Organizzazione di un'azienda oggettiva, struttura, esempio

Lui Manuale dell'organizzazione aziendale È una raccolta di informazioni scritte su politiche, operazioni, regolamenti, regolamenti, obiettivi, procedure, dettagli dipartimentali, ecc. Di un'azienda.

Un manuale dell'organizzazione spiega la struttura di un'organizzazione in termini di divisione del lavoro, la creazione di dipartimenti e la distribuzione della responsabilità, insieme all'autorità in ciascuna posizione all'interno della gerarchia organizzativa.

Esempio di una copertina di un manuale dell'organizzazione

È una guida utile per tutti i membri di un'azienda, poiché fornisce dettagli sulla laurea in cui ciascun manager esercita l'autorità, oltre a un'analisi dettagliata di varie attività in termini di contenuto e responsabilità del lavoro.

Le responsabilità delle diverse posizioni di gestione sono spiegate attraverso una guida di posizione. Questa guida è un mezzo per definire la responsabilità, l'autorità e le relazioni per ogni posizione.

È considerato un complemento al grafico dell'organizzazione. Sebbene il grafico dell'organizzazione offra una panoramica della struttura organizzativa, il manuale dell'organizzazione descrive in dettaglio la struttura dell'azienda. Pertanto, un manuale ha un ambito molto più ampio di quello offerto da un grafico dell'organizzazione.

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Obiettivo manuale dell'organizzazione

Lo scopo è di dettagliare informazioni significative dalla società. Serve a fornire un'ampia visione della struttura dell'organizzazione e presentare prove documentali sull'autorità, la responsabilità e le relazioni di ciascuna posizione. Fornisce inoltre coerenza nelle procedure.

Strumento per i dipendenti

Un manuale dell'organizzazione di base contempla la missione e gli obiettivi dell'azienda, offrendo linee guida generali per ciò che ci si aspetta dai dipendenti e ciò che i dipendenti possono aspettarsi dalla società.

Un manuale più elaborato include anche regole specifiche su tutte le questioni appartenenti alla società. Poiché contiene vari regolamenti e istruzioni, consente ai dipendenti di apprendere in breve tempo le diverse procedure e pratiche dell'azienda.

Inoltre, poiché le politiche sono chiaramente stabilite, è facile e veloce prendere decisioni adeguate, lasciando poco spazio alla particolare discrezione degli individui.

Definendo chiaramente i doveri di ciascun membro, fornisce mezzi utili per controllare le varie attività commerciali, oltre ad aiutare i nuovi dipendenti a unirsi rapidamente alla struttura esistente dell'organizzazione.

Strumento di gestione

È uno strumento utile per i manager visualizzare l'azienda nel suo insieme e vedere le loro responsabilità nel contesto delle responsabilità organizzative generali.

Fornisce sicurezza ai manager per sviluppare il loro potenziale all'interno della propria area di responsabilità, evitando la sovrapposizione delle attività. Delimitando le aree di lavoro, i manager possono conoscere le loro responsabilità, confrontarle con le loro capacità e migliorare attraverso i programmi di formazione.

D'altra parte, facilita la delegazione per essere in grado di distinguere i manager tra l'autorità che hanno e quello che possono delegare ai subordinati. Inoltre, aiuta a prendere decisioni più veloci, spiegando chiaramente i piani e le politiche dell'organizzazione.

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Disponibilità

Tutti i manager funzionali e i loro dipendenti devono mantenere i manuali disponibili come riferimento, quindi non dover andare ai loro superiori per ottenere informazioni su un processo decisionale.

Pertanto, le copie del manuale dell'organizzazione per gli alti manager devono essere disponibili e anche per essere controllati all'interno di ciascun dipartimento e divisione.

Struttura

Copertura di un manuale dell'organizzazione

Visione

È una dichiarazione fatta sul futuro ideale verso il quale stai lavorando in azienda per raggiungerlo.

Missione

È una dichiarazione sullo scopo dell'azienda. Mostra l'essenza di ciò che riguarda l'azienda, cercando di rispondere a quanto segue:

- Qual è l'essenza dell'azienda.

- Quali sono le tue principali convinzioni e impegni.

- Chi sono i clienti e quali sono le loro esigenze.

- Quali benefici avranno i clienti.

- Cosa farà l'azienda per fornire quel vantaggio.

Principi e valori

Sono le qualità desiderabili. Quando si parla di principi, questi sono legati a credenze e impegni. I valori dell'azienda e degli individui influenzeranno l'orientamento della fornitura di servizi.

Obiettivi e politici

Gli obiettivi principali e complementari dell'azienda sono dettagliati, per facilitare che le attività marciano in una direzione specifica.

Essere in grado di concentrarsi sugli obiettivi principali consente ai manager di concentrarsi maggiormente su di essi. In questa dichiarazione, sono specificate le decisioni di gestione correlate all'azienda che sono vincolanti per tutta la gestione.

Glossario di termini

È consigliabile essere in grado di definire e descrivere termini come autorità, delega, coordinamento, supervisione, piani, politiche, decentralizzazione, responsabilità e altri.

Questo viene fatto per stabilire una nomenclatura comune, consentendo ai membri di comprendere i vari termini amministrativi utilizzati.

Procedure

Definire i metodi per trattare qualsiasi attività. Devono essere equivalenti a tutti i manager. Pertanto, devono essere chiaramente rintracciati.

La struttura dell'azienda deve essere dettagliata in termini di divisione e dipartimentale, oltre alle politiche e alle norme delle diverse aree funzionali. Le procedure dell'organizzazione determinano la sua uniformità.

Descrizioni dei processi

Sono progettati per spiegare i passaggi dei processi alle persone che cercano di farli. Se il personale è tenuto a lavorare con procedure rigorose, dovrà sapere chi fa cosa in ogni fase del processo.

Descrizioni di lavoro

La nomina della funzione principale e i ruoli principali di una posizione è molto più utile che concentrarsi solo su un elenco di compiti.

Come creare un manuale dell'organizzazione?

Progetto

Fare un design manuale aiuta a organizzare pensieri e identificare gli argomenti da coprire. Funge anche da tabella dei contenuti.

Questo schema può essere diviso in sezioni per espandere le aree pertinenti per l'azienda, come standard comportamentali, benefici, risorse umane, tecnologia, amministrazione e politiche legali.

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Se si desidera coprire alcuni problemi in modo più dettagliato, i sottotitoli devono essere creati per sezioni, come "pagamento del tempo libero" o "prestazioni di assicurazione sanitaria".

Informazioni organizzative

Prepara la visione e la missione dell'azienda all'inizio del manuale. Inoltre, sono presentati i motivi per avere un manuale dell'organizzazione.

A seconda delle dimensioni dell'azienda, può essere diviso in sottosezioni. Tra i temi principali ci sono la storia dell'azienda, degli obiettivi e dei valori, oltre all'impegno dell'azienda nei confronti dei dipendenti.

Se una filosofia o una dichiarazione di valori non è scritta, un modo utile per svilupparla è chiedere al personale e ai manager di scrivere tra tre e cinque cose in cui creano o si impegnano in società.

Politica e procedure

Sia che le politiche siano affrontate come sezioni generali o utilizzano sottosezioni dettagliate, ogni problema deve essere presentata indicando lo scopo della politica e quindi in dettaglio la politica in quanto tale.

Ad esempio, tra le politiche da affrontare in "standard comportamentali" ci sono il codice di abbigliamento o sull'uso di droghe e alcol. In base ai programmi di lavoro di "compensazione", ai giorni di pagamento e al modo in cui gli aumenti o i bonus potrebbero essere indicati.

La sezione delle risorse umane può includere il modo in cui i dipendenti notificano alla società su alcuni cambiamenti nel suo status che influiscono sul suo risarcimento e l'accesso ai registri del personale.

Revisione legale

Alla fine della scrittura del manuale, un avvocato dovrebbe essere fatto prima di distribuirlo ai dipendenti.

Uno specialista del diritto del lavoro può indicare se la lingua del manuale soddisfa le leggi e verifica che non siano involontariamente incorporati impegni sconosciuti.

Esempio manuale dell'organizzazione

Copertura di un manuale dell'organizzazione

Un manuale dell'organizzazione di una piccola azienda potrebbe contenere i seguenti punti, riassunto. Inoltre, includerebbe una copertina con il nome della società e la data di pubblicazione.

- Valori

- Difendere i diritti dei clienti e del personale.

- Agire nel migliore interesse dell'organizzazione.

- Mantenere la riservatezza.

- Agire con lealtà ed evitare conflitti di interesse.

- Agire onestamente e in buona fede.

- Obiettivi

- Crea un'organizzazione che offra la più grande opportunità per lo sviluppo individuale.

- Organizzare le funzioni in modo che il personale possa svolgere il proprio lavoro in modo efficace.

- Organizza ogni unità in modo che l'azienda possa sfruttare al meglio le opportunità di crescita ed espansione.

- Responsabilità del personale

- Informare i clienti sugli standard che possono aspettarsi nella fornitura del servizio.

- Fornire ai clienti informazioni accurate sui servizi disponibili e non conservare tali informazioni di proposito.

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- Informare i clienti sui limiti della riservatezza in una determinata situazione, gli scopi per i quali vengono ottenute le informazioni e anche come possono essere utilizzate.

- Responsabilità del manager

- Agire nel migliore interesse dell'organizzazione e non di nessun gruppo o gruppo privato.

- Non utilizzare la tua posizione e le informazioni a beneficio personale a spese dell'organizzazione.

- Assicurarsi che i compiti delegati al personale siano svolti correttamente da persone competenti.

- Procedura di controversia

Avvertimento verbale

Il lavoratore di qualsiasi reclamo relativo all'esecuzione del suo lavoro deve essere informato. Il reclamo deve essere specifico e deve essere correlato al lavoro svolto. Il supervisore deve descrivere come il lavoratore deve migliorare le sue prestazioni.

Avviso scritto

Se il problema continua, il lavoratore deve ricevere un avvertimento scritto sul reclamo contro di lui. Deve essere indicata la data di un incontro con il direttore, il supervisore, il lavoratore e un rappresentante sindacale.

Alla riunione, il supervisore presenterà il reclamo al lavoratore. Dovresti negoziare come migliorare la situazione, assumendo così impegni per cambiare determinate cose entro un periodo di prova. Alla fine di questo periodo ci sarà una recensione.

Avviso finale

Se il problema persiste, dovrebbe essere chiamato un altro incontro simile, avvisando il lavoratore per iscritto. Il lavoratore può rispondere di nuovo sulla situazione. Possono essere prese in considerazione ulteriori azioni, ricevendo al lavoratore un avvertimento finale scritto.

Terminazione

Se dopo questi tre avvertimenti continua il problema, è necessario eseguire qualsiasi azione pertinente, incluso il licenziamento.

- Descrizione della posizione del direttore generale

- Assicurarsi che l'azienda sia motivata dalla sua missione e filosofia.

- Garantire che la società sia finanziariamente praticabile e funzioni anche in modo efficiente.

- Garantire che l'azienda raggiunga i risultati in ciascuno dei programmi proposti. Inoltre, che i programmi operano all'interno della filosofia e delle politiche stabilite.

Esempi di manuali dell'organizzazione in PDF

Qui puoi trovare alcuni manuali in formato PDF:

Manuale dell'organizzazione dell'Università di La Cañada.

Manuale dell'organizzazione Itsoeh.

Manuale dell'organizzazione Retuerto Hermanos.

Manuale dell'organizzazione della direzione dello sviluppo rurale di San Martín Texmelucan.

Riferimenti

1. Maria Christensen (2020). Come scrivere manuali organizzativi e politici. Small Business-Chron. Preso da: piccolo business.Chron.com.
2. Sindhuja (2020). Organizzazione manuale: concetto, tipi e vantaggi. Idee di gestione aziendale. Tratto da: BusinessMangementIDEAS.com.
3. Tanuja (2020). Organizzazione dei manuali: significato, tipi e meriti. Idee di gestione aziendale. Tratto da: BusinessMangementIDEAS.com.
4. Gestione alternative Pty Ltd (2020). Scrivere politiche e manuali organizzativi. Tratto da: MAPL.com.Au.
5. Venkatesh (2020). Organizzazione manuale: significato, tipi, vantaggi e svantaggi. La tua biblioteca di articoli. Tratto da: YourArticleLibrary.com.
6. G.O.R.O. HR (2020). Organizzazione manuale. Preso da: guru.Hr.