Segretario Esecutivo

Un segretario esecutivo è colui che sostiene i dirigenti di un elemento di un'azienda

Cos'è il segretario esecutivo?

IL Segretario Esecutivo È un lavoro o una professione che serve a fornire il massimo supporto ai dipendenti ad alto rango in un'azienda o organizzazione. Sarà colui che organizzerà e manterrà il programma dei dirigenti e li aiuterà a svolgere un'ampia varietà di attività amministrative.

L'obiettivo è contribuire all'efficienza generale dell'azienda, garantendo che tutte le attività amministrative assegnate vengano svolte in modo tempestivo ed efficiente.

Un segretario è la persona che fornisce supporto amministrativo e può eseguire compiti come la scrittura e l'archiviazione, la risposta al telefono e la trasmissione dei messaggi.

Il segretario esecutivo, o assistente amministrativo, svolge anche alcune di queste attività, oltre al coordinamento dell'ufficio, alla ricerca dei prodotti, all'interazione con i fornitori, alla richiesta di prodotti e alla creazione di un database.

Normalmente, i segretari esecutivi ricevono salari più alti rispetto ai segretari, perché svolgono funzioni di alto livello e accelerano la produttività dell'ufficio. Possono occupare questa posizione sia uomini che donne.

Profilo segretario esecutivo

- Bachelor of Business Administration o Campi correlati.

- Esperienza dimostrata come segretario esecutivo o un ruolo amministrativo simile.

- Sii competente nella gestione di Microsoft-Offfice in modo integrale e nel software "back-office", ad esempio ERP Systems.

- Profonda conoscenza dell'amministrazione di uffici e procedure contabili di base, nonché del vocabolario tecnico pertinente che viene gestito nel settore.

- Familiarità con i metodi di ricerca di base e con le tecniche per la presentazione dei rapporti.

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- Eccellenti capacità di gestione del tempo e gestione del tempo.

- Eccezionali capacità di comunicazione e negoziazione.

- Integrità e riservatezza.

- Mostra velocità e abilità sia nella gestione del tempo che nelle funzionalità multitasking (Multitask).

Abilità necessarie

- I segretari esecutivi devono essere efficienti capacità di base Come la scrittura, la grammatica, l'ortografia e la punteggiatura e l'esperienza utilizzando applicazioni di apparecchiature e software per ufficio, come elaborazione del testo, fogli di calcolo e grafica.

- Devono avere abilità eccellenti per gestire il tempo e la capacità di soddisfare efficacemente varie responsabilità.

- Ha anche bisogno di altre qualità, come buon senso, diplomazia, discrezione e Capacità di risolvere i problemi autonomamente.

- Hanno bisogno di solido capacità comunicative Per interagire con il pubblico, scrivere rapporti e revisione delle pubblicazioni.

- Sapere Presta attenzione totale Cosa dicono gli altri, prendendo il tempo per comprendere i punti che vengono posti, ponendo le domande come appropriate e non interrompendo in momenti inappropriati.

- Comprensione totale delle preghiere e dei paragrafi scritti Documenti correlati al lavoro.

- Comunicare chiaramente Con altre persone al fine di trasmettere le informazioni in modo efficace.

- Avere un Comunicazione scritta efficace, come più appropriato per le esigenze del pubblico.

- Devono sviluppare il pensiero critico, L'uso della logica e del ragionamento per identificare i punti di forza e di debolezza di soluzioni alternative, conclusioni o approcci ai problemi che si presentano.

- Essere in grado di assumere un Apprendimento proattivo, Comprendere le implicazioni delle nuove informazioni per la risoluzione dei problemi e l'attuale processo decisionale.

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- Essere in grado di rivedere e valutare le loro prestazioni e quella di altre persone o organizzazioni, al fine di apportare miglioramenti o prendere misure correttive.

Funzioni di un segretario esecutivo

- Un segretario esecutivo può essere responsabile della piccola scatola e della contabilità, ma può anche amministrare un budget.

- Puoi pubblicare articoli su un sito Web, anche se puoi anche progettare e gestire il sito Web.

- È possibile effettuare l'inserimento dei dati in un foglio di calcolo che ha progettato e che utilizza le funzioni di reporting.

- Un segretario esecutivo può supervisionare il personale amministrativo. Informa spesso il direttore esecutivo e può supportare uno o più dirigenti di alto livello.

Responsabilità

Attenzione ai dirigenti

- Mantenere il programma dei dirigenti e aiuto nella pianificazione degli appuntamenti, le riunioni del Consiglio di amministrazione, le conferenze, ecc.

- Partecipa alle riunioni per fare minuti e verbali delle riunioni, quindi compilarli, trascrivili e distribuiscili.

- Prendi tutti gli accordi di viaggio per i dirigenti: acquisto di passaggio, prenotazione alberghiera, consegna alimentare, gestione e revisione della documentazione pertinente, ecc.

- Eseguire le indagini affidate, raccogliere dati e preparare documenti o relazioni per considerazione e presentazione da parte di dirigenti, comitati e giunti degli amministratori, come assegnato.

- Gestire i documenti riservati, garantendo che rimangano protetti e sicuri.

Interazione interna ed esterna

- Ricevere e filtrare le telefonate, reindirizzandole alla persona appropriata quando è conveniente.

- Gestire, dare priorità e distribuire tutta la corrispondenza in entrata o in uscita (e -mail, lettere, fax, pacchetti, ecc.), lettura e analisi dei memorandum, delle presentazioni e dei rapporti in arrivo per determinare la loro importanza e pianificare la loro distribuzione.

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- Preparare le risposte alla corrispondenza contenente consultazioni di routine.

- Supervisionare l'uso delle forniture per ufficio e negoziare i termini con i fornitori per garantire che gli ordini siano più redditizi.

- Incontra individui, gruppi di interesse speciale e altri, per conto di dirigenti, comitati e consigli di amministrazione.

- Benvenuti visitatori e determinare se dovrebbero avere accesso a determinate persone specifiche.

Supporto amministrativo

- Tenere archiviati i registri elettronici e cartacei, garantendo che le informazioni siano organizzate e facilmente accessibili per recuperarle rapidamente.

- Preparare fatture, report, lettere, bilanci e altri documenti, utilizzando il software di elaborazione del testo, fogli di calcolo, database e/o presentazioni, fornendo anche l'assistenza corrispondente nella contabilità.

- Eseguire compiti di uffici generali, come il mantenimento dei sistemi di amministrazione e il trasporto di lavori contabili di base.

- Coordinare e diretti servizi di ufficio, come record e preparazione del budget, per aiutare i dirigenti.

- Stabilire e supervisionare le politiche e le procedure amministrative, sia per gli uffici che per i dipendenti dell'organizzazione.

- Rivedere le pratiche e le procedure operative per determinare se è possibile apportare miglioramenti in settori quali il flusso di lavoro, la segnalazione o le procedure delle spese.

- Supervisionare e formare altro personale amministrativo.

Riferimenti

1. Praticabile. Descrizione del lavoro segretario esecutivo. Preso da risorse.Praticabile.com.
2. Hrvillage. Descrizione del lavoro segretario esecutivo. Tratto da Hrvillage.com.
3. BSR. Responsabilità del segretario esecutivo. Tratto da Beastsampleresume.com