Automazione dei processi caratteristici, a cosa serve, esempi

IL automazione del processo È un termine tecnologico che viene utilizzato per descrivere qualsiasi attività automatizzata utilizzando computer e software. I compiti che sono stati automatizzati richiedono meno interventi umani e tempi di consegna più brevi.

I processi aziendali sono documentati e gestiti per fornire una maggiore coerenza e trasparenza alle attività. Questa automazione può essere controllata da software e applicazioni specifiche. Si chiama anche automazione dei processi di tecnologia dell'informazione.

Ogni azienda ha bisogno di questa automazione per gestire attività di routine, piccole o grandi. Questo aiuta un'organizzazione aziendale a gestire le attività degli uffici meccanici.

L'automazione del processo si concentra principalmente sull'automazione e quindi perfetta. Poiché i requisiti aziendali variano regolarmente, i processi pilota non sono progettati prima della scelta del software.

L'esecuzione dell'automazione dei processi può essere un'attività significativa. Poiché molti ambienti informatici aziendali sono basati su virtuali o cloud, la loro complessità può essere una sfida.

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Caratteristiche di automazione

Non richiede codice di programmazione

I dipendenti devono solo ricevere una formazione su come funziona, il che è molto facile da imparare. Ciò fornisce un vantaggio rispetto ai metodi di automazione tradizionali.

Facile da usare

I software di automazione sono generalmente molto facili da capire e usano. Pertanto, gli utenti non hanno bisogno di conoscenze speciali per usarli.

Elementi

Le piattaforme di automazione del processo mirano a integrare perfettamente questi tre elementi:

Regole

Sono le clausole, i dati e i documenti che proteggono i parametri aziendali. Parte di queste regole può essere completamente automatizzata, mentre altre devono essere riviste da qualcuno coinvolto nel processo.

Dati strutturati

Sono le informazioni nelle applicazioni aziendali di cui al momento aggiornato i processi. Questi dati sono altamente organizzati e facilmente rilevabili dagli algoritmi, poiché appaiono in campi fissi all'interno dei record.

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Le macchine possono generare dati strutturati, come i sensori che misurano la temperatura. Anche gli umani, come quando sono completi l'età, il sesso o i campi nazionali di una forma.

Dati non strutturati

Sebbene siano più soggettivi, sono estremamente importanti, poiché la maggior parte delle informazioni utilizzate per prendere decisioni commerciali non sono strutturate. Questi dati possono provenire da molte parti e non è facile metterli nel formato strutturato di righe e colonne per facilitare la loro analisi.

A cosa è l'automazione dei processi?

Compiti di routine e ripetitivi

I processi gestibili attraverso l'automazione sono: lavori di assemblaggio, attività di gestione del progetto, monitoraggio della sicurezza, flussi di processo per il riempimento di ordini e gestione dell'inventario.

Riducendo il lavoro manuale in questi processi, le attività possono essere eseguite in modo uniforme e con piccoli errori di errori. Le persone possono essere assegnate a compiti che richiedono criteri maggiori.

Monitoraggio e avvisi

L'obiettivo è ottenere una chiarezza totale dei processi che si verificano al di fuori delle strutture aziendali.

Ad esempio, posizionare i sensori in contenitori caricati per tenere traccia dei loro movimenti, emettere avvisi quando si rompono i francobolli o quando le condizioni di temperatura non sono buone nei contenitori che trasportano medicinali o alimenti.

il processo decisionale

Un cliente vuole ottenere un prestito. Pertanto, il dipendente utilizza l'automazione nel processo di approvazione, eseguendo un'analisi finanziaria per verificare il credito dei clienti. Immediatamente puoi dire al cliente l'importo del prestito, in base al tasso di interesse e ad altre condizioni.

La società consente di risparmiare denaro, il rischio che il dipendente prenda una decisione incoerente è ridotto e il cliente è soddisfatto perché riceve immediatamente una risposta.

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Gestione documenti

Ciò è stato incorporato in processi commerciali che vanno dalle richieste di acquisto e elaborazione degli ordini alle approvazioni del bilancio. Applicazioni elettroniche, firme, approvazioni e file sono organizzati in un flusso di lavoro senza carta.

Benefici

Che si tratti di facilitare il flusso di lavoro, fare il lavoro dei lavoratori più velocemente o garantire che il lavoro sia svolto bene, i processi l'automazione aiutano le organizzazioni a rimanere competitive.

Produttività

- Il software non dimentica alcuna scadenza a condizione che le informazioni richieste siano inserite correttamente nel sistema.

- L'efficienza aumenta notevolmente, poiché il software funziona senza stancarsi e non commette alcun errore.

- Il completamento del flusso di lavoro assegnato è accelerato man mano che il tempo di risposta accelera.

Inoltre, poiché il numero di lavoratori viene ridotto dopo la sua attuazione, la società può risparmiare sulle spese generali. I lavoratori in grado di risolvere problemi più complessi potrebbero essere assegnati.

Affidabilità dei dati

Le macchine non commettono errori. Le azioni non sono mai ritardate, a meno che non venga ordinato a farlo. Ciò garantisce una migliore conformità con gli statuti esistenti e una traccia di audit. Ci sono meno possibilità che si verificano errori umani involontari, garantendo così un risultato costante del processo.

Riduzione dei costi

Garantisce che il costo del completamento di un progetto diminuisca. Inoltre, i lavoratori collegati a posti di lavoro ripetitivi possono ora partecipare ad altri progetti complessi e di alto valore.

Tale divisione delle funzioni può essere utile nel settore finanziario e del lavoro. I lavoratori si sentono più preziosi e hanno anche una soddisfazione più profonda.

Esempi di automazione del processo

Ufficio senza documenti

Una società di trasporto mira ad aumentare il suo numero di conducenti, senza aumentare il personale dell'ufficio, cercando di aumentare la produttività.

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Il più grande ostacolo è che tutto il lavoro d'ufficio viene svolto manualmente. I conducenti raccolgono le informazioni di pagamento del cliente, eseguendo anche un monitoraggio manuale dei propri programmi.

Tali informazioni vengono consegnate in ufficio chiamando un telefono o un fax, per essere ammessi manualmente in contabilità. Questo processo è lento, inefficace e anche incline a errori umani.

Il flusso del processo è migliorato con la sua automazione. La società ha assegnato ai tablet dei driver con software che:

- Traccia automaticamente la strada sui conducenti.

- Le informazioni sui clienti catturano facilmente.

Queste informazioni vengono inviate automaticamente al personale dell'ufficio, sincronizzando così con il sistema contabile.

Riduzione degli errori

Uno sviluppatore di sistemi di informazione di grandi dimensioni e complessi lavora con un partner per costruire un sistema che facilita la richiesta di modifica al consiglio di amministrazione delle attività.

Il processo precedente era complicato, perché i dati passati manualmente attraverso diversi sistemi. Sebbene il processo abbia funzionato bene, in particolare i casi qualsiasi errore potrebbe comportare guasti.

Centralizzando questo processo con l'installazione di un singolo sistema, la società ha ridotto il processo di approvazione, facilitando così il suo monitoraggio ed evitando gli errori causati dal non trasferimento corretto di informazioni tra i sistemi tra i sistemi.

Riferimenti

1. Enginess (2016). 3 Esempio di automazione dei processi aziendali. Tratto da: impegno.Io.
2. Elena Haidukova (2019). Basi di automazione del processo per i manichini. Comindware. Preso da: Comindware.com.
3. SmartSheet (2020). Tutto ciò che devi sapere sull'automazione dei processi aziendali. Tratto da: SmartSheet.com.
4. Medio (2020). Cos'è l'automazione dei processi aziendali? Preso da: medio.com.
5. Mary Shacklett (2015). Automazione dei processi aziendali: dove funziona e dove no. Zdnet. Preso da: ZDNET.com.