Office in the Business World Funzioni, attrezzature e materiale

IL Ufficio nel mondo degli affari Rappresenta la parte della società in cui vengono elaborati i dati ricevuti ed emessi, al fine di fornire le informazioni richieste dall'organizzazione per il normale sviluppo delle sue operazioni o attività.

La sua importanza è data perché ogni azienda che produce beni o servizi, qualunque cosa sia la filiale in cui è specializzata, ha bisogno di una serie di persone che gestiscono l'operazione e gestiscono le altre funzioni amministrative. La maggior parte di queste persone lavora negli uffici.

La quantità di personale in un ufficio può variare, ma tutte le organizzazioni, indipendentemente dal loro tipo o dimensioni, hanno bisogno di dipendenti dell'ufficio per prendersi cura delle attività quotidiane. Gli impiegati gestiscono molti aspetti diversi di un'azienda.

Questi aspetti includono elaborazione contabile, di testo e dati, telecomunicazioni e altre attività. Sono necessari in tutti i settori dell'economia, dalla produzione ai trasporti. 

La tecnologia dà un contributo di base in ufficio: consente di svolgere una maggiore quantità di lavoro in un periodo più breve.

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Funzioni di ufficio

L'ufficio nel mondo degli affari può avere funzioni diverse:

- I servizi importanti forniti dall'ufficio includono sia i servizi amministrativi che altri tipi agli altri dipartimenti dell'organizzazione, che non possono funzionare senza l'ufficio.

- L'ufficio è importante in un'organizzazione come il cervello nel corpo umano. Pertanto, l'ufficio è il cervello dell'azienda. Raccogli informazioni da diverse fonti interne ed esterne, registrati, organizza e analizza per renderle disponibili per la gestione. Tutti i tipi di informazioni, sia passati che presenti, sono disponibili in ufficio.

- L'ufficio funge anche da intermediario. Collega il mondo esterno con i diversi dipartimenti e viceversa. Tutti gli ordini di vendita vengono ricevuti attraverso l'ufficio. Collega l'organizzazione con clienti, fornitori, governo e pubblico in generale. Le pubbliche relazioni sono molto importanti negli uffici moderni.

- È il cuore di tutte le attività commerciali; È come un centro nervoso amministrativo. Dall'ufficio, circolano informazioni su acquisti, vendite, finanza e comunicazioni.

- È un centro di controllo; È il mezzo per la realizzazione delle politiche dell'azienda. Quando l'azienda cresce, ogni leader è il potere delegato di prendere le proprie decisioni e azioni. Pertanto, ogni dipartimento avrà il proprio ufficio, per facilitare la direzione a delineare i propri piani e politiche.

Alcune azioni chiave che vengono eseguite negli uffici sono:

• Incontri.
• Richiama l'attenzione.
• Accettare la strategia dell'azienda.
• Obiettivi d'accordo.
• Organizzazione degli archivi fisici e informatici.
• Servizio Clienti.
• Stampa e copia dei documenti.

Attrezzatura e materiale

I team di ufficio si sono evoluti per consentire una maggiore automazione. Automazione dell'ufficio significa utilizzare le macchine per eseguire compiti ripetitivi e noiosi che le persone hanno precedentemente svolto. Le squadre aiutano anche i lavoratori a svolgere il proprio lavoro in modo più rapido ed efficiente.

Tra le squadre che possiamo trovare in un ufficio ci sono:

Sistema telefonico commerciale e numeri di telefono della scrivania

Sono i mezzi principali utilizzati per la comunicazione diretta con clienti e fornitori.

Computer

Per elaborare le informazioni, che attualmente è l'anima di qualsiasi ufficio. Sono anche essenziali per la comunicazione, grazie all'email.

Rete di computer e connessione Internet

Se le informazioni sono l'anima dell'azienda, allora le reti informatiche sono le arterie che incanalano tali informazioni in tutte le aree del business. Sono necessari un cablaggio Ethernet, router e un modem per collegare la rete locale a Internet.

Stampanti multifunzionali

Quando le informazioni sono digitali, vogliamo stamparle e, se sono stampate, vogliamo scansionarle. D'altra parte, vogliamo riceverlo o inviarlo in fax. Queste squadre fanno tutto.

Crusher di carta

Quando si genera carta stampata, devi distruggerla molte volte. L'ufficio è responsabile delle informazioni che hai.

Fotocopiatrici

Fondamentale per fare copie dei documenti.

Proiettori di video e schermi

Utilizzato per le presentazioni nella sala riunioni.

Squadre per commercianti

Macchine a punto di vendita e registratore di cassa.

Mobilia

All'interno dei mobili in un ufficio possiamo trovare quanto segue:

• Sedie
• Banchi
• Cubicoli
• Armadietti
• Tappeti
• Riunioni per le riunioni

Materiali e forniture per ufficio

Alcuni dei materiali e delle forniture necessarie per il funzionamento di un ufficio sono:

• Fogli di carta bianca: Usato per impressioni e fotocopie, per scrivere piccole note e per presentazioni in rotafolios.
• Rotolo di carta: Carta termica fax, nastro etichetta, carta punto vendita.
• Forme pre -prespree: Fatture, dichiarazione fiscale, entrate di pagamento, calendari desktop.
• Tag e carta adesiva: Etichette delle cartelle, etichette dei prezzi e note post-it.
• Materiali di consumo per la stampa: Cartucce d'inchiostro e cartucce toner.
• Media di archiviazione portatile: Ricordi USB e schede di memoria.
• Dispositivi di fissaggio meccanici: Clip per tipo di carta e farfalla, graffette.
• Dispositivi di fissaggio chimico: Nastro adesivo trasparente, colla.
• Pulizia degli articoli: Trapeer, bidoni, contenitori per il riciclaggio, scope, sapone, atmosfera, disinfettanti, asciugamani di carta e carta igienica.
• Piccole macchine: perforazione di carta, pinze, guarnizioni gengivali, macchine di numerazione e salapuntas.
• Archiviazione fisica: cartelle, buste, scatole, scaffali e organizzatori della scrivania.
• Materiali di scrittura e correttori: matite, penne, marcatori, nastro correttivo, fluido correttore e bozze.

Esempi di posti di lavoro in un ufficio

Scrittori/editori su siti Web e giornali 

Scrittori ed editori, che appartengano al team di lavoro o lavorano da casa, lavorano in un ufficio. Gli scrittori creano contenuti per pubblicazioni stampate, pagine Web e blog. Gli editori correggono il contenuto che è stato scritto.

Receptionist

Un receptionist è in un ufficio che riceve clienti e fornitori, scrive e -mail, rispondendo alle telefonate, prendendo messaggi, inviando e -mail, comunicando chiamate telefoniche a dipendenti specifici e presentazioni.

Il rappresentante del servizio clienti deve essere ben informato sul business per la quale lavora, nonché sui loro prodotti e servizi, per essere in grado di aiutare i clienti. È necessario rispondere alle chiamate ed e -mail, prendere ordini e rimborsi di emissione.

Contabili

Contabili o contabili lavorano in un ambiente d'ufficio. I tuoi doveri includono la preparazione fiscale, il pagamento delle bollette, la ricezione di pagamenti, tra gli altri.

Manager

I gestori degli uffici gestiscono il lavoro degli uffici. I loro obblighi possono variare dall'assunzione, dal licenziamento o dalla programmazione del lavoro del personale, delegando le funzioni, nella formazione di nuovi dipendenti, nella creazione e nell'applicazione delle politiche degli uffici, alla supervisione del team di lavoro, alla risoluzione delle situazioni e al mantenimento di sistemi informatici.

Attenzione dei call center

Le persone che lavorano in un call center devono rispondere alle telefonate dei clienti dell'azienda per i quali lavorano. Devi rispondere alle tue domande, ricevere reclami e ordini di elaborazione.

Riferimenti

1. Rob Waugh (2017). Qual è il prossimo per la tecnologia degli uffici? Il telegrafo. Small Business Connect. Preso da: Telegraph.co.UK.
2. Lucy Kellaway (2013). Come il computer ha cambiato l'ufficio per sempre. notizie della BBC. BBC preso.com.
3. Wikipedia, The Free Encyclopedia (2018). Gestione dell'ufficio. Preso da: in.Wikipedia.org.
4. Yajaira Gutierrez (2012). Nozioni di base per ufficio. Tratto da: pedagecomercial.Blogspot.com.
5. James Bucki (2018). Attrezzature per ufficio essenziali per l'avvio di un'azienda. The Balance Operations & Technology. Tratto da: thebelance.com.