Funzioni, politiche e gestione della scatola generale

IL Scatola generale È un libro ausiliario in cui sono memorizzate tutte le transazioni di entrate e pagamenti in contanti, inclusi depositi e ritiri bancari. È il principale magazzino delle informazioni relative al contante di un'azienda.

Le società dividono il fondo generale in due segmenti: l'erogazione in contanti, in cui sono registrati tutti i pagamenti in contanti, come le spese operative e i conti pagabili.

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Una società utilizza il fondo generale per monitorare le diverse entrate e pagamenti che viaggiano attraverso una società.

Le informazioni nella casella generale sono registrate periodicamente nel libro più grande. Si confronta di routine con i registri della banca attraverso una riconciliazione bancaria, per garantire che le informazioni nel libro siano corrette.

Se non è corretto, viene effettuata una voce di aggiustamento per mettere la casella generale in conformità con le informazioni della banca.

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Funzioni della casella generale

Le attività economiche di qualsiasi azienda implicano una normale entrata in contanti e uscite e equivalenti in contanti. La scatola generale aiuta una leadership aziendale a determinare quanti soldi ha l'azienda in un determinato momento.

Con queste informazioni, la società può mostrare il suo status di flusso di cassa ai finanziatori e quindi garantire che la sfida competitiva sia efficace.

Il flusso di cassa si concentra sul denaro che la società spende per attività di investimento, funzionamento e finanziamento.

Nelle società che gestiscono una grande quantità di transazioni di debito e in contanti, il fondo generale sostituisce un conto in contanti separato nel libro più grande della società.

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Le aziende con meno pagamenti in contanti e ricevute potrebbero non richiedere una scatola generale e scegliere di utilizzare solo un conto in contanti.

Record di contabilità

La scatola generale viene utilizzata per registrare entrate in contanti e pagamenti. Funziona come un libro ausiliario.

I biglietti relativi alla ricezione e al pagamento in contanti sono registrati per la prima volta nella casella generale e quindi contati nei conti del libro corrispondenti.

Inoltre, il fondo generale è un sostituto del conto in contanti nel libro contabile. Se una scatola generale rimane correttamente, non è necessario aprire un conto in contanti nel libro contabile.

Ci sono molte ragioni per cui un'azienda può registrare le transazioni utilizzando una casella generale anziché un conto in contanti.

- Sono facili da accedere ai saldi in contanti.

- Gli errori possono essere facilmente rilevati attraverso la verifica.

- Gli input vengono mantenuti aggiornati, perché il saldo viene verificato quotidianamente.

Politiche

Nel contesto aziendale, vengono adottate politiche di cassa sicure, in particolare quelle relative all'assegno del fondo generale, per promuovere rapporti precisi e prevenire il furto di attività.

Mantieni i soldi ricevuti dal denaro per i pagamenti

Non dovresti mai mettere i soldi ricevuti nella piccola scatola. Causerà errori e confusione nei registri contabili.

Tutto il denaro che entra nella società deve depositare rapidamente la banca ed inserire i registri prima che venga pagato di nuovo. Altrimenti, può essere confuso quando si riconcilia il saldo di cassa.

Dare le ricevute del denaro ricevuto

La corretta emissione di ricevute aiuta a proteggere la società che qualcuno ha impacchettato il denaro invece di depositarla. Le ricevute devono essere pre-numerate con duplicato.

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Ottieni ricevute per denaro pagato

A volte, potrebbe non essere possibile ottenere ricevute. Ad esempio, quando si acquista articoli in un mercato.

In questo caso, il costo di ciascuna transazione deve essere notato immediatamente per non dimenticare gli importi. Quindi, possono essere trasferiti a una ricevuta in contanti per un manager per autorizzarli.

Depositare contanti in banca

Avere soldi in ufficio è allettante. Molte volte inizia una frode in questo modo.

I contanti dovrebbero essere depositati rapidamente in banca. Al massimo, nei tre giorni della sua ricezione.

Procedura per ricevere contanti

Per proteggere le persone che gestiscono denaro, dovrebbero sempre essere due persone presenti aprendo denaro, buste e altre scatole di denaro. Entrambe le persone devono contare i contanti e anche firmare la ricevuta.

Ridurre al minimo le transazioni in contanti

La scatola deve essere utilizzata per effettuare pagamenti solo quando gli altri metodi sono impossibili. L'ideale è configurare i conti dei fornitori per pagare le fatture con trasferimenti bancari.

Il vantaggio di pagare con assegni è che esiste una serie di record aggiuntivi sotto forma di uno stato bancario. Inoltre, garantisce che solo le persone autorizzate effettuano pagamenti, riducendo la possibilità di furto o frode.

Guida

La scatola generale è generalmente suddivisa in entrate in contanti e un diario di erogazione in contanti quando vi è un gran numero di transazioni.

In una piccola azienda, con meno volume transazionale relativo alla liquidità, tutte le transazioni in contanti sono registrate in un'unica scatola generale.

Processo di informazione

Le transazioni in contanti viaggiano attraverso diverse fasi prima di finire in un rapporto di liquidità. In generale, i biglietti e i risultati in denaro sono registrati attraverso il debito e l'accreditamento del conto in contanti.

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Ad esempio, gli addebiti dei clienti vengono conteggiati mediante debiti nel conto in contanti e accreditamento nel conto dei crediti. Le informazioni nel fondo generale sono inserite in ordine cronologico, al fine di facilitare la ricerca di transazioni.

Quindi, gli input in contanti immettono il saldo del test, il che aiuta i contatori a verificare che i prestiti totali siano uguali al debito totale.

Il terzo passo nel processo di informazione finanziaria porta a diffondere denaro nel saldo aziendale.

Record di transazioni

La prima voce della casella generale è il saldo iniziale all'inizio di un periodo contabile. Ogni voce deve contenere una data, una nota sulla spesa o sulla ricevuta e l'importo totale della transazione.

Le transazioni del fondo generale devono anche essere trasferite ai conti o ai titoli corrispondenti all'interno del libro principale.

Ad esempio, i pagamenti ricevuti in contanti per i servizi forniti sono elencati nella sezione "Attività" del libro principale.

Le spese in contanti per le forniture e altri materiali aziendali sono elencati come spese.

Una società deve conciliare il fondo generale con gli Stati del conto bancario mensile ricevuto dall'istituto finanziario e tenere conto delle discrepanze nei fondi.

Riferimenti

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