Le 7 fasi della pianificazione e le sue caratteristiche

IL Fase di pianificazione includere l'ottenimento di informazioni su possibili scenari e anticipare il piano d'azione che deve essere seguito prima di ciascuno. La pianificazione è il primo passo che deve avvenire nell'amministrazione e/o nella gestione di qualsiasi organizzazione.

In questo senso, la pianificazione è ragionare sui diversi aspetti del funzionamento di un'idea commerciale. Nella pianificazione, la cultura organizzativa che esiste o che si desidera coltivare in azienda deve essere presa in considerazione, perché ciò determinerà che l'una o l'altra strategia è stata scelta.

Allo stesso modo, gli obiettivi aziendali devono essere molto presenti perché sono questi che guideranno le azioni da eseguire.

Caratteristiche di pianificazione

Unità

Ogni dipendenza dalla società può avere un piano d'azione, ma deve sempre essere incatenato con il piano generale per contribuire al raggiungimento degli obiettivi proposti.

Continuità

La pianificazione è un compito permanente.

Precisione

Deve essere chiaramente definito e indicare aspetti specifici dell'organizzazione.

Penetrabilità

È un'attività che riguarda tutti i livelli gerarchici dell'azienda.

Fase principali della pianificazione

1- Ricerca ambientale

Una fase molto importante è la ricerca, perché consente di raccogliere informazioni sul valore sul passato e sul presente dell'azienda, per prevedere possibili scenari futuri.

Una delle metodologie più popolari per eseguire questo approccio all'ambiente interno ed esterno dell'azienda è la matrice DoFA. Questo è uno strumento utile per identificare i punti deboli (d), opportunità (O), punti di forza (f) e minacce (a) di un'azienda.

Identificare questi elementi consentirà ai dirigenti di trarre vantaggio dai punti di forza per sfruttare le opportunità e mitigare le minacce.

È anche utile conoscere i punti deboli per lavorare su questi per eliminarli il più possibile.

In questa ricerca, dovrebbero essere identificati anche fattori interni o esterni che possono influire positivamente o negativamente il funzionamento dell'organizzazione.

Esempio

Una società ben nota dedicata alla vendita di camicie è deciso di creare e vendere calzini. Sebbene con le camicie è andato bene, questo nuovo prodotto è un intero sconosciuto quando si tratta di sapere quale ricezione avrà tra il pubblico.

Per fare ciò, la società affida una matrice DoFA, dove saranno determinati i pro e i contro di questo nuovo abbigliamento.

2- Stabilire obiettivi

Con le informazioni raccolte nella fase di ricerca, ci sono elementi per stabilire gli obiettivi aziendali.

Ciò significa che i risultati che dovrebbero essere ottenuti in un determinato tempo sono definiti e delineati. Gli sforzi e le risorse umani e materiali saranno investiti in quegli obiettivi che scelgono.

Esempio

Continuando con l'esempio precedente, la società tessile stabilisce quanto significherà produrre i calzini e quale numero di vendite dovrebbe avere affinché il prodotto sia economicamente praticabile.

3- Definire le strategie

Una volta deciso il punto di arrivo, è tempo di definire il modo in cui verrà raggiunto quel punto.

La strategia è essenziale per il raggiungimento degli obiettivi. Deve essere concordato tra i manager e deve tenere conto di tutti i possibili fattori.

La strategia deve essere ferma e allo stesso tempo flessibile, in modo che ci sia occasione per adattarla alle condizioni dell'ambiente.

Un altro aspetto chiave a questo punto è la comunicazione della strategia selezionata per tutti i dipendenti dell'azienda, in modo che tutti conoscano il loro ruolo sulla strada per l'obiettivo.

È conveniente che siano previste strategie alternative per affrontare diversi scenari.

Esempio

La società tessile ha deciso di lanciare calzini sul mercato. Tenendo conto del fatto che il suo più grande mercato si verifica nei paesi nordici in cui il tempo è di solito freddo, stabiliscono il tessuto del capo (lana) o altezza (gambo elevato).

Inoltre, decidono di mettere una data di uscita poco prima di Natale, poiché può essere un buon momento per mettere il prodotto sul mercato a causa del maggiore consumo di queste date.

4- Preparare le politiche istituzionali

Con la strategia selezionata e gli obiettivi chiari puoi decidere quali sono i criteri che governano l'azione.

Determinare politiche specifiche consente di delegare l'autorità e di delimitare chiaramente le procedure. Inoltre, implicano valori aziendali e accelerano i processi.

Le politiche istituzionali forniscono obiettività, continuità e stabilità nel processo decisionale, al contempo a facilitare il nuovo personale per essere coinvolti.

Esempio

Quando viene creato un nuovo prodotto in cui verrà fatto molti sforzi per ottenere successo, la società stabilisce una serie di protocolli e responsabilità tra i manager, i capi di dipartimenti e i dipendenti finali.

Ad esempio, il dipartimento di creatività potrebbe essere diretto da due boss, uno dedicato alle camicie e un altro alle calze. 

5- Definire un programma

Avere obiettivi chiari e una strategia definita, è tempo di assegnare un termine all'azione. Ciò si ottiene con un programma; La data è messa al raggiungimento degli obiettivi.

È una specie di calendario delle attività. Idealmente, è una stima prudente ma realistica del tempo che ogni compito prenderà. Questo grafico deve integrare compiti grandi e piccoli in un ordine cronologico.

C'è una matrice progettata nel ventesimo secolo da Henry Laurence Gantt, che consente di visualizzare chiaramente le diverse fasi di un progetto in una sequenza temporale. Il punto di partenza e finale di ogni attività è apprezzato.

Esempio

La società approva la creazione del prodotto a marzo e decide di avviare il progetto a maggio. A quel punto deve essere costituito il team che sarà responsabile dello sviluppo della linea di calzini.

A ottobre, il progetto deve essere presentato e approvato e il 10 novembre è fabbricato.000 unità per essere pronte in vendita l'8 dicembre, poco prima di Natale.

6- stimare o calcolare il budget

In questa fase di pianificazione l'obiettivo è conoscere il costo di realizzazione della strategia selezionata. Al programma di attività viene aggiunto il costo per attività.

Tutte le risorse che verranno investite e tutto ciò che deve verificarsi per raggiungere gli obiettivi devono essere dettagliati.

In questo momento viene anche deciso il prezzo del bene o del servizio che verrà offerto, così come i profitti stimati. In questo caso ci deve essere anche una certa flessibilità per affrontare possibili deviazioni e/o perdite.

Esempio

In questo aspetto, la contabilità determinerà il costo di ogni paio di calzini e quanto dovrebbe essere il prezzo di vendita per raggiungere gli obiettivi che sono stati formulati nel secondo punto di pianificazione.

Se, ad esempio, è determinato che il prezzo di costo di ogni coppia è di € 4 e si desidera guadagnare il 50% ad ogni coppia, la società deve venderli a € 6.

7- Definire i meccanismi di controllo

Ciascuna delle fasi del processo di pianificazione richiede un indicatore che consenta la conformità qualificata o meno da tale fase. È necessario avere parametri di valutazione della conformità a ciascuno di questi.

Esempio

Durante il processo, ci sarà una persona responsabile di tutto ciò che viene adempiuto. Servirà anche il collegamento per informare i manager e avrà il potere di ridefinire qualsiasi aspetto che non funziona.

Ad esempio, se a causa di un problema esterno, la produzione di calze viene ritardata di un paio di settimane, la persona responsabile deve decidere se il lancio è mantenuto con meno unità o è ritardato per le date successive con l'intero stock.

Importanza della pianificazione

Solo la pianificazione è garantito l'uso razionale ed efficiente delle risorse quando si desidera sviluppare un'azienda. Allo stesso modo, l'improvvisazione e la soggettività sono ridotti quando prendono decisioni.

Riferimenti

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