Gestione amministrativa

Cos'è la gestione amministrativa?

IL gestione amministrativa È l'insieme di forme, azioni e meccanismi che consentono di utilizzare le risorse umane, materiali e finanziarie di un'azienda, al fine di raggiungere l'obiettivo proposto. Si basa su quattro principi fondamentali; L'ordine è il primo, secondo ogni lavoratore deve occupare la posizione per la quale è addestrato.

La mancanza di ordine porta a un lavoro meno efficiente e l'uso e errato delle risorse. Il secondo principio è la disciplina; All'interno della gestione amministrativa, la disciplina è un aspetto importante, poiché le regole e le regole devono essere rispettate e rispettate da tutti.

Il terzo principio è l'unità di comando. Il dipendente dovrebbe sapere chi riferisce il suo lavoro e chi riceverà ordini, per evitare messaggi errati che danneggiano la qualità del lavoro. Infine, favorire e valutare l'iniziativa nello staff è fondamentale per motivare; Ciò avrà un impatto positivo sull'ambiente di lavoro e sul raggiungimento degli obiettivi.

La gestione amministrativa è essenziale per l'organizzazione, poiché costituisce le basi su cui verranno eseguite le attività del gruppo, formando anche una rete volta a raggiungere gli obiettivi aziendali.

Funzioni di gestione amministrativa

Realizzazione dei processi di gestione

I processi di gestione devono essere eseguiti correttamente per prestazioni efficaci in ciascuna delle funzioni amministrative da svolgere.

Questi devono includere pianificazione, organizzazione, indirizzo e controllo, trasformare tutti in base alla conformità agli obiettivi.

Reclutamento

Si riferisce alla selezione, alla formazione, al posizionamento e alla remunerazione del personale. Il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione dipende dalla possibilità di avere il personale giusto, quindi l'interesse di coprire le esigenze dei dipendenti deve essere mantenuto e, allo stesso tempo, essere fedele all'organizzazione.

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Salvaguardia

Le attività di un'organizzazione devono essere protette dall'uso improprio, perdite o danni causati da furto, incendio o qualsiasi altro mezzo.

Ecco perché è necessario.

Relazioni pubbliche

Una delle funzioni importanti della gestione amministrativa è la creazione e il mantenimento di varie linee di comunicazione tra l'organizzazione e il pubblico correlato (clienti, azionisti, dipendenti, fornitori, consumatori).

Stabilire sequenze di lavoro

Per prestazioni stabili e senza interruzioni del lavoro amministrativo, è necessario sviluppare sistemi e procedure di routine definiti. Questo è motivato al carattere dell'interdipendenza e dell'interrelazione tra il lavoro specifico di ciascun dipartimento.

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In ciascun dipartimento è necessario che le fisse adeguate abbiano un lavoro di lavoro efficiente ed economico lì. Pertanto, una procedura standard deve essere seguita nella selezione e nell'acquisto di ciascun tipo di attività di fissaggio richiesto.

Un aspetto importante è effettuare un rilevamento e una valutazione della vera necessità dell'attività, evitando così spese non necessarie che hanno un impatto sulle finanze dell'azienda.

Progettazione e controllo delle forme

Poiché il lavoro amministrativo ha caratteristiche particolari, i moduli utilizzati per fornire le informazioni appropriate devono essere progettate.

È dovere dell'amministrazione progettare queste forme e cercare di standardizzare il loro uso, al fine di ridurre i costi.

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Questi articoli devono coprire le esigenze degli utenti, poiché avranno un impatto sull'esecuzione sistematica e rapida del lavoro svolto.

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Pertanto, è importante garantire la standardizzazione, la selezione e l'acquisto di tali forniture, nonché la loro distribuzione ad altri dipartimenti, quando necessario

Processi di gestione amministrativa

Pianificazione

Il piano è la pietra angolare di questo processo, poiché da questo verranno derivate le azioni successive da seguire. Per eseguire un processo efficiente è necessario considerare quanto segue:

• Avere obiettivi chiari.
• Studia l'ambiente in base al quale verrà svolto il lavoro.
• Identificare e assegnare compiti che aiuteranno a raggiungere gli obiettivi.
• Crea un piano di risultati completi, in cui sono evidenziati elementi creativi che aiutano a influire sul lavoro in modo efficace.
• Determinare le politiche, i metodi e le procedure richiesti per le prestazioni del lavoro.
• Crea sistemi di avviso che consentono di anticipare le azioni ai problemi futuri.
• Aggiorna costantemente i piani, considerando i risultati dei controlli esercitati su di essi.

Organizzazione

Per raggiungere il successo, tutte le risorse umane, finanziarie e materiali relative al lavoro da svolgere devono essere coordinate.

Ciò implica l'istituzione di una serie di regole e assegnazioni di compiti che devono seguire rigorosamente le persone coinvolte. Alcune di queste attività sono:

• Dividi il lavoro considerando le unità operative.
• Attività di gruppo per lavori.
• Struttura le unità operative con criteri di gestione e affinità del lavoro.
• Seleziona il personale che ha le competenze richieste per un certo lavoro.
• Stabilire adeguamenti nelle attività eseguite, in base a ciò che producono i risultati del controllo dello stesso.

Indirizzo o esecuzione

Per rispettare le strategie pianificate e organizzate, è necessario intraprendere le azioni che le avviano e dare loro continuità.

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Tra queste misure ci sono dirigere l'attività e promuovere lo sviluppo del dipendente nel lavoro e sul personale, in modo che questa motivazione si traduce in un rendimento efficiente dell'obiettivo. Queste strategie possono essere:

• Guidare e incoraggiare il gruppo a raggiungere l'obiettivo.
• Stabilire una comunicazione diretta, aperta e trasparente con ciascuna delle persone coinvolte, direttamente o indirettamente, al lavoro.
• Sviluppare il potenziale di ciascun membro.
• Crea incentivi per i dipendenti evidenziati in determinati criteri pre -stabiliti, come la creatività, la velocità nel culmine, tra gli altri.
• Stabilire meccanismi di valutazione costanti del processo di esecuzione, al fine di correggere le azioni, se necessario.

Controllo

È importante implementare strategie per verificare che i pianificati, organizzati ed eseguiti stiano progredendo in modo soddisfacente ed efficace verso l'ambito dell'obiettivo.

Ciò consentirà alle decisioni di sostituire le attività o il riorientamento del processo, che consentono di ottimizzarlo. Queste potrebbero essere alcune delle azioni da seguire:

• Stabilire confronti dei risultati con i piani generali dell'azienda.
• Valutare il prodotto del lavoro, in base agli standard di prestazione dello stesso.
• Rendere pubblico i mezzi da utilizzare nelle misurazioni.
• Comunicare i suggerimenti al personale responsabile, al fine di correggere le azioni necessarie.