pianificazione che ogni area dell'azienda deve avere. Sebbene la pianificazione sia una funzione manageriale, non dovrebbe essere fatto da una sola persona. Al contrario, è necessario effettuare un processo collaborativo e inclusivo.

Devi far sentire i dipendenti impegnati nel processo di pianificazione, assumendo la responsabilità condivisa per la sua realizzazione. Potrebbero anche avere idee innovative che altrimenti andrebbero perse.

Precisione

La pianificazione deve acquisire un alto livello di precisione in modo che ogni area dell'organizzazione conduca tutti i suoi sforzi nel modo atteso.

Comunicazione

È importante comunicare chiaramente ai dipendenti sia il piano amministrativo che i risultati desiderati. La comunicazione aperta deve essere incoraggiata, incoraggiando tutti a dare feedback e suggerire miglioramenti.

Flessibilità

Si riferisce alla capacità di adattarsi ai cambiamenti, il che consentirà all'azienda di rimanere in tempo.

Una pianificazione efficace richiede l'abbandono di processi obsoleti, la revisione delle strategie, l'innovazione, l'assunzione e il dire addio. Tutto ciò significa un cambiamento, che è difficile da gestire.

Dati e non assunzioni

Base un piano sulle ipotesi è un grave errore che annulla tutti i vantaggi della pianificazione adeguata. È importante fare una ricerca di mercato, organizzare gruppi di discussione, parlare con i dipendenti stessi e consultare gli esperti di mercato.

Cultura della crescita

Puoi solo mantenere un vero approccio di miglioramento a una cultura che valuta l'efficienza e la crescita. Devi lavorare per creare quella cultura in azienda.

Se i dipendenti sono aiutati a sviluppare le proprie capacità, apprezzando e gratificando i risultati personali, i dipendenti saranno più disposti a impegnarsi a chiedere obiettivi e piani.

Tipi di pianificazione

Strategico

È progettato tenendo conto dell'intera organizzazione. I manager di alto livello progetteranno ed eseguiranno piani strategici per visualizzare un'immagine del futuro desiderato e degli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione.

In sostanza, questa pianificazione guarda verso il futuro, in cui la società dovrebbe essere tra tre, cinque o dieci anni. Funge da framework per pianificare livelli più bassi.

Ad esempio, Tomás è un manager di alto livello di Angelo Pizzeria. Tomás deve usare la pianificazione strategica per garantire che gli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione siano raggiunti.

Ciò significa sviluppare strategie a lungo termine per raggiungere la crescita, migliorare la produttività e la redditività, aumentare gli investimenti e migliorare il servizio clienti. Questo farà parte del futuro desiderato per la pizzeria.

Tattica

Fornisce supporto alla pianificazione strategica, rendendola specifica per ogni area dell'azienda. Questi piani si basano sulla responsabilità e sulla funzionalità di ciascun dipartimento di adempiere alla propria parte del piano strategico.

Ad esempio, quando Marta, responsabile di medio livello della pizzeria, trova il piano strategico di Tomás per aumentare la produttività, inizia a pensare immediatamente a possibili piani tattici per garantire che ciò accada.

La sua pianificazione tattica potrebbe essere quella di provare un nuovo processo per fare le pizze, cercando di ridurre la quantità di tempo che richiede una pizza o forse trovare un forno più potente per ridurre i tempi di cottura.

Marta deve creare una serie di azioni che hanno una gamma più limitata di quella del piano strategico, ma aiuta comunque a avvicinare l'azienda all'obiettivo a lungo termine.

Operativo

È la pianificazione fatta da manager di livello inferiore. Si concentra sulle operazioni e le procedure specifiche che si verificano al livello di base dell'azienda. I soliti compiti di ciascun dipartimento devono essere pianificati con un alto livello di dettaglio.

Francisco, direttore di base di Angelo Pizzeria, è responsabile della pianificazione operativa. Le tue attività includono cose come:

• Valuta, ordina e memorizza l'inventario.
• Programma i dipendenti ogni settimana.
• Crea un budget mensile.

Elementi di pianificazione amministrativa

Visione e missione

L'affermazione della visione risponde alla domanda: dove stiamo andando? D'altra parte, la Dichiarazione della missione descrive il suo scopo e risponde alla domanda: perché siamo qui?

Valori

Questa affermazione risponde alla domanda: cosa è importante per noi? Pertanto, i valori sono le cose che vuoi affermare costantemente.

Obiettivi

Sono i risultati specifici e misurabili, entro un periodo stabilito. In generale, gli obiettivi includono il reddito e la redditività desiderati.

Analisi SWOT

È utile analizzare dove si trova attualmente l'azienda, per l'identificazione dei suoi punti di forza, opportunità, debolezze e minacce. Richiede che vi sia una profonda comprensione del mercato e anche come l'azienda è posizionata all'interno della sua nicchia in competizione con i giocatori esistenti.

Le debolezze e i punti di forza sono fattori interni, mentre le minacce e le opportunità sono fattori esterni, che influenzano la vitalità dell'azienda.

Struttura organizzativa

È una descrizione generale di tutte le persone coinvolte nell'azienda e della loro posizione in relazione ad altri. L'esperienza del team esistente deve essere dettagliata, così come i ruoli che non sono ancora stati ricoperti.

Operazioni

I processi e le persone che rendono bene l'azienda sono fondamentali per il successo. In effetti, aiutano a produrre prodotti migliori, offrendoli con un costo inferiore o in modo più efficiente. Questo elemento deve eseguire con successo il "promesso" dagli elementi precedenti.

Analizzare le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi, identificando anche i compiti principali e i potenziali ostacoli. Ci saranno sempre compiti che sono critiche per il successo dell'azienda. Infine, identificare possibili ostacoli aiuta a anticipare come adattarsi se le circostanze cambiano.

Gestione finanziaria

Si occupa degli aspetti finanziari dell'azienda, con informazioni storiche e un'analisi che mostra dove è diretta l'azienda. Sono inclusi anche le proiezioni e i budget dell'azienda.

Proiezione degli utili

Una vendita mensile di vendite, costi operativi, tasse e profitti per l'anno successivo.

Requisiti di capitale

Mostra agli investitori quali saranno i loro soldi. Deve contenere un riepilogo di tutte le spese di grandi acquisti e anche i costi di operazione da giorno a giorni.

Fase della pianificazione amministrativa

Sii consapevole

La coscienza consente di identificare le opportunità disponibili e future. Implica inoltre la comprensione degli obiettivi dell'organizzazione, esaminando ogni obiettivo in dettaglio e analizzando i risultati pianificati.

Raccogliere informazioni

Tutte le informazioni pertinenti relative all'operazione commerciale devono essere prese. Tutti i fatti e le cifre devono essere dettagliati, identificare i clienti target, oltre a scrivere i loro gusti e preferenze.

Le linee guida devono anche essere stabilite in base ai quali sono forniti i beni e i servizi, l'attuale valore di mercato dei prodotti, oltre ai costi e alle spese previsti, con i rendimenti previsti.

I compiti devono essere ben noti al fine di allinearli con gli obiettivi e con le risorse necessarie, in termini di personale e finanziamento.

Per stabilire obiettivi

Si tratta di stabilire gli obiettivi che l'azienda deve sforzarsi di raggiungere utilizzando le sue risorse disponibili. Comprendere gli obiettivi consente a ciascun dipendente di conoscere il proprio ruolo per il loro raggiungimento. Pertanto, devono essere adeguatamente formulati e ben comunicati a tutti i dipendenti.

Devono essere stabiliti in base al loro ordine di importanza. Il più importante deve avere la priorità e completare prima.

Determina il corso dell'azione

Un buon manager deve analizzare tutte le opzioni disponibili e fare una selezione finale appropriata in termini di convenienza e utilizzo delle risorse. Tutti gli aspetti positivi e negativi di ogni particolare corso di azione devono essere analizzati e pesati.

Valuta il corso dell'azione

Implica l'analisi delle prestazioni dei diversi compiti. I diversi fattori sono misurati tra di loro, preferendo così il modo più conveniente di azione in termini di risorse e pianificazione.

Ad esempio, un corso d'azione può richiedere grandi investimenti ed essere redditizio a lungo termine, mentre un altro può richiedere pochissime risorse, ma margini di profitto a basso lungo termine.

Pianificare l'implementazione

Per una corretta attuazione, è necessario stabilire politiche e procedure, oltre ai piani di esecuzione per tutto il personale operativo, i dirigenti e altri collaboratori.

Monitoraggio e valutazione

L'efficacia e l'esecuzione della pianificazione dovrebbero essere periodicamente valutate. A seconda dei risultati, le linee guida di gestione potrebbero aver bisogno di aggiustamenti.

Riferimenti

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