10 funzioni di un assistente amministrativo

IL Funzioni di un assistente amministrativo Sono compiti di assistenza e accompagnamento alle normali attività sviluppate da un'azienda. Pertanto, sono fondamentali per il funzionamento efficace dello stesso.

Queste attività sono generalmente variabili in base all'area di business dell'azienda dove lavorano. Ad esempio, in uffici specializzati come studi di legge, i partecipanti di solito hanno una formazione specifica per le prestazioni di determinate attività.

Tuttavia, ci sono funzioni comuni a tutte le aree che di solito ruotano attorno alla distribuzione e all'amministrazione delle informazioni all'interno dell'ufficio. Ciò include la gestione dei documenti, i file e l'organizzazione degli eventi.

Ma queste attività possono diventare molto più ampie. In alcune occasioni i partecipanti amministrativi devono anche affrontare le informazioni contabili di elaborazione e persino garantire il funzionamento delle risorse tecnologiche dell'azienda.

Funzioni principali di un assistente amministrativo

1- Gestione dei documenti

Una delle funzioni principali di un assistente amministrativo è di aiutare i membri dell'ufficio con la gestione dei documenti e dei file.

Di solito questo compito è correlato all'archiviazione, all'organizzazione e all'amministrazione dei file. Tuttavia, in alcune occasioni potrebbe anche essere necessario scrivere, modificare e rivedere i documenti.

In alcune aziende è persino chiesto di togliere le carte o le note e registrare i verbali delle riunioni che si svolgono.

In alcuni casi, ad esempio quando si tratta di una legge di avvocati, è necessaria una formazione specializzata per svolgere queste funzioni: l'assistente amministrativo deve comprendere la terminologia e le procedure legali.

D'altra parte, gli assistenti amministrativi che lavorano nel campo della medicina hanno bisogno di conoscenze diverse. Devono avere la formazione necessaria per il trattamento con i pazienti e la lettura dei rapporti medici.

2- Pianificazione degli eventi

La pianificazione degli eventi dell'ufficio è di solito anche responsabilità dei partecipanti amministrativi. La dimensione di questa responsabilità può essere variabile in base alle dimensioni dell'azienda.

Un evento può essere semplicemente un consiglio di amministrazione o un pranzo di lavoro, ma può anche essere un congresso o un party d'affari più ampio. In entrambi i casi, l'assistente deve gestire tutti i criteri relativi all'evento.

Ciò include il contatto con i fornitori, la prenotazione, la scelta dei menu e la decorazione. Ma include anche contattare, invitare e confermare i partecipanti, gli altoparlanti e gli altoparlanti nel caso in cui ciò sia necessario.

3- Assistenza faccia a faccia per utenti e visitatori

L'attenzione degli utenti è di solito una delle attività più comuni per i partecipanti amministrativi. Il pubblico a cui l'attenzione è sempre focalizzata sulle dimensioni dell'azienda e sul suo orientamento aziendale.

Nel caso delle piccole imprese che servono direttamente al pubblico, è possibile che l'assistente amministrativo riceva clienti. Quando ciò accade, il loro lavoro ha lo scopo di guidarli e frequentarli durante il loro passaggio attraverso le strutture dell'azienda.

Nelle aziende più grandi, l'assistente amministrativo deve frequentare altri visitatori come partner o grandi fornitori.

In questo caso la tua missione sarà di guidarli in conformità con la tua agenda e incontri con la direzione o altre aree dell'azienda.

4- Telefono e attenzione virtuale

La categoria del servizio utente include l'assistenza telefonica e virtuale. In caso di assistenza telefonica, è incluso l'orientamento di clienti e partner, nonché l'organizzazione e l'amministrazione delle agende.

Quando si riferiscono alle cure virtuali, le attività dipenderanno dai canali organizzati dalla Società per il servizio pubblico o la gestione delle informazioni.

In alcuni casi si tratta di gestire i messaggi di e -mail, risposta, inoltro o archivio.

In altri casi, quando i canali di comunicazione virtuale sono più diversi, possono essere inclusi altri compiti, come l'attenzione al pubblico attraverso i sistemi di chat o persino la risposta alle preoccupazioni attraverso i social network dell'azienda.

Nelle grandi aziende è normale che ci siano personale specificamente focalizzato sull'attenzione di questi canali di comunicazione. Quando le aziende sono piccole, questo compito di solito rimane nelle mani dei partecipanti amministrativi.

5- Amministrazione agende

La gestione del programma è di solito uno dei compiti più importanti dei partecipanti amministrativi. Questa responsabilità include la ricezione di appuntamenti e le domande di riunioni via telefono, faccia a faccia o online e organizzandole all'ordine del giorno in base ai criteri definiti.

Include anche la programmazione degli incontri all'interno e all'esterno dell'azienda, pranzi di lavoro e viaggi di lavoro.

In questi ultimi casi, la riserva, gli hotel, i ristoranti o le sale riunioni dell'assistente è anche a carico dell'Assistente, se necessario, se necessario.

6- contabilità

In alcune occasioni i partecipanti amministrativi sono responsabili del monitoraggio e della registrazione delle spese che si verificano all'interno della società. Questi doveri possono essere semplici, come la registrazione di determinate spese in un foglio di calcolo.

In alcuni casi viene chiesto all'assistente di avere una formazione per lo sviluppo di compiti più complessi. Ad esempio, le tue responsabilità possono includere la presentazione di report contabili alla direzione.

Di solito questo dipende dalle dimensioni dell'azienda. Una grande azienda di solito ha ruoli più specializzati; In questi le informazioni contabili sono amministrate da una persona assunta a tale scopo.

Tuttavia, una delle competenze fondamentali per qualsiasi assistente amministrativo è il software di contabilità Office, come Microsoft Excel.

7- Gestione tecnologica

La gestione delle risorse tecnologiche fa anche parte delle funzioni dei partecipanti amministrativi. In questo senso, la sua responsabilità è garantire che tutti gli strumenti necessari per il funzionamento dell'azienda operino bene.

Ciò include il backup delle informazioni contenute in apparecchiature informatiche e aggiornamenti antivirus, tra le altre attività.

D'altra parte, è inclusa l'amministrazione di attrezzature come proiettori e laptop. Implica inoltre la revisione e la manutenzione delle attrezzature necessarie per il normale sviluppo delle attività che sono sotto la loro responsabilità.

Ciò non significa che l'assistente amministrativo debba avere conoscenze tecniche. Il tuo lavoro consiste specificamente nell'assunzione di personale tecnico che esegue periodicamente la manutenzione dell'attrezzatura per evitare battute d'arresto.

8- Corrispondenza e raccolta dei pacchi

L'accoglienza e la consegna della corrispondenza e del pacco saranno la funzione dell'assistente amministrativo. Questo sarà a conoscenza del follow -up di pagamenti di spedizione, se necessario. A sua volta, è necessario gestire la corrispondenza e consegnarla ai dipartimenti corrispondenti.

9- Gestione dei dati del personale

L'assistente amministrativo deve aver controllato i dati personali dei dipendenti dell'azienda o dell'istituzione. Ciò servirà a rendere necessario il caso, l'ausiliare può fornire rapidamente le informazioni. Per fare ciò, si occuperà di ottenere i dati di identificazione o interesse di ciascun dipendente.

10- Trascrizione delle informazioni

Nelle riunioni, è possibile che la presenza dell'assistente amministrativo sia tenuta a prendere atto di quanto sopra e quindi trascriverlo in formato scritto. Lo stesso accadrà se alcune conversazioni vengono prese in audio e devono essere trascritte.

Competenze di un assistente amministrativo

Tra le competenze e le capacità di un assistente amministrativo potrebbe essere menzionato:

- Conoscenza dell'ufficio (database, fogli di calcolo, processori di testo, programmi di auto -edizione ...).

- Capacità comunicative.

- Da organizzare.

- Capacità di gestire tempo e risorse.

- Buona memoria. 

- Abilità con programmi per computer. 

- Abilità per la digitazione.

- Capacità di sintesi.

- Capacità di lavoro di squadra.

- Buon livello di scrittura, ortografia e comprensione della lettura.

- Efficienza e produttività.