Manuale delle procedure

Spieghiamo qual è il manuale delle procedure dell'azienda, a cosa serve e diamo diversi esempi

Qual è il manuale delle procedure dell'azienda?

Lui Manuale delle procedure di un'azienda È un documento scritto che elenca passo dopo passo le istruzioni su come completare un'attività di lavoro o come affrontare una situazione specifica quando si presenta sul posto di lavoro. Contiene le migliori pratiche dell'azienda e le descrizioni dei principali processi aziendali.

Questo manuale contiene anche i metodi e gli standard su come si prevede il lavoro. La creazione del manuale delle procedure consente di effettuare l'azienda verso la crescita, semplificando la formazione e facilitando la sua capacità di scalare.

Questo manuale può essere una cartella a tre canne, una cartella in una rete condivisa della rete o una versione automatizzata pubblicata online, utilizzando un Software Amministrazione della procedura. Tutti devono capire quale sia il manuale di procedura e dove puoi trovare quando qualcuno ne ha bisogno.

Scrivere un manuale di procedura richiede che i passaggi coinvolti in un determinato processo siano chiaramente compresi. Man mano che l'azienda cresce, saranno necessarie nuove procedure. Il manuale di procedura può anche essere considerato come una libreria di procedura.

Gli esempi manuali ospitano procedure che possono essere utilizzate come modello per nuove procedure operative. Tutti i dipendenti dell'organizzazione devono essere educati nelle politiche e nelle procedure dell'azienda; Devono sempre avere un accesso immediato a un manuale di procedura.

Qual è il manuale di procedura?

Formazione

Con l'uso di un manuale di procedura ben scritto, un'azienda può facilitare in modo più efficace la formazione dei nuovi dipendenti.

Oltre alla formazione, un manuale di procedura offre agli attuali membri del team una risorsa per conoscere le procedure meno utilizzate, garantendo che vengano eseguite con la formalità corretta, mantenendo il controllo di qualità.

In modo che i dipendenti conoscano le loro funzioni

I dipendenti devono capire cosa ci si aspetta da loro. I supervisori hanno bisogno di un manuale di procedura per gestire i processi aziendali. Quando si documenta gli standard, ciò che è importante per la crescita, la qualità e la soddisfazione del cliente viene comunicata.

Miglioramento del processo decisionale

Attraverso le politiche e le procedure che influenzano un'area funzionale, i lavoratori di prima linea hanno il potere di prendere decisioni efficaci e risparmiare tempo.

Miglioramento della comunicazione

Un manuale di procedure efficaci fornisce metodi appropriati per la comunicazione interdipartimentale, consente al personale di lavorare insieme per risolvere i problemi quotidiani dell'azienda senza richiedere una partecipazione di supervisione inutile.

L'obiettivo del manuale delle procedure deve essere quello di organizzare contenuti diversi per riflettere sia i modi che i media dell'azienda, al fine di eseguire il servizio o produrre il prodotto al basso costo e nel più breve tempo possibile.

Migliorare la soddisfazione del personale

Ha l'ulteriore vantaggio di mantenere la soddisfazione professionale e un'elevata motivazione dei dipendenti.

Come elaborare un manuale di procedura?

Prima di sviluppare un manuale di procedura è importante comprendere la differenza tra politica, processo centrale e procedura.

• La politica è l'insieme di principi di base e linee guida associate, formulate e applicate dalla leadership di un'organizzazione, per dirigere e limitare le sue azioni nella ricerca di obiettivi a lungo termine.
• Il processo di base è la sequenza di procedure interdipendenti e collegate, che in ogni fase consumano una o più risorse (tempo dei dipendenti, energia, macchine, denaro) per convertire gli input in prodotti. Questi risultati fungono da biglietti per la fase successiva fino a quando non viene raggiunto un obiettivo noto o un risultato finale.
• La procedura è una sequenza di attività o un corso di azione fissa, definito da passaggi (contenente il punto di partenza e finale chiaramente definito) che devono essere eseguiti nello stesso ordine per specificare correttamente un'attività.

1. Definire i processi centrali

Devi contemplare tutti i processi centrali che l'azienda ha. Inizia definendo quali processi saranno delineati e mappati nel manuale della procedura, creando un riepilogo di tutte le procedure che si desidera includere.

Sebbene ogni processo non possa essere posizionato, è importante stabilire il più fondamentale e importante. Ad esempio, un ristorante potrebbe definire processi centrali su come viene realizzato un determinato piatto, ma altrettanto importante è il processo di pulizia del ristorante.

Dovrebbe essere creato un elenco dei processi centrali che devono essere integrati nel manuale delle procedure. Lo schema fungerà da guida per assicurarsi di non lasciare nessuno dei compiti quando inizi a scrivere il manuale.

2. Scrivi un'introduzione

Includi una breve descrizione di ciò che include il manuale, che è direttamente direttamente alle persone che useranno il manuale, ciò che i lettori possono aspettarsi quando usano il manuale e il modo migliore per usare il manuale (cioè "Leggilo dall'inizio alla fine "O" usalo come riferimento alla ricerca delle procedure se necessario ").

3. Stabilire un diagramma di flusso di ogni processo

Ogni processo è definito dai passaggi o dalle attività necessarie per completarlo. Se viene omesso un passo, è possibile rappresentare la perdita o il ritardare un ordine o avere un prodotto finale difettoso. Stabilire un diagramma di flusso è definire il flusso di lavoro.

Per completare un manuale è necessario iniziare con un processo contemporaneamente: inizia con il primo processo dello schema. Vengono descritti i passaggi necessari per completare il processo, quindi i dettagli per ogni passaggio vengono restituiti e scritti.

Devi assicurarti che ogni passaggio sia chiaro e conciso. Ogni passaggio deve fornire sufficienti dettagli in modo che chiunque possa seguire le istruzioni.

Ad esempio, supponiamo che una procedura per il processo di vendita sia stata creata da un requisito di Internet. Innanzitutto viene effettuato un diagramma di flusso su come il potenziale cliente viene inizialmente contattato dopo le informazioni richieste: tramite telefonata, e -mail o messaggio di testo.

Se il potenziale cliente non poteva essere inizialmente contatto, quante volte viene seguito il team di vendita, con script specifici per ogni contatto.

Quando si contatta il client viene assegnato uno script diverso, nonché una serie di follow -up, a seconda che il cliente abbia acquistato il prodotto o abbia deciso di attendere.

4. Consegnare la procedura a un'altra persona per leggerla

È importante fare un lavoro o qualcuno noto per leggerlo e seguire le istruzioni mentre sono scritte. Questa persona può fornire commenti preziosi se ci sono passaggi che non potrebbero completare o non capivano.

I commenti basati sui commenti vengono eliminati. È possibile che tu debba riscrivere, modificare o aggiungere qualcosa alle istruzioni.

5. Crea elenchi e moduli di controllo

Per qualsiasi processo è più facile per i membri del team seguire un modulo o una lista di controllo. Ecco perché deve essere sviluppato un modello dettagliato, in base al processo di mappatura.

Se sono necessarie informazioni specifiche quando il cliente entra, è necessario assicurarsi che il modello abbia tutte le informazioni richieste, presentate in modo conciso.

Non si dovrebbe presumere che i membri del team ricordino tutto ciò che indica la procedura, specialmente quando un cliente è seduto di fronte a loro. I checkling e i moduli devono essere integrati come appendice al diagramma di flusso e alle fasi del processo.

6. Integralo in un manuale di procedura

Dopo che un diagramma di flusso è stato assegnato a ciascun processo e sono stati creati tutti i modelli di supporto, sono integrati in un manuale di procedura completa. Il manuale è organizzato in base ai dipartimenti.

Ad esempio, il manuale della procedura potrebbe avere le sezioni "vendite", "operazioni" e "distribuzione". Ogni sezione è divisa nei processi centrali di quel dipartimento, di solito nell'ordine in cui ogni processo centrale viene effettuato nella consegna generale dei prodotti.

Nella sezione "Distribuzione", si potevano avere diversi processi principali, come "Ottieni l'ordine", "Packaging per la consegna", "Spedizione" e "Follow -up".

Il manuale delle procedure è organizzato con una tabella dei contenuti e ogni procedura è chiaramente pronta con un'intestazione del titolo audace.

Una copertina è inclusa con il nome del manuale, una tabella di contenuto, l'introduzione e le procedure nell'ordine della tabella dei contenuti.

Potresti persino organizzare schede in modo che i membri del team rivedano facilmente il manuale, al fine di aiutarli a individuare le procedure pertinenti nei loro dipartimenti.

Finalmente le copie sono realizzate e distribuite. Devi promuovere un feedback continuo e aggiornare il manuale quando necessario. Deve esserci un manuale disponibile in un'area designata di ciascuna posizione funzionale, che utilizza politiche e procedure.

Esempi manuali di procedura

-Manuale per cucinare gli hamburger in un modo specifico.

-Manuale su come agire prima di un incendio, terremoto o disastro naturale.

-Manuale su come agire prima dei reclami del cliente o di un cliente aggressivo.

-Manuale per eseguire un processo di selezione del personale.

-Manuale per sapere come lavorare in un ristorante.

-Manuale su come servire il cliente su Amazon.