Controllo nell'amministrazione

Cos'è il controllo nell'amministrazione?

Lui Controllo nell'amministrazione Si riferisce alla creazione di standard, alla misurazione delle prestazioni reali dei lavoratori e all'adozione delle corrispondenti misure correttive di fronte a possibili deviazioni dalle attività di un'organizzazione.

Quando vengono stabilite le strategie e i piani vengono elaborati, l'amministrazione ha come compito principale di adottare le misure corrispondenti per garantire che tali piani vengano eseguiti o, se le circostanze lo giustificano, che siano modificate.

La funzione di controllo mira a garantire che i dipendenti facciano ciò che devono fare, poiché l'amministrazione implica guidare il lavoro degli altri. Questa è la funzione fondamentale del controllo amministrativo.

Un buon sistema di controllo di gestione stimola l'azione, quando si rilevano variazioni significative del piano originale e lo evidenzia in modo che le persone possano sistemare le cose. I controlli devono concentrarsi sui risultati.

La funzione di controllo dell'amministrazione può essere un fattore determinante del successo organizzativo. Tutte le aziende che prendono sul serio i loro processi dovrebbero considerare l'implementazione della gestione del controllo.

Origine

Negli anni '20, l'ingegnere Henri Fayol ha sviluppato una teoria generale per l'amministrazione aziendale, che molti hanno chiamato il fayolismo. È ampiamente riconosciuto come uno dei fondatori del moderno metodo di gestione e i suoi principi si applicano ancora molti anni dopo.

Fayol ha proposto che esistessero cinque principali funzioni di gestione: pianificazione, organizzazione, coordinamento, gestione e controllo. E questi principi di gestione del controllo o gestione delle modifiche sono disponibili a beneficio di un'azienda.

La funzione di controllo di Fayol rimane rilevante nel senso che per un manager analizzare le deviazioni e apportare le modifiche necessarie dovrebbe ricevere feedback sui processi in questione.

In questi giorni gli aspetti della gestione possono essere eseguiti utilizzando piattaforme online, ma i suoi principi e obiettivi rimangono gli stessi.

Perché hai bisogno di controllo nell'amministrazione?

Il controllo è necessario per garantire che i dipendenti agiscano a favore dell'organizzazione

Se tutto il personale facesse sempre il meglio per un'azienda, il controllo e persino l'amministrazione non sarebbe necessario.

Tuttavia, a volte i dipendenti non cercano di procedere a seguito dell'interesse migliore dell'organizzazione, quindi una serie di controlli deve essere attuata al fine di proteggersi da comportamenti indesiderati, oltre a promuovere azioni desiderabili.

Un importante tipo di problemi contro i sistemi di controllo amministrativo sono limitazioni personali. Le persone non capiscono sempre cosa ci si aspetta da loro o come possono fare meglio il loro lavoro, poiché possono non avere la capacità, la formazione o le informazioni necessarie.

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Tipi di controllo

Controlli normativi

I controlli normativi promuovono il raggiungimento di obiettivi nelle politiche di controllo amministrativo, poiché è il risultato di una procedura operativa standard e delle politiche attuali di un'azienda.

La chiave è abbinare gli obiettivi dell'organizzazione, come la soddisfazione del cliente, con i controlli normativi, come le procedure e le politiche dell'azienda. È importante raggiungere il giusto tipo di equilibrio tra il controllo molto piccolo e troppo amministrativo. Esistono tre tipi di controlli normativi:

• Burocratico.
• Finanziario.
• Qualità.

Controlli burocratici

Il controllo burocratico deriva dall'autorità, a causa della posizione della persona nella gamma dell'azienda. Maggiore è la gerarchia dell'azienda, più controllo avrai delle politiche e delle procedure operative.

La domanda più importante per questo controllo è come preservare la catena di comando e generare flessibilità all'interno del sistema. È possibile attraverso una procedura operativa standard che delega ogni responsabilità per una catena di comando discendente.

Controlli finanziari

Il controllo finanziario include obiettivi importanti relativi alla finanza, per i quali la direzione è responsabile. È più popolare tra più unità aziendali strategiche.

I manager sono responsabili del mantenimento dei costi allineati e del raggiungimento degli obiettivi finanziari che contribuiscono alla redditività generale di una società.

Controlli di qualità

Questo tipo di controllo influenza il risultato finale del prodotto o del servizio offerto ai clienti. Devi assicurarti in questo controllo che ci sia spazio per la standardizzazione e la creatività.

Controlli normativi

Si basa su modelli d'azione accettati che governano la gestione e il comportamento dei dipendenti. Aiuta a comprendere alcuni comportamenti accettabili e che sono meno accettabili. Il controllo normativo include due tipi di standard:

• Standard di squadra

Sono le regole informali che rendono i membri di una squadra consapevoli delle loro responsabilità. Questo è il modo in cui i membri di una squadra interagiscono tra loro nel tempo, poiché tutti stanno attraversando una fase di crescita.

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È una forte influenza sul comportamento e si rivela parte integrante del controllo amministrativo.

• Standard culturali organizzativi

Questo tipo di controllo amministrativo si basa sulla cultura organizzativa e coinvolge i valori, i rituali e le credenze condivisi di un'organizzazione. Il lavoro di squadra e la collaborazione sono importanti per allineare gli standard e gli obiettivi.

Fasi del controllo della somministrazione

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, una o più persone partecipano al controllo

Il controllo ha diverse fasi:

Stabilire standard

Gli standard sono i criteri impostati per valutare le prestazioni. Sono punti selezionati nella pianificazione che misurano le prestazioni, in modo che i manager possano ricevere indicatori su come va e quindi non devono monitorare ogni fase nell'esecuzione del piano.

Questi elementi standardizzati formano obiettivi misurabili, che per il controllo sono particolarmente importanti. Ad esempio, in un'azienda industriale è possibile standardizzare gli obiettivi di produzione e di vendita, obiettivi di assistenza al lavoro, registri di sicurezza, ecc.

D'altra parte, nelle industrie del servizio gli standard possono includere il tempo in cui i clienti devono aspettare nella coda di una banca o il numero di nuovi clienti attratti da una campagna pubblicitaria.

Misura le prestazioni

La misurazione delle prestazioni deve essere eseguita rispetto agli standard in vista del futuro, in modo che le deviazioni possano essere rilevate prima che si verifichino, evitando le azioni appropriate.

Se gli standard erano adeguatamente elaborati e sono disponibili meccanismi per determinare esattamente cosa stanno facendo i dipendenti, è abbastanza facile valutare le prestazioni reali o previste.

Ad esempio, può essere abbastanza semplice stabilire uno standard di lavoro di lavoro per la produzione di un articolo prodotto in massa e può essere altrettanto semplice misurare le prestazioni rispetto a tale standard in tipi di lavoro unici.

Tuttavia, ci sono molte attività per le quali è difficile sviluppare standard precisi e ci sono molte attività che sono difficili da misurare. Ad esempio, il controllo del lavoro del gestore delle relazioni di lavoro non è semplice, perché non è facile sviluppare standard definiti.

Il superiore di questo tipo di manager si basa su standard imprecisi, come l'atteggiamento dei sindacati, l'entusiasmo e la lealtà dei subordinati, l'indice di rotazione del lavoro, ecc.

Determinare se le prestazioni coincide con lo standard

È un passo facile ma importante nel processo di controllo. Implica il confronto dei risultati ottenuti con gli standard già stabiliti. Se le prestazioni coincide con lo standard, i manager possono presumere che tutto sia sotto controllo. In questo caso, i manager non devono intervenire nelle operazioni dell'organizzazione.

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Adottare misure correttive

Questo passaggio diventa essenziale quando le prestazioni non soddisfano lo standard e l'analisi mostra che sono richieste azioni correttive. Queste azioni correttive potrebbero implicare un cambiamento in una o più attività delle operazioni dell'azienda.

Ad esempio, il direttore della filiale della banca potrebbe scoprire che sono necessari più sportelli automatici per soddisfare lo standard precedentemente stabilito di cinque minuti del cliente.

Il controllo può anche mostrare l'esistenza di standard inammissibili. L'azione correttiva in questo caso potrebbe implicare la necessità di modificare lo standard originale, invece di cambiare le prestazioni.

A meno che i manager non vedano il processo di controllo fino a quando la loro conclusione sarà semplicemente monitorato le prestazioni, invece di esercitare il controllo. L'enfasi dovrebbe essere sempre quella di escogitare modi costruttivi per portare le prestazioni su uno standard, invece di identificare un fallimento.

Esempi di controllo

I gestori delle organizzazioni svolgono quotidianamente attività di controllo:

• Osserva se un determinato dipendente o dipartimento dell'organizzazione sta seguendo le procedure aziendali (controllo burocratico).
• Il gestore approva che un dipendente o un dipartimento svolge nuove attività necessarie nell'organizzazione (controllo burocratico).
• Il direttore approva che un dipendente o un dipartimento esegue una spesa (controllo burocratico).
• Misurare la fatturazione di una settimana, settimana o mese specifici (controllo finanziario).
• Misurare le spese di un giorno, settimana o mese (controllo finanziario).
• Un responsabile del dipartimento o un capo di fabbrica valuta il livello di qualità medio delle unità prodotte (controllo di qualità).
• Il gestore valuta se vengono seguite le regole stabilite nelle guide dei dipendenti (controllo normativo).

Riferimenti

1. Kenneth Merchant (1982). La funzione di controllo della gestione. MIT Sloan. Tratto da: SloanReview.MIT.Edu.
2. Workfront (2019). Cos'è la gestione del controllo e perché è estenzionale? Preso da: lavoro di lavoro.com.
3. Hitsh Bhasin (2019). Controllo di gestione: significato, tipi e caratteristiche del controllo di gestione. Marketing91. Preso da: marketing91.com.
4. Idunote (2020). 4 passaggi nel processo di controllo nella gestione aziendale. Preso da: idunote.com.
5. Wikipedia, The Free Enciclopedia (2020). Controllo (gestione). Preso da: in.Wikipedia.org.