Tipi di documenti

UN documento È la registrazione materializzata di un'attività specifica svolta da una persona o organizzazione. Questa documentazione può essere presentata in supporti fisici o virtuali e in formato di testo, foto, video, tra gli altri.

Quando si realizza un documento in uno dei mezzi in cui può essere presentato, un linguaggio facile deve essere usato per assimilare e che esprime chiaramente ciò che si desidera comunicare, ottenendo così chi lo usa, può capire più facilmente ciò che si desidera esporre.

È importante dire che un documento cerca anche di archiviare le informazioni che contiene in modo che possa essere consultato in futuro. In altre parole, quando si documentano dati specifici, non solo si cerca che il contenuto puntuale è registrato, ma che può essere consultato in qualsiasi momento di tempo.

Inoltre, si può dire che il messaggio che lascia registrato, può dipendere dalla sua classificazione. Questo è se è pubblico o privato, poiché uno di questi due tipi, ha una gestione diversa.

Classificazione dei documenti

All'interno dell'elaborazione dei documenti, vengono presentati due usi principali; Secondo il suo formato e secondo il suo uso.

Secondo il suo formato

Questa classificazione si riferisce ai mezzi in cui il documento verrà presentato, cioè al modo in cui il contenuto verrà esposto. Per questo, ci sono diversi formati, come:

Documenti di testo:

• La documentazione sotto forma di testo è ciò che è completamente esposto in lingua scritta, con lettere, numeri, caratteri o simboli.
• Questo è uno dei modi più tradizionali per registrare un contenuto particolare, poiché consente di spiegare i suoi contenuti in modo molto dettagliato e profondità.
• In questo tipo di documenti, puoi trovare libri, riviste, report tecnici, ricerca accademica o scientifica, e -mail, pubblicazioni nei social network o lettere.

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Immagine o documenti fotografici:

• Sono quei documenti che registrano le loro informazioni in immagini, foto, mappe, disegni, ecc.
• Il modo in cui comunicano il loro contenuto è molto più visivo di altri tipi, facilitando così la loro comprensione e comprensione.
• Come esempio di questo tipo di documenti, è possibile vedere foto di un luogo particolare, persona o animale, disegni o schizzi di determinati dati o grafici economici o politici.

Documenti sonori:

• In questo tipo di documenti, è documentato il contenuto in forme uditive, essendo particolarmente basati su un linguaggio orale o espressioni sonore.
• In questi pezzi musicali, canzoni, suoni sonori, espressioni vocali, suoni animali, radio o podcast sono evidenziati.
• Questi elementi richiedono una tecnologia che ti consente di registrare suoni, aiutando così la loro memoria e distribuzione. Grazie ai progressi tecnologici, i media digitali facilitano l'accesso a coloro che hanno bisogno di consultarli.

Documenti audiovisivi:

• Sono tutti quei documenti basati sia su elementi visivi (come foto o immagini), nonché elementi sonori (come indizi audio o pezzi uditivi).
• All'interno dei formati audiovisivi, puoi vedere materiali come video, film, documentari, animazioni, notizie, serie di serie, tra gli altri.
• Come i documenti del suono, i record audiovisivi necessitano di tecnologia che consente di registrare sia i loro componenti visivi che quelli.

È importante chiarire che alcuni dei formati precedenti possono essere fisici o digitali e che, secondo la loro forma, la loro memoria, distribuzione e organizzazione è facilitata.

In conformità con quanto sopra, i documenti di tipo fotografico o di tipo fotografico che sono fisici, possono richiedere un grande spazio da depositare, poiché carta, cartelle o file potrebbero aver bisogno di molta capacità.

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Inoltre, i documenti sonori o audiovisivi possono essere archiviati più facilmente perché sono principalmente elementi digitali. Per questo motivo, hanno guadagnato grande popolarità negli ultimi anni come mezzo per registrare contenuti.

Si potrebbe dire che, negli ultimi anni, la maggior parte dei documenti di qualsiasi tipo vengono gestiti nei media digitali, poiché hanno maggiori vantaggi rispetto a quelli di tipo fisico.

Secondo il suo uso

L'altra classificazione dei documenti è data in base all'uso che avranno, essendo quel pubblico o privato.

• Documenti privati:

I documenti privati ​​sono quelli in cui il loro uso e l'accesso a determinate persone o organizzazioni sono limitati. Questo viene fatto al fine di proteggere le informazioni che espongono, evitando così di essere consultati da coloro che non sono autorizzati per questo.

Per proteggere i documenti digitali privati, possono essere utilizzati elementi come password, codici crittografati o chiavi di sicurezza virtuali.

Allo stesso modo, se si tratta di documenti fisici privati, questi possono essere protetti in luoghi con archiviazione vagabonda, cassette di sicurezza o chiavi di sicurezza.

All'interno di questa classificazione, ci sono elementi come cartelle cliniche, contratti commerciali, dati bancari, e -mail personali o aziendali, ricerca scientifica, documenti militari, ecc.

• Documenti pubblici:

Sono tutti quei documenti che possono essere visti e rivisti da chiunque, perché non hanno accesso limitato a alcun tipo. Per questo motivo, questo tipo di contenuto può essere trovato in diversi media aperti al pubblico, fisico o digitale.

A differenza dei documenti privati, il pubblico può essere archiviato o ospitato in luoghi di facile accesso a coloro che possono entrare per consultarli.

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Questi documenti possono essere trovati nelle pagine Web se sono digitali o in biblioteche, librerie o uffici pubblici se sono di tipo fisico.

Come esempio all'interno di questo tipo di documenti, è possibile vedere documenti di identificazione (DNI, passaporto, licenza di traffico, carta di lavoro), articoli pubblicati su riviste o rapporti, titoli di proprietà, servizi pubblici, registrazione dei veicoli, registrazioni matrimoniali, documenti di matrimonio, tra gli altri.

Va inoltre sottolineato che questi documenti sono di classificazione pubblica o privata, possono essere costituiti da uno qualsiasi dei tipi visti sopra. Possono essere fotografici, audiovisivi, sani o testo.

D'altra parte, deve essere molto chiaro quale sia il tipo di documento da utilizzare in base alla loro classificazione, in quanto vi sono modi che possono proteggere le tue informazioni se sono private con maggiore efficacia o facilitare l'accesso a chiunque se sono pubblici.

Riferimenti

1. Concetto e tipi di documenti. (2010). Ottenuto da MailXmail.com
2. Documenti organizzativi. (2016). Ottenuto da http: // Documents Administration.Blogspot.com/
3. Tipi e classi di documenti. (2019). Ottenuto da SDSPanama.com
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